Требования 54-ФЗ к онлайн-кассам: что должен знать предприниматель

Онлайн-касса — это не просто устройство для печати чеков. Это инструмент, который подключает бизнес к налоговой в режиме реального времени. Закон об онлайн-кассах 54-ФЗ обязал большинство предпринимателей работать через контрольно-кассовую технику (ККТ), которая передает данные о расчетах напрямую в ФНС. Разберем, какие требования установлены законом, кто должен использовать кассы, как не нарваться на штрафы — и как выбрать кассу, которая действительно поможет бизнесу, а не станет обузой.

В чем суть требований 54-ФЗ

Если коротко, закон № 54-ФЗ обязывает предпринимателей фиксировать все расчеты с клиентами через кассы, передавая данные в налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД). Это касается как наличных, так и безналичных платежей, включая переводы на карту. Передача данных в налоговую происходит в режиме реального времени — онлайн, и как раз поэтому ККТ называют онлайн-кассами. 

По сути, в 54-ФЗ можно выделить четыре ключевых требования для работы торговых точек. На самом деле их гораздо больше, но мы не будем усложнять и выделим лишь главные, обозначенные в ст. 1.2 закона № 54-ФЗ. 

Пример. Допустим, ИП на УСН продает кроссовки в интернет-магазине. Даже если вся оплата — через онлайн-банк, он обязан применять ККТ, печатать или отправлять чеки клиентам на почту и передавать данные о них в ФНС через онлайн-кассу.

Модель такой прозрачной фискализации позволяет налоговой видеть в режиме онлайн все операции предпринимателя и исключает нарушения. 

Кто обязан применять онлайн-кассы

Если вы принимаете оплату от физических лиц — скорее всего, ККТ вам нужна. Это касается (п. 1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ):

• ИП на УСН, ОСН, ЕСХН, ПСН (в большинстве случаев);
• ООО, ЗАО и другие юрлица — при любых наличных расчетах;
• курьеров, мастеров на выезд, интернет-магазинов, кафе и точек общепита
• компаний, оказывающих услуги — от автомойки до стоматологии

Даже если вы получаете оплату по QR-коду или переводом на карту, это тоже считается расчетом — и требует чека.

Допустим, ИП торгует обувью через Instagram, принимает оплату переводом на карту и наличными. Даже если у него нет магазина — 54-ФЗ требует, чтобы он применял онлайн-кассу при получении оплаты от физлиц. Тот же ИП, но если он уже торгует на маркетплейсе и этот маркетплейс выдает клиентам чеки за него — касса в этих расчётах уже не нужна. 

Кто освобождён от применения онлайн-касс

❌Самозанятые. Если предприниматель применяет налог на профессиональный доход (или зарегистрирован как самозанятый), то касса не нужна, от видов деятельности это не зависит. Всё потому что самозанятые формируют чеки в мобильном приложении «Мой налог».

При этом самозанятым придется обзавестись кассой, например, если они превысят лимит по доходам. А ещё они могут купить кассу по собственному желанию.

❌ИП на патенте. Согласно п. 2.1 ст. 346.4 НК, есть 80 категорий ИП, которые, работая на ПСН, могут не использовать кассу. Обычно это зависит от вида деятельности — ко льготным относится, например:

• частная детективная деятельность;
• экскурсионные услуги;
• ритуальные услуги;
• производство кожи и изделий;
  животноводство;
• изготовление валяной обуви;
• ремонт игрушек;
• вспашка огородов;
• сбор и ремонт очков и т.д.

❌Отдельные виды ИП и ООО: 

• при совершении безналичных расчёты друг с другом, за исключением расчётов с банковской карты и наличными;.
• при работе в труднодоступных или отдаленных местностях. 
• при осуществлении видов деятельности из п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, например, продавцы газет, некоторые продавцы на рынках, киоски с мороженым, продавцы арбузов и бахил. 

Что будет, если работать без кассы 

Нарушения об онлайн-кассах 54-ФЗ ведут к штрафам и даже приостановке деятельности. Размер санкции зависит от организационной формы и вида наказания. 

⚠️С 1 марта 2025 года точку могут оштрафовать за отсутствие кассы, даже если она есть в магазине и используется, но адрес расчётов отличается от указанного в карточке ККТ. Минимальный штраф за такое для ИП —10 000 ₽, для юрлиц — 30 000 ₽. Раньше это считалось нарушением порядка регистрации и можно было отделаться предупреждением.

Основные требования к онлайн-кассам по 54-ФЗ 

Для расчётов по закону, онлайн-касса по 54-ФЗ должна соответствовать ряду требований, а именно (ст. 4 закона № 54-ФЗ): 

Регистрация в реестре ККТ ФНС. Налоговая ведёт реестр онлайн-касс, с которыми можно законно работать в РФ. Если касса не входит в реестр, использовать её нельзя. Во-первых, её не получится подключить к ОФД и она не будет работать с фискальным накопителем. Во-вторых, даже если использовать такую кассу, ФНС всё равно может оштрафовать как за отсутствие ККТ.

Наличие фискального накопителя. Он нужен для записи и хранения информации о расчетах. Все разрешенные для использования накопители внесены в реестр ФНС. Обычно их можно купить вместе с кассой — у поставщика кассового оборудования.

Возможность работы с ОФД. ОФД занимается обработкой фискальных данных, затем посылает подтверждение обратно в кассу, а данные — в налоговый орган. Все сведения передаются параллельно с оформлением чека, то есть время обслуживания покупателя не меняется.

Защита и шифрование фискальных данных. Согласно ст. 4.1 закона № 54-ФЗ, фискальный накопитель в кассе должен обеспечивать противодействие угрозам безопасности информации и шифровать фискальные данные, которые передаются в ОФД. Так касса обеспечивает безопасность любой платёжной информации. 

Другие требования. Кроме указанного, в ст. 4 закона № 54-ФЗ есть ряд других обязательных технических требований к кассам, включая необходимость: 

• иметь индивидуальный корпус и заводской номер на нём;
• уметь печатать фискальные документы и двухмерные QR-коды на них; 
• находить в памяти кассы и на фискальном накопителе нужные чеки за прошедшие оплаты и печатать их;
• работать с маркированными товарами и форматом фискальных документов 1.2;
• печатать для проверяющих «отчёт о текущем состоянии расчётов»;
• информировать пользователей о сбоях, состоянии ККТ и т.д.

Как применять онлайн-кассу по закону

Чтобы всё было по закону, предприниматель должен:

1. Купить кассу, которая есть в реестре ФНС. Например, все онлайн-кассы Эвотор включены в реестр налоговой — работать с ними законно и безопасно. Если касса не включена реестр, использовать её для расчётов запрещено. 
2. Заключить договор с ОФД — оператором, через которого будут уходить чеки в налоговую. Например, у Эвотора есть свой оператор — «Платформа ОФД» — оператор, за работу которого мы можем поручиться. А ещё это №1 на рынке операторов фискальных данных России по версии CNews Analytics. 
3. Зарегистрировать кассу в личном кабинете на сайте ФНС или в личном кабинете ОФД. Процесс займёт меньше часа, если у вас уже есть электронная подпись и все нужные программы. Если нет — времени уйдет больше. Вот инструкция, как это сделать, если у вас Эвотор. 
4. Пробивать чеки при каждом платеже от покупателя. По закону предприниматель должен пробивать все расчёты через кассу: 

• когда товар или услугу оплачивает физлицо, в том числе через интернет-магазин;
• когда расчет происходит между ИП и юрлицом, а платеж совершается наличными деньгами или с предъявлением банковской карты;
• когда это аванс за товар или услугу;
• во время предоставления и погашения займов для оплаты товаров, работ или услуг;
• во время предоставления или получения иного встречного предоставления за товары, работы или услуги;
• при приеме ставок, интерактивных ставок и выплате выигрыша в азартных играх.

Полный перечень операций, которые считаются расчетами, приведен в ст. 1.1 54-ФЗ. 

5. Выдавать покупателям чеки. По закону клиентам можно выдавать бумажные чеки, а если они согласны или расчёт происходит дистанционно — то и электронные. Бумажные чеки выдают в руки, электронные — отправляют по почте или ссылкой в смс.

Ещё нужно помнить, что по закону каждая касса должна быть подключена к интернету. Если в точке нет стационарного кабеля — это не проблема. Например, во всех кассах Эвотор реализована возможность подключения мобильного интернета с помощью смарт-карт, которые сами выбирают оператора с наиболее стабильным интернетом и обеспечивают обмен данными с ФНС. Эти карты идут в комплекте поставки со всеми терминалами Эвотора.

Какую онлайн-кассу выбрать 

Чтобы соблюдать все требования 54-ФЗ, онлайн-кассы ИП должны подбираться под задачи, оборот и формат бизнеса. Мы подобрали несколько вариантов, которые лучше всего подходят под те или иные форматы. 

Для небольшой розничной точки

Требования: сохранить максимум места за прилавком и сэкономить на дополнительном оборудовании

Какая модель подойдёт: Эвотор 6

Бюджет: от 29 900 ₽

Эвотор 6 — компактное устройство, которое совмещает сразу 3 устройства: кассу, сканер штрихкодов и марок, терминал для приёма карт и СБП. Касса идеально подходит для работы с маркированными товарами, а также упрощает приемку товара и ведение товарной базы.

Для уличной торговли и курьеров 

Требования: компактные размеры и автономность

Какая модель подойдёт: Эвотор 5 ST 

Бюджет: от 24 900 ₽

Эвотор 5 ST — бюджетная и компактная касса. Подойдёт тем, кому важна мобильность и автономность: уличным торговцам, магазинам с курьерской доставкой и бизнесу, оказывающим услуги на выезде.

Для магазинов с большим трафиком 

Требования: мощный процессор и высокая скорость печати 

Какая модель подойдёт: Эвотор Power-СТ

Бюджет: от 45 000 ₽

Power-СТ — умная онлайн-касса с мощным процессором и высокой скоростью печати чека. Подойдёт большим магазинам и кафе, а также любому бизнесу с высокой нагрузкой в пиковые часы. Power печатает чеки со скоростью до 300 мм/c, встроен автоотрезчик. 

Для общепита

Требования: большой экран, интеграции с софтом для общепита

Какая модель подойдёт: Эвотор 10

Бюджет: от 38 900 ₽

Эвотор 10 — онлайн-касса с самым большим среди Эвоторов экраном, расположенным по горизонтали. Подойдёт всем, кто использует карточки с фотографиями товаров, включая кафе и рестораны. Касса отлично интегрируется с программами ресторанного учёта R-Keeper, Quick Resto, Dooglys.

Для сферы услуг 

Требования: автономность, интеграции с программами в сфере сервиса

Какая модель подойдёт: Эвотор 7.3 

Бюджет: от 34 900 ₽

Эвотор 7.3 подойдёт тем, кому важна возможность без розетки работать на кассе — салонам красоты, спортклубам и ремонтным мастерским, клининг-сервису. Современный дизайн смарт-терминала гармонично впишется в любой дизайн. Устройство интегрируется с «ПрофСалоном» и «Услугами.PRO» — системами автоматизации в сфере сервиса.

Подытожим

Онлайн-кассы — это не барьер и формальное требование закона 54-ФЗ, а понятный инструмент для честной работы. Он помогает и бизнесу (меньше проверок, защита от претензий клиентов), и государству (контроль налогов). Чтобы избежать проблем, предпринимателю нужно:

• понять, обязателен ли для него 54-ФЗ;
• выбрать подходящую кассу;
• соблюдать правила регистрации и передачи чеков. 

Это уже не выбор, а часть современного бизнеса. Зато с ней — меньше страха перед налоговой и больше доверия от клиентов.