Проверка налоговой: как подготовиться и что показать

Даже если правильно вести отчётность, считать налоги до копейки и всё платить вовремя, всё равно можно столкнуться с налоговой проверкой. Это может быть обычная камеральная проверка — та самая, которая проводится без вашего участия, или более серьёзная — выездная, когда инспекторы приходят в офис или на точку.

В любом случае, звучит тревожно. Но если вы знаете, как устроен процесс, какие документы могут запросить и как к этому подготовиться, проверка не станет катастрофой. В этой статье разберём, какие бывают проверки налоговой, как подготовиться, что именно интересует инспекторов и как вести себя при общении с ФНС. 

Какие бывают проверки налоговой 

Все налоговые проверки делятся на два типа: камеральные и выездные. Отличаются они не только форматом, но и глубиной изучения документов, а главное — рисками для бизнеса.

Камеральная проверка (КНП) — это базовая форма контроля, через которую проходит каждая декларация и расчёт, поданный в налоговую. Она проводится без участия предпринимателя: инспекторы сверяют данные прямо у себя в кабинете —  на основании отчётов, которые вы сдаёте — деклараций, расчётов, уведомлений (ст. 88 НК).

Такую проверку проходят все предприниматели и компании автоматически при сдаче отчётности. Инспектор или алгоритм сверяет данные, ищет несостыковки и нарушения. Если что-то не сходится — отправляет требование с просьбой дать пояснение или внести исправления.

Участие бизнеса в процессе минимально, но реагировать на запросы инспектора нужно быстро и грамотно — от этого зависит, перерастёт ли проверка в более серьёзные последствия.

Хотя по закону камеральная проверка считается единой процедурой, на практике её можно разделить на два сценария — стандартный и углублённый. Ниже — чем они отличаются.

Выездная проверка (ВП) — это уже полноценная проверка на территории бизнеса. Она проводится, если налоговая заподозрила серьёзные нарушения или включила организацию в группу риска (ст. 89 НК).

В этом случае инспекторы приходят в офис, на склад или торговую точку, изучают деятельность компании глубже, могут проводить очные действия — истребование документов, осмотры, опросы.

Выездная проверка назначается по решению ФНС и охватывает до трёх лет деятельности. Это самая ресурсозатратная и потенциально рискованная форма контроля.

Выездные проверки бывают нескольких видов:

Как проходит камеральная проверка 

Представим, что вы попали под камеральную налоговую проверку — что делать зависит от действий, которые предпринимают инспекторы. Чтобы разработать правильную стратегию, важно понимать, как вообще происходит проверка и на что имеют право инспекторы. 

Этапы камеральной проверки

Камеральная налоговая проверка проводится по чётко установленному сценарию. Вот как это обычно происходит:

1. Подача декларации. Предприниматель или организация отправляют отчётность в налоговую.
2. Автоматическая проверка. Программа анализирует декларацию — сверяет расчёты, выявляет ошибки.
3. Углублённая проверка. Если обнаружены несостыковки или заявлены льготы, налоговики переходят к более тщательной проверке.
4. Акт проверки. При выявлении нарушений составляется акт — документ с описанием всех ошибок.
5. Исправления. Бизнес может внести изменения в документы и объяснить спорные моменты.
6. Итоговое решение. Если ошибки устранены — проверка считается пройденной. Если нет — назначаются доначисления, пени и штрафы.
7. Реакция бизнеса. Компания может согласиться с решением и заплатить, или подать возражение.

На практике большинство камеральных проверок проходит без лишнего шума — если всё в порядке, налогоплательщик о ней даже не узнаёт. Налоговая не обязана уведомлять о начале проверки. Но если инспекторы запрашивают документы или вызывают бухгалтера для пояснений, значит, дело перешло в стадию углублённой проверки. Если этого не происходит, значит, проверка, скорее всего, прошла успешно.

Смотреть за тем, как проходит камеральная проверка, можно в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Максимальный срок камеральной проверки — 3 месяца, но в отдельных случаях его могут продлить.

Когда могут запросить документы 

При обычной камеральной проверке инспекторы не запрашивают дополнительные документы. Но при углублённой — могут. Обычно это происходит из-за (ст. 88 НК):

• Расхождений в расчётах. Например, налоговая насчитала одну сумму, а бизнес уплатил меньше.
• Уточнённой декларации. Если пересчитали налог в меньшую сторону, инспекторы вправе потребовать первичку.
• Льготы. При использовании налоговых льгот могут попросить подтверждающие документы.
• Убытков. Если по прибыли бизнес вышел в минус, налоговая может запросить объяснения.
• Возмещения НДС. При запросе на возврат из бюджета, особенно при ОСН, всегда нужно будет подтвердить право на вычет.

Если пришёл запрос на документы — нужно ответить в течение 10 рабочих дней

Какие документы могут запросить 

Перечень зависит от системы налогообложения:

Инспекторы обязаны чётко указать перечень документов, какие требуются представить в налоговую.

Что может делать налоговая во время камеральной проверки

Во время камеральной проверки налоговая проводит так называемые контрольные мероприятия:

• запрашивает информацию у третьих лиц. Например, у банка, где открыт счёт компании;
• вызывает на допрос, часто это бухгалтер или директор;
• привлекает экспертов, например, инженеров или переводчиков для оценки специфики бизнеса;
• проводит экспертизы, например, сверяет подписи в документах.

В результате КНП инспекторы могут найти несоответствия в отчётности. Частые ошибки и нарушения бывают в декларациях и расчетах. Например, отчетные периоды нужно указывать цифровыми кодами, в них легко ошибиться: по налогу на прибыль код за первый квартал — 21, за второй квартал — 22, за полугодие — 31.

Как сообщают о результатах проверки

После завершения камеральной проверки возможны два сценария:

✅ Нарушений нет. Проверка автоматически считается завершённой. Никаких уведомлений не приходит.

❌ Есть ошибки. Инспектор направляет акт проверки и приглашение на рассмотрение материалов. Бизнесу дают возможность объясниться.

Если объяснения не принимаются, выносится решение, которым назначают недоимку, пени, штраф. Решение можно оспорить или выполнить требования.

Как оспорить результаты камеральной проверки

Представим, что вам пришёл акт налоговой проверки — что делать дальше? Если вы не согласны с актом, можно подать возражение в течение месяца после получения акта. Возражение подаётся в ту инспекцию, куда сдавалась отчётность. Для составления возражения лучше привлекать профессионального бухгалтера — грамотно составленное возражение значительно повышает шансы на успех.

Дальше материалы передаются в региональное УФНС. Там рассматривают доводы бизнеса и принимают окончательное решение. Оно вступает в силу через месяц после получения.

Если возражение не помогло — в течение месяца можно подать апелляционную жалобу на решение ФНС, а затем и в арбитражный суд. 

Как проходит выездная проверка 

Если налоговая обнаружит серьёзные нарушения — может начаться выездная проверка: инспекторы приедут в офис и начнут очно изучать документы и допрашивать сотрудников (ст. 89 НК). Организацией и проведением проверки занимается ФНС по месту учёта предпринимателя или компании. 

Кому угрожает выездная проверка 

ФНС опубликовала список факторов, которые повышают шансы на визит налоговой с выездной проверкой. Таких критериев — 12, и они помогают бизнесу понять: стоит ли ждать гостей с проверкой в ближайшее время (Приказ ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@). Вот на что инспекторы обращают внимание:

1. Налоги ниже среднего по отрасли. Если компания или ИП платит заметно меньше, чем аналогичные игроки рынка, это может вызвать вопросы.
2. Хронические убытки. Если бизнес убыточен второй год подряд и дольше — для налоговой это тревожный сигнал.
3. Слишком большие налоговые вычеты. Когда сумма вычетов не соответствует уровню доходов.
4. Постоянный рост расходов. Особенно если они регулярно превышают прибыль.
5. Доходы=расходы. Ситуация, когда в отчетности едва видна маржа, считается фактором риска.
6. Заниженная зарплата. Оклады ниже рыночных значений по отрасли и региону 100% вызовут вопросы.
7. Работа на грани лимитов. Например, бизнес на УСН стабильно показывает доход в 250–260 млн рублей, хотя лимит — 265,8 млн. Это может выглядеть как попытка остаться на спецрежиме любой ценой.
8. Подозрительные цепочки поставок. Например, закупки через посредников и «перекупщиков», а не напрямую у поставщика.
9. Отказ предоставлять документы. Или объяснение, что документы утрачены — для инспектора это красный флаг.
10. Частая смена налоговой. Переезды с постановкой на учёт в разных регионах вызывают подозрения.
11. Нетипичная рентабельность. Например, если прибыльность сильно отличается от среднего уровня по отрасли.
12. Риски по контрагентам. Работаете с фирмами, которые не платят налоги, зарегистрированы на массовые адреса, не имеют сайта и упоминаний — есть повод для интереса со стороны ФНС. 

Проверить контрагента можно на сервисе ФНС «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента». Также оценить риск выездной проверки можно с помощью налогового калькулятора — это сервис с отраслевой и региональной статистикой, где видно, сколько налогов в среднем платят компании и ИП в вашей сфере. Например, смотрим на показатели рентабельности продаж и среднюю зарплату. Если ваши значения существенно отклоняются от средних — вы в зоне риск проверки.

Что проверяют при выездной проверке 

Во время выездной проверки налоговая детально изучает все первичные документы, включая:

• договоры с контрагентами, акты, счета-фактуры;
• регистры бухучёта и налогового учета;
• книги покупок и продаж (для ОСН);
• накладные, платежки, путевые листы.

Также могут провести осмотр помещения, в котором работает бизнес, и даже опросить сотрудников.

Как проходит выездная проверка ФНС 

Предупреждать о выездной проверке налоговая не обязана, поэтому узнать о ней заранее не получится. Процесс обычно выглядит так:

1. Решение о проверке может прийти по почте, через личный кабинет оператора ЭДО или отобразиться на сайте ФНС.
2. Иногда его вручают лично — прямо при визите в офис.
3. В решении обязательно указываются: основание проверки, её срок, фамилии инспекторов.
4. Бизнес имеет право сверить документы и удостоверения проверяющих с теми, кто указан в решении.

Что могут делать инспекторы:

• проводить инвентаризацию;
• вызывать сотрудников на допрос;
• изымать документы и технику;
• отправлять бумаги на экспертизу;
• осматривать помещение.

Компании или ИП обязаны предоставлять документы и не мешать проверке. Но если решение о проверке оформлено с нарушениями (например, не указан налогоплательщик или подпись руководителя налоговой), можно законно не пускать инспекторов.

Отказ без законного основания приведёт к акту об отказе, возможному штрафу 10 000 ₽ и продлению проверки. ФНС может даже сама начислить налоги по аналогии с другими налогоплательщиками (ст. 91 НК). В течение календарного года ФНС может провести не более двух выездных проверок. Повторная возможна только в исключительных случаях.

Что происходит после проверки. После завершения проверки ИП или компания получают итоговое решение. Оно может быть отправлено:

• через личный кабинет;
• по почте;
• вручено лично.

В документе указаны суммы доначислений, пени и возможных штрафов — оно выглядит так же, как и решение по результатам камеральной проверки. 

Как оспорить результаты 

Как и в случае с камеральной проверкой, если предприниматель или компания не согласны с выводами налоговой, они вправе подать жалобу в региональное управление ФНС.Срок подачи — 1 месяц с момента получения решения.

Например, если бизнес зарегистрирован в Екатеринбурге, обжаловать решение местной инспекции можно в УФНС по Свердловская области.

Если жалобу не удовлетворили, и решение вступило в силу, его всё ещё можно оспорить в течение года — также через региональное управление ФНС. Если и это не помогло — следующий шаг: арбитражный суд.

Что будет после налоговой проверки

Если по итогам выездной или камеральной проверки налоговая выявит нарушения, предпринимателя или компанию могут привлечь к одному или сразу нескольким видам ответственности:

• налоговой,
• административной,
• уголовной.

Налоговая ответственность

Виды налоговых нарушений и ответственность — в Главе 16 НК. Рассмотрим ситуацию, когда ИП или организация платят налоги не в полном объёме или с опозданием — это тоже считается налоговым правонарушением. За такое предусмотрены штрафы:

• если налог занижен по ошибке — штраф составит 20% от суммы недоимки;
• если налоговая докажет намеренное занижение — штраф уже будет 40%.

Если задолженность, пени и штрафы не оплачиваются добровольно, сумма попадает в специальный реестр налоговой службы. После этого банк будет автоматически списывать средства с расчётного счёта бизнеса в счёт долга — пока вся сумма не будет погашена.

Можно ли платить в рассрочку? Да, налоговая может согласиться на отсрочку или рассрочку платежей — но только по заявлению и с вескими основаниями.

Если на счете денег не окажется, налоговая передаёт дело в ФССП, и долг могут взыскать с имущества: от наличных и машины до офиса или золотых слитков в банке.

В некоторых случаях налоговая может привлечь к субсидиарной ответственности директора, главного бухгалтера или учредителя — то есть взыскать недоимку с их личных средств. Такое возможно, если доказано, что они сознательно допустили налоговую недоимку.

Административная ответственность

Виды административных нарушений в сфере налогов — Глава 15 НК. Административную ответственность применяют, если предприниматель или организация, например:

• не подали налоговую декларацию в срок;
• допустили грубые ошибки в бухотчётности;
• не предоставили обязательную информацию.

Размер штрафа для руководителя может колебаться от 300 до 20 000 ₽, в зависимости от характера нарушения.

Уголовная ответственность

Она наступает, если сумма недоимки превышает определённый порог:

• для ИП — от 2,7 млн ₽ за последние 3 года;
• для директора компании — от 18,75 млн ₽ за тот же период.

Наказание может быть серьёзным:

• штраф от 100 000 до 300 000 ₽,
• штраф в размере зарплаты за 1–2 года,
• принудительные работы — до 2 лет,
• арест — до 6 месяцев,
• лишение свободы — до 2 лет для руководителя, до 1 года для ИП.

Тем не менее, если предприниматель впервые нарушил закон и успел погасить всю задолженность с пенями и штрафами до суда, уголовной ответственности можно избежать.

Как подготовиться к выездной налоговой проверке

Единственный способ подготовиться к камеральной проверке — всегда соблюдать требования законодательства, четко и вовремя подавать документы. Другое дело выездная проверка — чтобы она прошла удачно, к ней нужно готовиться. И чем раньше вы начнёте, тем больше шансов пройти её спокойно — без доначислений, паники и сбоев в работе. Вот пошаговый план, который поможет снизить риски.

1. Проверьте почтовый адрес и электронные каналы

Иногда налоговая направляет уведомление о проверке обычной почтой. Если письмо уйдёт в пустую арендованную коробку или старый адрес, вы можете просто не узнать, что проверка уже началась: 

• Проверьте, актуален ли адрес в ЕГРЮЛ или в профиле ИП.
• Назначьте ответственного запроверку электронной почты и заказных писем.

2. Подготовьте внутренний регламент действий при проверке

Пока проверка не стучится в дверь, создайте чёткий протокол:

• кто встречает проверяющих;
• кто имеет право общаться от имени компании;
• кто подписывает документы;
• как фиксируются действия проверяющих.

Все сотрудники должны знать этот регламент и соблюдать его. Это как противопожарная инструкция — лучше, чтобы она была и не пригодилась, чем наоборот.

3. Проведите инструктаж сотрудников

Проверяющие могут задавать вопросы не только директору или бухгалтеру. Иногда «спрашивают с проходной». Чтобы исключить ошибки:

• объясните сотрудникам, что можно и нельзя говорить;
• установите правило: любые ответы — только через назначенного ответственного;
• проведите короткий обучающий тренинг: чем спокойнее и увереннее персонал, тем меньше поводов для подозрений у налоговой.

4. Проведите экспресс-аудит документации

Даже если вы уверены, что «у нас всё в порядке» — проверьте:

• первичку по ключевым сделкам (акты, счета, договоры, накладные);
  соответствие сумм и дат в документах поставщиков;
• соблюдение обязательных реквизитов;
• обоснование расходов (особенно если они связаны с обналичиванием или дроблением бизнеса).

Совет: закажите внешний налоговый аудит — «взгляд со стороны» часто помогает выявить слабые места заранее.

5. Проверьте соответствие фактических и юридических адресов

Если вы арендуете склад, офис или производственную площадь, но в налоговой указан другой адрес — это уже тревожный сигнал.
Проверьте:

• указаны ли реальные объекты бизнеса в документах;
• оформлены ли договоры аренды;
• есть ли сотрудники и оборудование по указанным адресам.

6. Оцените риски в схеме работы с контрагентами

Если вы дробите бизнес (например, на ИП и ООО), используете подрядчиков или агенты оформляют сделки от имени компании — это должно быть:

• законно;
• прозрачно;
• подтверждено документами.

Сотрудники должны понимать, в каком юрлице они числятся, на кого подписываются документы и кто платит налоги. Если этого не знают даже вы — налоговая точно спросит.

7. Обеспечьте цифровую безопасность

Даже при налоговой проверке важны цифровые следы:

• проверьте резервное копирование всех ключевых данных (1С, CRM, бухгалтерия);
• настройте роли и пароли — чтобы случайно никто не потерял доступ или не слил данные;
• обеспечьте возможность временно отключить или ограничить доступ при необходимости (например, к внутреннему серверу).

8. Заключите договор с адвокатом или юристом

Если проверка перерастёт в допросы, обыск или выемку — вам понадобится профессиональная защита. И лучше, если юрист:

• уже знаком с вашим бизнесом;
• может приехать по звонку;
• имеет доверенность для представления ваших интересов.

Чего точно не стоит делать во время проверки

Во время выездной проверки важно держать себя в руках — в стрессовых ситуациях чаще всего допускаются критические ошибки. Вот чего категорически нельзя делать, чтобы не усугубить положение:

• Не уничтожайте документы, переписку или технику. Любая попытка скрыть информацию — будь то удаление файлов, форматирование серверов или сжигание бумаги — может быть воспринята как попытка помешать расследованию.

• Не давите на сотрудников. Запугивать, уговаривать «ничего не говорить» или навязывать нужную версию событий — крайне опасно. Такие действия могут трактоваться как препятствие проверке или давление на свидетелей.

• Никаких «предложений договориться». Даже намёк на взятку может быть зафиксирован и использован против вас. Все разговоры и жесты — под контролем, даже если кажется, что «всё по‑тихому».

• Не подписывайте документы на автомате. Если протокол, акт или пояснение вызывают вопросы — не торопитесь с подписью. Имеете полное право сначала изучить текст, проконсультироваться с юристом и только потом принять решение. В крайнем случае, пишите: «Прошу время на ознакомление и консультацию с адвокатом».

Что в итоге

Итак, вам грозит налоговая проверка — что делать: 

1. Подготовьте документы заранее — лучше, если всё систематизировано и легко находится.
2. Назначьте ответственного за взаимодействие с проверяющими — это снижает хаос и риск ошибок.
3. Действуйте спокойно и в рамках закона — не вступайте в конфликты, не скрывайте информацию, но и не выходите за рамки своих обязанностей.
4. Фиксируйте всё происходящее — ведите журнал проверки, делайте копии документов, записывайте устные указания.
5. Не подписывайте ничего под давлением — у вас есть право на консультацию с юристом.
6. Категорически нельзя уничтожать документы, давить на сотрудников или намекать на взятку — за это грозят отдельные уголовные статьи.

Главное — не паниковать и не пытаться замять нарушения. Гораздо эффективнее — быть готовыми и действовать грамотно.