Что такое ОФД и как выбрать оператора фискальных данных

Раньше все данные об операциях на кассе передавались в налоговую вручную — через отчёты на бумаге. Сейчас всё проще и технологичнее: транзакции записываются на фискальный накопитель и передаются в налоговую через ОФД — оператора фискальных данных. Это связующее звено между вашей кассой и ФНС. Он принимает чеки, проверяет, шифрует, отправляет их в ФНС и при этом хранит в архиве до пяти лет.

Сегодня рассказываем про ОФД: что это такое простыми словами, зачем оно нужно и как выбрать оператора под конкретный бизнеса — будь вы ИП в кофейне, интернет-магазин или крупная розница. 

Что такое ОФД простыми словами и зачем он нужен 

🔗Оператор фискальных данных — это посредник между вашей кассой и налоговой. Он получает чек, который вы пробиваете, шифрует его и отправляет в ФНС. Всё это происходит автоматически за доли секунды. Без подключения к ОФД онлайн-касса — просто «коробка», она не работает как должна. 

👮ОФД должен быть по закону на каждой кассе. В соответствии со ст. 1.1 закона № 54-ФЗ, любая ККТ должна отправлять в налоговую фискальные документы при каждом расчёте через оператора фискальных данных. Если этого не произойдет, чек будет считаться недействительным.

🧾ОФД помогает контролировать и запоминать все чеки. Если ОФД не подключен, то ваши чеки не будут учтены налоговой. Даже если вы честно заплатили налоги по вашим расчётам, налоговая не сможет подтвердить ваш доход, а значит, есть риск попасть на штраф. К тому же, если вы хотите вернуть товар, клиенту не смогут выдать корректный чек.

Что ещё делает ОФД: 

• защищает фискальные данные от взлома и доступа третьих лиц;
• хранит информацию минимум 5 лет после пробития чека;
• помогает ФНС узнавать о нарушениях со стороны продавца;
• предоставляет доступ к базе OФД сотрудникам налоговой по запросу.

Как работает оператор фискальных данных 

Каждый раз при совершении продажи фискальный накопитель шифрует информацию и передает её в ОФД, а оттуда — в налоговую службу. Процесс выглядит так:

1. Покупатель заходит в магазин и совершает покупку, оплачивая наличными или картой.
2. Продавец пробивает сумму на кассе и выдает покупателю чек. Если покупка была сделана через интернет, касса отправляет чек покупателю через СМС или на электронную почту.
3. Фискальный накопитель шифрует данные. Далее два возможных сценария: если касса подключена к интернету, информация о продаже передается через ОФД в налоговую. Если интернета нет, данные сохраняются в накопителе до момента подключения кассы к сети.

Налоговая служба получает информацию о каждой сделке в реальном времени: о том, что было куплено, на какую сумму, во сколько и кто выдал чек. Таким образом, она контролирует доходы бизнеса и индивидуальных предпринимателей. А покупатель с помощью ОФД может проверить корректность чека.

Кто может работать без ОФД 

Если вы занимаетесь торговлей, предоставляете услуги или выполняете работу и по закону вы должны проводить операции через онлайн-кассу, то и оператор фискальных данных для вас обязателен. Это не зависит от системы налогообложения, наличия подакцизных или маркированных товаров, вида работ или услуг. Если вы должны использовать кассу — у вас обязательно должен быть подключен ОФД. 

Из этого правила есть 2 исключения: 

🏔️Предприниматели в труднодоступных районах (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ). Интернет там работает нестабильно или его вообще нет. В таких населенных пунктах кассы должны использовать только те компании и ИП, которые торгуют подакцизными товарами. Все остальные — нет. Например, магазину в селе Ключи Алтайского края касса не нужна. Но продавец все равно обязан выдавать покупателю документ с обязательными реквизитами, который подтвердит расчет, хотя бы рукописный.

🔇Предприниматели в местностях, отдалённых от сетей связи. Интернет в таких местах может работать без перебоев — дело не в покрытии, а в численности населения. Если в населенном пункте живёт не более 10 000 человек и он включён в специальный региональный список, бизнес в нём может работать без ОФД.

Пример — деревня Алешино в Новгородской области. Магазины в таких зонах всё равно обязаны использовать онлайн-кассы и печатать чеки, но могут делать это в автономном режиме, без интернета. Заключать договор с оператором фискальных данных и платить за его услуги таким предпринимателям не нужно.

На что обратить внимание при выборе оператора фискальных данных

Лучший способ, как выбрать ОФД — спросить подходящего оператора у поставщика кассового оборудования. Обычно производители касс уже работают с каким-либо оператором «по умолчанию». Например, у всех касс Эвотор — это «Платформа ОФД» — оператор, за работу которого мы можем поручиться. А ещё это №1 на рынке

операторов фискальных данных России по версии CNews Analytics. 

Если у вас касса другого производителя, вот на что стоит обратить внимание перед тем, как выбрать оператора фискальных данных — от этого зависит не только законность вашей работы, но и удобство бизнеса каждый день:

Внесён ли ОФД в реестр ФНС. Это обязательное условие. Только те операторы, которые включены в реестр Федеральной налоговой службы, могут передавать данные о продажах. Без этого заключать договор с ОФД нельзя.

Какие услуги предлагает оператор. Некоторые ОФД работают как полноценные помощники бизнеса: помогают с выбором онлайн-кассы, оформлением электронной подписи, регистрацией кассы в ФНС, настройкой ЭДО (электронного документооборота). Если вы не хотите разбираться во всём сами — ищите таких партнёров.

Что входит в стоимость тарифа. Разные компании по-разному формируют цены. Уточните:

• включён ли в тариф фискальный накопитель или его нужно покупать отдельно;
• отправляются ли электронные чеки автоматически или за это нужно доплачивать;
• платные ли функции вроде аналитики, отчетности и интеграции с 1С или другими системами.

Удобство личного кабинета. Современные ОФД предлагают не просто сайт, а полноценную рабочую среду для владельца бизнеса. Через личный кабинет удобно:

• следить за возвратами — кто, когда и на какую сумму оформлял;
• сверять поступления по чекам с фактическими деньгами в кассе;
• выгружать отчеты по нужным фильтрам;
• отслеживать состояние касс по всем точкам и даже по отдельным устройствам.

Поддержка 24/7. Это важно. Бизнес не спит — особенно в выходные и праздники. Уточните, можно ли обратиться в поддержку круглосуточно, насколько быстро решают технические проблемы.

Дополнительные бонусы и скидки. Многие ОФД предлагают скидки при покупке кассы и фискального накопителя у них. Некоторые помогают подобрать тариф под ваш бизнес: розница, сфера услуг, интернет-магазин — у всех свои особенности.

Наличие мобильного приложения. Мобильное приложение позволяет контролировать бизнес с телефона: смотреть выручку, количество чеков, вовремя замечать сбои в передаче данных. А если что-то пошло не так — сразу написать в чат поддержки.

Аналитика и отчеты. Некоторые операторы дают доступ к аналитике: динамика продаж, выручка в реальном времени, сравнение касс между филиалами. Это удобно для владельцев сетей или управляющих. Отчеты можно выгружать в Excel, чтобы сразу передавать бухгалтеру или использовать в BI-системах.

Какой ОФД выбрать 

Перед тем, как выбрать ОФД для ИП, попросите рекомендации у поставщика своей кассы. А получив ответ, сравните условия с другими популярными решениями. В России официально аккредитованы 16 операторов фискальных данных. Ниже — таблица с обзором самых популярных, проверенных решений для ИП и малого бизнеса.

📊 ТОП-10 ОФД в 2025 году

Как выбрать ОФД: пошаговая инструкция

1. Проверьте, входит ли ОФД в реестр ФНС. Полный список — скачать по ссылке Это защита от случайных (или фейковых) операторов.
2. Убедись, что ОФД подходит под вашу кассу. Если вы на Эвоторе — вам лучше всего подойдёт Платформа ОФД. 
3. Сравните стоимость и условия. В среднем — от 2500 до 3500 ₽ в год. Некоторые операторы предлагают скидки при покупке тарифа сразу на 3 или 5 лет. Базовое правило: чем дольше срок подписки, тем выгоднее тариф. 
4. Изучите, что входит в подписку. Сначала важные функции — работа с маркировкой, аналитика, отчёты, скорость работы и гарантии, затем — обвес, вроде мобильного приложения и дополнительных фишек.   Обычно можно сделать это онлайн за 5–10 минут.

Чек-лист по выбору ОФД:

Как начать работу с ОФД

Чтобы начать работу с оператором фискальных данных, надо выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Получить КЭП — квалифицированную электронную подпись, которая нужна для регистрации кассы в ФНС и первого входа в личный кабинет оператора. Её можно оформить в удостоверяющих центрах ФНС. 

Шаг 2. Выбрать оператора фискальных данных по важным для вас параметрам и заключить с ним договор. Обычно это происходит дистанционно, ехать в офис и подписывать бумажные документы не нужно. 

Шаг 3. Приобрести или взять в аренду онлайн-кассу, докупить к ней фискальный накопитель. Например, рекомендуем присмотреться к Эвотор 6 — функциональной кассе 3 в 1, со встроенным банковским терминалом для приёма карт и профессиональным сканером. 

Шаг 4. Зарегистрировать кассу в ФНС. Вот инструкция, как это сделать. Это также можно сделать онлайн в личном кабинете ОФД.

Шаг 5. Подключить кассу к ОФД и настроить рабочее место кассира. Вот инструкция по настройке для Эвоторов. 

Коротко

1. Что такое ОФД — это посредник между вашей кассой и налоговой. Он получает чек, который вы пробиваете, шифрует его и отправляет в ФНС. Всё это происходит автоматически. Работать без ОФД незаконно. 
2. Не стоит выбирать ОФД только по цене. Лучше выбрать того, кто точно «дружит»  с вашей кассой, работает стабильно, даёт аналитику и отвечает на вопросы в поддержку. Особенно если вы — ИП без бухгалтера.
3. Если у вас Эвотор, лучше всего подойдет Платформа ОФД. Это надёжный оператор с широкой функциональностью, адекватными тарифами и быстрой скоростью передачи чеков в налоговую. 

Часто задаваемые вопросы

Что будет, если не подключить ОФД? Касса работать не будет. Продавать без передачи данных в налоговую — прямое нарушение 54-ФЗ. Штрафы:

• для ИП — до 10 000 ₽,
• для юрлиц — до 30 000 ₽.

Можно ли сменить ОФД? Да. Но важно:

• закрыть договор с предыдущим;
• подписать договор с новым;
• внести изменения в карточку кассы на сайте ФНС.

ОФД обязан хранить мои данные? Да, по закону — 5 лет. Вы в любой момент можете запросить архив чеков.