Какую отчётность сдавать пивному магазину в 2023 году

Пиво — это алкоголь. Нельзя просто так продавать алкоголь и никому не сообщать. Чтобы контролировать оборот пива, государство запустило специальную систему — ЕГАИС. В ней предприниматели принимают пиво, ведут учёт и отчитываются о продажах алкоголя.

Работать с ЕГАИС — та ещё напасть — долго и сложно. Но есть способы, как эту напасть автоматизировать и не сильно заморачиваться. Раскладываем всю отчётность пивного магазина на хромосомы, чтобы вы заранее знали, к чему готовиться.

3 главные вещи про ЕГАИС

1. ЕГАИС — это информационная система, через которую Росалкогольрегулирование (ФСРАР) контролирует оборот алкоголя. По сути, эта система помогает государству бороться с контрафактом. В ЕГАИС лежат данные о всей цепочке оборота пива: кто, сколько и какого алкоголя когда продал. Если в магазине стоит условно 10 кегов с пивом, но их нет в ЕГАИС — продавать это пиво незаконно.
2. Чтобы продавать пиво, надо зарегистрироваться в ЕГАИС. Вот тут есть инструкция. В результате предприниматель должен получить ЭЦП и уникальный номер FSRAR ID. Они нужны, чтобы передавать в ЕГАИС все данные об обороте пива в конкретной точке. Обычно это происходит автоматически через смарт-терминал Эвотора.
3. Для работы с ЕГАИС нужна специальная программа — «УТМ Плюс». Это приложение само передаёт данные в ЕГАИС, ведёт учёт товаров и заполняет алкодекларации — чтобы продавец ничего не напутал, не смог нашаманить с продажами и не попал на штраф. Без «УТМ Плюс» пробивать пиво на смарт-терминале не выйдет. Совсем. Мы проверяли.

Обычный УТМ от ФСРАР устанавливают на компьютер или хаб — отдельное устройство, которое подключается к кассе. Приложение «УТМ Плюс» запускает программу прямо на кассе. Так вы экономите место на прилавке и не тратите время на настройку программы — Эвотор настроит её сам.

Узнать больше про «УТМ Плюс»

Какую отчётность нужно сдавать пивному магазину

Под отчётностью мы понимаем данные, которые продавец передаёт в ЕГАИС. Вообще у пивного магазина будет и налоговая, бухгалтерская отчётность, кадровые отчёты, статистика и много ещё чего. Тут — только про алкогольную отчётность, с которой помогает «УТМ Плюс».

Алкодекларации. Формально это вся отчётность по обороту пива, каких-то других отчётов не существует. Пивные декларации сдают только в электронном виде — по форме № 7 для общепита и форме № 8 для розничных магазинов.

В декларации пишут почти всё о пиве, которое продали:

• кто сварил и поставил в магазин;
• сколько и когда закупили;
• сколько продали и списали;
• сколько на остатках;
• сколько вернули поставщикам и пр.

Алкодекларации сдают раз в квартал, до 20-го числа месяца, следующего за отчётным периодом:

Декларация — единственный отчёт, но не единственная информация, которая передаётся в ЕГАИС. Пивной магазин связывается с системой гораздо чаще, чем раз в квартал при передаче деклараций. Ещё это происходит при каждой приёмке новой партии пива, а потом при списании — когда пиво продали.

Информация о приёмке. Когда поставщик отправляет вам партию алкоголя, он формирует накладную — документ с перечнем бутылок и кег, которые едут к вам. Подписание накладных тоже происходит через ЕГАИС. Так государство видит: у вас на остатках столько-то литров такого-то пива.

Информация о списании. Когда вы что-то продали, вернули поставщику или вылили в канализацию — это списание. Об этом тоже надо сообщить в ЕГАИС, чтобы государство знало — конкретного пива у вас больше нет. Обычно для этого надо сдавать в систему акты списания. Но если на кассе есть «УТМ Плюс», списание происходит автоматически — когда пробиваете чеки.

Сейчас всё расскажем.

Попробовать «УТМ Плюс»

Как принимать пиво на остатки

😐 Как происходит обычно. Когда поставщик присылает накладную, она отображается в программе ЕГАИС, которую надо установить на компьютер. Чтобы выполнить приёмку и сообщить государству, что забрали пиво на склад, надо зайти в официальную программу и там немного заморочиться:

1. Загрузить неподтвержденную накладную.
2. Ввести ТТН.
3. Отправить акт о принятии накладной.
4. Вписать ID-код поставщика.
5. Вписать номер акта.
6. Внести категорию товара
7. Отправить накладную и дождаться статуса «Подтверждена».

Так выглядит форма в обычной программе, через которую надо принять накладную

🤩 Как с «УТМ Плюс». Приёмка происходит прямо на смарт-терминале — не отходя от кассы. Проверили, всё ли пиво на месте → приняли накладную одним нажатием → данные ушли в ЕГАИС. Касса тут же свяжет принятое пиво с номенклатурой товаров, ничего вносить руками не надо. Вот тут есть инструкция, как это происходит на деле.

Так выглядит приёмка накладной ЕГАИС на кассе Эвотора

Протестировать «УТМ Плюс»

Как списывать пиво при продаже

😐 Как происходит обычно. Пиво списывают через специальный документ — акт списания, а сам акт отправляют в ЕГАИС. В акте всегда уточняют причину: допустим, «Реализация» или «Истечение срока годности». Акты на проданное пиво нужно составлять ежедневно, а отправлять в ЕГАИС не позднее следующего дня — так по закону.

Если пиво продаётся на разлив, акт списания формируется на всю вскрытую тару. Сколько конкретно пива из конкретного кега было продано, неважно. Как только продавец вскрыл кегу в 20 литров, он сразу же её списывает.

Так выглядит акт списания в программе ЕГАИС

🤩 Как с «УТМ Плюс». Смарт-терминал умеет списывать пиво сам. Продаёте бутылку и пробиваете чек, а Эвотор следит за остатками и автоматически отправляет документы на списание в ЕГАИС. Ничего делать руками не нужно.

С пивом на розлив почти так же просто. Когда продавец вскрывает новую кегу, он заводит на кассе документ «Вскрытие тары», указывает цену и литраж. А дальше Эвотор сам отправляет данные в ЕГАИС. Там проверят отчёт в течение суток. Когда это произойдёт, касса сама спишет кегу с остатков.

Так выглядят акты списания вскрытой тары на кассе Эвотор

Попробовать «УТМ Плюс»

Как сдавать алкодекларации

😐 Как происходит обычно. Декларация заполняется вручную в любой удобной программе. Например, можно создать файл в Excel и сохранить его в формате XML. В каждой из форм декларации по 3 раздела и несколько информационных блоков.

Нужно заполнять каждый и уточнять:

• вид продукции;
• информацию о производителе;
• остатки на начало отчетного квартала;
• поступления, продажи и другие расходы;
• остатки за квартал и итоги оборота;
• сведения о поставщиках и поставках;
• информация о возвратах.

Если у ИП или компании сразу несколько магазинов, данные заполняются по каждому, а потом подбивается общий итог по организации. Когда декларация готова, её:

1. Подписывают своей УКЭП и сертификатом ФСРАР в специальном криптопровайдере. Например, VipNet CSP или «КриптоПро CSP».
2. Сохраняют в формате .xml.sig.zip.enc.
3. И отправляют в орган надзора через сайт Росалкогольрегулирования.

Это фрагмент алкодекларации по форме № 8, заполненный вручную

🤩 Как с «УТМ Плюс». Подписывать и сдавать декларацию придётся как обычно — сначала в специальном криптопровайдере с сертификатом ФСРАР, а потом через сайт Росалкогольрегулирования. Зато не нужно заполнять документ самому. Сервис «УТМ Плюс» автоматически сформирует готовый отчёт для декларации за нужный период по данным о продажах. Нужно только подписать и отправить.

Так выглядит создание отчёта для алкодекларации. Пару нажатий и готово.

Попробовать «УТМ Плюс»

Что будет, если не отчитываться в ЕГАИС

За разные виды нарушений предусмотрена разная ответственность.

Что по маркировке

Маркировка пива — это не про отчётность и ЕГАИС, но к ней тоже нужно подготовиться заранее. До 28 февраля 2023 года длится эксперимент по маркировке пива — участвовать в нём можно по желанию. А весной начнётся уже обязательная маркировка — для импортеров и производителей. Рознице придётся передавать данные в Честный знак:

• с 15 января 2024 года — для пива в кегах;
• с 1 июня 2024 года — для пива в бутылках.

Для работы с маркированным пивом будут нужны:

• электронная подпись;
• регистрация в «Честном знаке»;
• 2D-сканер;
• сервис «УТМ Плюс» для работы с алкоголем.

Попробовать «УТМ Плюс»

А если совсем коротко

1. Алкодекларации единственная отчётность, которую передают в ЕГАИС при продаже пива.
2. Но есть и другие данные, которые запрашивает государство. Например, информация про приёмку, списание проданного пива и вскрытой тары.
3. Все эти данные можно передавать в ЕГАИС вручную, но это долго и сложно. Проще автоматизировать обмен данными с помощью сервиса «УТМ Плюс».