Онлайн-кассы для самозанятых: нужно ли использовать

Представьте: вы спокойно печёте торты на заказ, стрижёте клиентов на дому или подрабатываете репетитором. Доход идёт, налоги уплачены через «Мой налог», всё по-честному. И вдруг — звонок от заказчика: «А вы можете прислать кассовый чек? Нам бухгалтерия не принимает без него». Стоп. А нужна ли онлайн-касса для самозанятого? И если таки не нужна, то как выдать заказчику или клиенту чек? Разбираемся в деталях. 

Кто такие самозанятые 

🧑‍🔧Самозанятый — это физическое лицо или ИП, которое работает на себя, не имеет работодателя, не нанимает сотрудников и осуществляет свою деятельность на специальном налоговом режиме — налог на профессиональный доход, НПД. Такой статус даёт право платить налог по упрощённой ставке: 4% с дохода от физических лиц и 6% — от юридических (закон № 422-ФЗ от 27.11.2018). Стать самозанятым можно через приложение «Мой налог» — быстро, бесплатно и без бумажной волокиты.

🙅Самозанятым может быть не каждый. У налогового режима есть определённые критерии. Так, самозанятым могут стать граждане, если: 

• Они получают доход от самостоятельного ведения деятельности или использования имущества и этот доход не превышает 2,4 млн ₽ в год.
• При ведении этой деятельности не имеют работодателя, с которым заключен трудовой договор.
• Не привлекают для этой деятельности наемных работников по трудовым договорам.
• Вид деятельности, условия ее осуществления или сумма дохода не попадают в перечень исключений, указанных в ст. 4 и ст. 6 закона № 422-ФЗ. 

💇Самозанятость — идеальный режим для:

• фрилансеров (дизайнеры, программисты, копирайтеры);
• мастеров на дому (парикмахеры, косметологи, мастера маникюра);
• репетиторов и частных нянь;
• курьеров и водителей;
• арендодателей.

🤷В законе нет чёткого списка разрешённых профессий, зато точно обозначены ограничения — виды деятельности, при которых получить статус самозанятого не получится. Чтобы было понятнее, мы собрали в таблицу примеры того, что попадает под запрет, и наоборот — какие направления отлично вписываются в формат самозанятости.

Если коротко: нельзя перепродавать, представлять интересы других и торговать запрещённым. А вот работать напрямую с клиентом и продавать то, что вы сделали или придумали сами — можно.

Нужна ли онлайн-касса для самозанятых

В большинстве случаев — нет, онлайн-касса самозанятому не нужна (п. 2.2 ст. 2 закона № 54-ФЗ). По закону, самозанятые освобождены от обязанности применять контрольно-кассовую техник, если:

• принимают оплату без посредников (наличными, по СБП или переводом);
• оформляют все доходы через приложение «Мой налог» и отправляют чеки клиентам оттуда.

То есть, если вы печёте торты на заказ и получаете деньги на карту и оформляете чеки в приложении «Мой налог» — онлайн-касса для самозанятых не требуется. Даже если вы ИП, и у вас дополнительно есть другой бизнес, который подпадает под требования 54-ФЗ — в отношении доходов по самозанятости ККТ не нужна. Но есть нюансы, которые мы разбираем ниже. Они касаются случаев, когда самозанятый теряет право на НПД.

В каких случаях самозанятый должен работать через кассу 

Онлайн-кассы для самозанятых нужны лишь в случаях, когда они перестают подходить под условия налогового режима НПД. Обычно это происходит по двум причинам:

1. Превышен лимит дохода — 2,4 млн рублей в год. Если ваш доход приближается к пороговой сумме, стоит заранее подготовиться к смене статуса. После достижения лимита в 2 400 000 ₽ вы теряете право работать как самозанятый. Самый популярный путь — зарегистрироваться как ИП и начать применять упрощённую систему налогообложения. В этом случае потребуется онлайн-касса. 

Чтобы избежать ошибок и штрафов, лучше заранее обсудить всё с бухгалтером или налоговым консультантом: что именно нужно оформить, сколько это стоит и какие сроки.

2. Появляется необходимость сменить режим налогообложения. Иногда бизнес растёт, и формат самозанятости становится неудобным. Например:

• вы нанимаете сотрудников и оформляете с ними трудовые договоры;
• вы начинаете заниматься деятельностью, несовместимой с режимом НПД — например, торгуете маркированными товарами или работаете как посредник

В таких случаях самозанятый переходит на другой режим налогообложения — закрывает самозанятость и открывает ИП на УСН. И в такой комбинации применять онлайн-кассу в большинстве случаев уже обязательно.

Какие расходы нужно запланировать при переходе с НПД на УСН

Если вы решили или вынуждены оформить ИП, подготовьте бюджет — с учётом новых обязательств. Вот основные статьи затрат:

Если самозанятость для вас — это временный этап, и вы планируете масштабироваться, разумно заранее изучить, как сделать онлайн-кассу для самозанятых, чтобы потом легко перейти на ИП без спешки и авралов.

Как самозанятому оформлять и выдавать чеки без кассы 

Самозанятые освобождены от обязательного использования касс, но как и все предприниматели, которые принимают оплаты, обязаны выдавать клиентам подтверждение платежа — кассовый чек. Это нужно делать через приложение «Мой налог» (п. 1 ст. 14 закона № 422-ФЗ), его можно скачать в Google Play или App Store.

Как оформить чек:

1. Открыть приложение или веб-кабинет «Мой налог» и добавить продажу.
2. Ввести сумму и наименование товара или услуги.
3. Подтвердить — данные автоматически уйдут в ФНС.

В чеке указываются дата и время операции, ФИО самозанятого, уникальный идентификатор, QR-код. При оплате от юрлица или ИП нужно добавить их ИНН — система сама определит налоговую ставку: 4 % для физлиц, 6 % для юрлиц и ИП.

Все чеки сохраняются в приложении. Для повторяющихся услуг можно дублировать документ с корректировкой суммы. Если нужно учесть несколько позиций, их достаточно перечислить в одном чеке по строкам.

Как передать чек клиенту. Есть три варианта: 

• Электронно: отправить чек на e-mail или в мессенджер сразу после оплаты — из приложения «Мой налог» (для безналичных — до 9-го числа следующего месяца).
• Бумажно: чек из приложения можно распечатать на обычном принтере или чековом устройстве.
• QR-код: клиенту можно дать отсканировать код с экрана телефона или отправить в мессенджер.

Нарушение сроков выдачи чека или отказ от него грозит штрафом — 20% от суммы расчёта. Если в чеке найдена ошибка, его аннулируют и оформляют заново. Чеки также аннулируют при возврате денег или если сделка не состоялась.

Если вы забыли выдать клиенту чек — не страшно. Чтобы исправить ошибку, нужно сформировать чек как обычно, но указать ту дату, когда вы фактически получили деньги. Проще говоря — задним числом. Просто нажмите на иконку календаря и укажите дату получения дохода.

Может ли самозанятый подключить эквайринг 

Самозанятые, зарегистрированные как ИП, могут спокойно принимать оплату по картам — эквайринг им доступен на общих условиях. Но если вы просто физлицо на НПД, открыть расчётный счёт и подключить терминал не получится — такие опции доступны только предпринимателям.

Для ИП на НПД есть три формата эквайринга — каждый со своими плюсами:

1. Торговый эквайринг

Классика — стационарный терминал в офисе или на точке продаж. Подключается к розетке и интернету, требует физического присутствия клиента. Такой вариант обычно дороже, особенно если брать модель, совмещённую с онлайн-кассой. Но если у вас стабильное место работы и поток клиентов, может быть выгодным. Например, для торгового эквайринга отлично подходит касса Эвотор 6 — со встроенным банковским терминалом для приёма карт. 

2. Мобильный эквайринг

Портативный терминал размером с ладонь. Идеален для мастеров на выезде, курьеров, фотографов, парикмахеров и всех, кто работает вне офиса. Терминал подключается к смартфону и работает через мобильный интернет. Легко носить с собой и быстро принимать оплату в любом месте. Например, так работает приложение «Мобильный кассир» с эквайрингом от Сбера. 

3. Интернет-эквайринг

Если вы продаёте товары или услуги онлайн — это ваш вариант. Физический терминал не нужен: достаточно подключить платёжный модуль к сайту, лендингу или интернет-магазину. Деньги поступают напрямую на расчётный счёт. Например, так работает «Цифровая касса» Эвотора — с возможностью подключения интернет-эквайринга на выгодных условиях. 

Как самозанятому выбрать онлайн-кассу 

Если вы попали в ситуацию, когда касса всё же нужна, важно выбрать устройство, которое работает автономно (без компьютера) и не требует сложной настройки. Скорее всего у вас не будет большого потока клиентов, очередей и необходимости быстро печатать чеки — поэтому не стоит переплачивать за мощные варианты. Вероятно, вам идеально подойдут компактные смарт-терминалы с экраном, принтером и встроенным ПО — например, линейка Эвотор.

На что обращать внимание при выборе кассы:

Какие кассы лучше всего подойдут самозанятым 

Онлайн-кассы Эвотор — один из самых удобных вариантов для самозанятых, которым нужна ККТ. Вот три модели, на которые стоит обратить внимание:

Эвотор 5 ST

Цена: от 24 900 ₽
Плюсы: минимальный размер, автономность.
Минусы: маленький экран, не подойдёт для работы с большими объёмами.

Бюджетная и компактная касса. Подойдёт тем, кому важна мобильность и автономность: небольшим точкам, магазинам с курьерской доставкой и бизнесу, оказывающим услуги на выезде:

• лёгкая и удобно помещается в кармане — вес всего 357 грамм;
• работает от аккумулятора до 12 часов;
• есть мобильный интернет;
• идеальна для тех, кто работает на выезде: мастера, курьеры, косметологи.

Эвотор 7.3

Цена: от 34 900 ₽

Плюсы: автономность, надёжность, расширяемость.
Минусы: чуть тяжелее, чем «пятёрка».

Подойдёт тем, кому важна возможность без розетки работать на кассе — на выезде, в уличных условиях, на ярмарках и рынках: 

• универсальное решение для торговли и услуг;
• яркий сенсорный экран 7 дюймов;
• аккумулятор поддерживает автономность до 14 часов;
• 5 usb-портов, чтобы подключить любое необходимое оборудование

Эвотор 6

Цена: от 29 900 ₽
Плюсы: стабильность, широкие возможности
Минусы: нет

Самая функциональная онлайн-касса в своем классе. В небольшом корпусе встроены сразу 3 устройства: касса, сканер штрихкодов и марок и терминал для приёма карт и СБП. Касса идеально подходит для работы с маркированными товарами, а также упрощает приемку товара и ведение товарной базы: 

• весит всего 450 грамм;
• удобный и большой 6-дюймовый экран;
• легко адаптируется к любым изменениям  погоды — не подведёт как на жаре, так и на морозе;
• работает 12 часов без подзарядки.

Подытожим 

1. Самозанятым по закону не нужна ККТ. Лучший и самый правильный способ, как сделать онлайн-кассу для самозанятых — установить приложение «Мой налог» и пробивать чеки через него. Прямо оттуда чеки можно отправлять клиентам в мессенджеры или по почте — в виде электронного фискального документа или QR-кода. 
2.  Бывают случаи, когда самозанятые лишаются права на применение льготного налога или отказываются от него самостоятельно — из-за вида деятельности. В этом случае им может понадобиться классическая онлайн-касса. 

Если самозанятому действительно нужна касса, правильнее всего выбирать компактные и доступные варианты из линейки смарт-терминалов Эвотор. Они помогут оставаться мобильными в своей работе и не переживать за фискализацию платежей по закону.