Правила перерегистрации касс в 2025 году

Перерегистрация кассы — это способ сообщить налоговой о каких-либо изменениях с вашей ККТ. Её проводят, например, когда закончился срок фискального накопителя или касса вместе с бизнесом переехала на новый адрес. Перерегистрировать кассу не сложно, а в 2025 году стало ещё проще. Рассказываем, в каких случаях требуется перерегистрация кассы в ФНС, какие есть сроки, как всё оформить правильно и что делать, если у вас касса Эвотор.

Когда нужно перерегистрировать кассу 

В законе № 54-ФЗ есть несколько причин, когда нужно перерегистрировать кассу, а именно: 

• изменился адрес установки кассы, место работы или название организации;
• нужно заменить фискальный накопитель — закончился его срок или он переполнен;
• у вас сменился оператор фискальных данных (ОФД);
• касса работала в составе автомата (например, вендингового), а теперь используется отдельно — или наоборот;
• переходите из автономного режима в обычный (с передачей данных через интернет);
• переходите из обычного режима работы ККТ обратно в автономный.

У каждого основания есть свой код — они нужны при оформлении заявки. Мы расскажем о них в дальше.

Перерегистрировать кассу не нужно, когда изменились данные, которых нет в регистрационной карте ККТ. Например, если вы перешли с УСН на ОСНО, изменили ставку НДС или у вас новый кассир. В таких случаях достаточно обновить настройки на кассе и сформировать отчёт об изменении параметров ККТ, который отправится в ОФД автоматически — ФНС уведомлять не требуется.

Как подать заявление на перерегистрацию ККТ 

Чтобы перерегистрировать ККТ, нужно отправить в налоговую заявление не позднее, чем через один рабочий день, после того, как эти изменения произошли (п. 4 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ). Есть три способа перерегистрации онлайн-кассы, доступные предпринимателям в 2025 году: 

Лично в налоговой инспекции. Нужно написать бумажное заявление, взять с собой паспорт, паспорт на ККТ и фискальный накопитель. С этим всем можно обратиться в любую из налоговых в вашем населённом пункте. 

На сайте ФНС. Потребуется квалифицированная ЭЦП для входа в личный кабинет ИП или юрлица. Если её нет, придется идти в налоговую лично. 

Через ваш ОФД. Это новый порядок, который ввели с 1 марта 2025 года. Если ваша онлайн-касса подключена к ОФД и передаёт данные в налоговую автоматически, в большинстве случаев достаточно отправить отчёт об изменении параметров ККТ через оператора фискальных данных. Это происходит автоматически при внесении новых данных. 

Есть случаи, когда ОФД не подойдёт: 

• если фискальный накопитель вышел из строя и невозможно завершить его работу корректно;
• если касса раньше работала без передачи данных в ФНС (например, в автономном режиме или как часть автоматизированной системы);
• если нужно изменить параметры, которые нельзя передать через отчёт: это, например, кассы для торговли маркированными товарами, для игорного бизнеса или для разносной торговли.

В этих трёх случаях нужно использовать стандартный порядок перерегистрации через ФНС.

Перерегистрация кассы через ОФД 

Этот способ доступен для случаев, когда касса всегда работала через оператора фискальных данных. Благодаря вашему ОФД, перерегистрация кассы будет быстрой и простой — нужно выполнить лишь несколько простых шагов. Обратите внимание, что у каждого оператора порядок будет отличаться. Мы покажем, как это происходит на примере «Платформы ОФД» — оператора, через который реализован обмен данными с ФНС на большинстве Эвоторов. 

Допустим, нам нужно заменить фискальный накопитель. Заходим в Личный кабинет «Платформы ОФД».

Шаг 1. Нажимаем на кнопку «+ Перерегистрация», после чего для заполнения будет загружена форма подачи заявления по перерегистрации контрольно-кассовой техники.

Шаг 2. Выбираем кассу для перерегистрации из выпадающего списка. Если кассы ещё нет в личном кабинете, заполняем её данные вручную (например, для перерегистрации из другого ОФД). После выбора из списка, или заполнения данных вручную, нажимаем «Далее».

Шаг 3. Заполняем текущие сведения о ККТ. Данный блок отображает полную информацию о выбранной для перерегистрации кассе. Если какие-либо данные необходимо изменить, нажимаем «Изменить данные кассы». После внесённых правок, откроется новая заявка по перерегистрации кассы.

Шаг 4. Выбираем одну или несколько подходящих причин перерегистрации и нажимаем «Далее».

Шаг 5.  Если касса ранее была в личном кабинете, после формирования на ней отчёта о закрытии, можно заполнить данные автоматически.

Если касса только добавляется в личный кабинет ОФД, данные из отчёта о закрытии, необходимо заполнить вручную. В случае, если ФН неисправен, выбираем соответствующий чекбокс в меню.

Шаг 6. Вводим данные нового фискального накопителя и формируем отчёт об изменении параметров на кассе. Если касса ранее была в личном кабинете, после формирования на ней отчёта об изменении ФН, можно заполнить данные автоматически, нажав кнопку. Когда всё ввели, нажимаем «Отправить».

Шаг 7. С помощью квалифицированной ЭЦП нашей организации подтверждаем введённые ранее данные

Шаг 8. Отслеживаем статус заявки на перерегистрацию в Личном кабинете. При необходимости нажимаем «Обновить». В случае подтверждения от ФНС, перерегистрация кассы с заменой ФН считается успешной. Зайдя в заявку, мы можем загрузить документ «Карточка перерегистрации ККТ» и проверить изменения.

Если ФНС отклонила заявку, причину отказа можно увидеть в самой заявке.

Перерегистрация кассы на сайте ФНС 

Ту же процедуру можно выполнить и на сайте налоговой — процесс примерно тот же, с той лишь разницей, что часть данных придётся заполнять вручную. Представим, что перерегистрация кассы «Эвотор» также связана с заменой фискального накопителя, но по какой-то причине мы не хотим использовать Личный кабинет «Платформы ОФД».Наши действия: 

Шаг 1. Заходим в «Личный кабинет налогоплательщика» на сайте ФНС и выбираем «Учёт Контрольно-кассовой техники».

Шаг 2. Нажимаем на номер ККТ, которую перерегистрируем — столбец в таблице «РН ККТ».

Шаг 3. Мы видим окно «Детализация сведений по ККТ». Нажимаем кнопку «Перерегистрировать» — и у нас появится первая страница формы «Заявления о перерегистрации ККТ».

Шаг 4. Выбираем причину перерегистрации. В нашем случае это замена фискального накопителя.

Шаг 5. Указываем данные из отчета «О закрытии ФН», сформированного при замене фискального накопителя: 

• дату и время;
• номер фискального документа;
• фискальный признак.

Где взять такой отчёт на Эвоторе, показано здесь.

Шаг 6.  Вносим те же реквизиты, только для отчёта об изменении параметров регистрации. И затем нажимаем «Выбрать модель ФН».

Шаг 7. У нас появится выпадающий список. Нужно из него выбрать нужную модель фискального накопителя и указать его заводской номер.

Шаг 8. Подписываем и отправляем заявление в ФНС. Для его обработки потребуется некоторое время. Когда на вкладке «Учет контрольно-кассовой техники» в столбце «Состояние» отобразится «ККТ перерегистрирована» — всё будет готово

Перерегистрация кассы лично в налоговой

Как уже сказали выше, заявление можно подать в любую налоговую инспекцию. Представим, что у нас тот же случай — замена фискального накопителя (в реальности у вас скорее всего будет другой случай). При себе нужно иметь заявление на перерегистрацию — вот его форма, паспорт, паспорт на ККТ и фискальный накопитель. 

Шаг 1. Заполняем заявление на перерегистрацию — по той же форме, как и при первичной регистрации ККТ в ФНС. Отличие в том, что на первой странице указывают причины перерегистрации — для этого в заявлении есть специальное поле Все ячейки этого поля нужно заполнить. Выбираем причину перерегистрации и в соответствующей ячейке проставляем «1», что значит «да» . Если причин несколько, то отметить нужно их все. При этом нельзя одновременно выбрать причины «5» и «6». В остальных ячейках проставляем «2» , что означает «нет». 

Все причины мы собрали в таблице:

У нас замена фискального накопителя, поэтому в ячейке 4 указываем «1», в остальных — «2» 

Также:

1. В разделе 1 в строках 030 и 040 вписываем наименование нового фискального накопителя и его заводской номер.

         2. Заполняем раздел 4 — пишем данные из отчетов о закрытии фискального накопителя и изменении параметров фискального накопителя. Если накопитель сломан и отчет о закрытии получить не удалось, в разделе 4 в строке 180 поставьте «1». Подраздел 4.2 «Сведения из отчета о закрытии фискального накопителя» заполнять не нужно

       3. Заполняем остальные разделы заявления так же, как и при первичной регистрации ККТ. 

       4. К заявлению прикладываем отчёт о закрытии фискального накопителя, если он есть, и отчет об изменении параметров фискального накопителя.

Шаг 2. Относим заявление в ближайшую инспекцию. Если нём нет ошибок, ФНС принимает заявление и ставит печать о приёме. 

Шаг 3. Получаем новую карточку регистрации ККТ. Её выдадут, как только закончится процедура перерегистрации. 

Сроки перерегистрации ККТ 

Датой перерегистрации ККТ считается дата формирования налоговыми органами карточки о регистрации онлайн-кассы. В соответствии с п. 7 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ, это происходит в течение пяти рабочих дней с даты подачи пользователем соответствующего заявления. В результате вы получите вот такую карточку.

Что будет, если не перерегистрировать кассу вовремя

Отдельного штрафа за перерегистрацию нет. Нарушение приравнивается к отказу от регистрации кассы в ФНС. За такое предусмотрено предупреждение или штраф, размер которого зависит от организационной формы: 

Коротко: как сделать перерегистрацию кассы

1. В законе есть несколько ситуаций, при которых предприниматели обязаны перерегистрировать ККТ. Среди них, например, замена фискального накопителя, переезд в новую точку ведения бизнеса или выбор нового оператора фискальных данных
2. В 2025 году есть три способа перерегистрировать кассу: лично в налоговой, на сайте ФНС или через Личный кабинет своего ОФД. Самый простой и быстрый способ — через оператора фискальных данных. 
3. Любой из способов предполагает, что вы заполните заявление, передадите отчёт с кассы и отправите это все в налоговую. Отличается лишь способ заполнения и подачи этого заявления. 
4. Перерегистрировать кассу нужно не позже следующего рабочего дня, после которого появились причины для перерегистрации. Если этого не сделать, есть риск получить штраф до 10 000 ₽.