Онлайн-кассы для аптек и медучреждений: особенности

Представьте: в аптеку заходит покупатель — ему нужно срочно купить важный препарат. Вы находите нужное лекарство, быстро пробиваете чек… и в этот момент касса сообщает: «Ошибка маркировки». Продажа невозможна. Клиент недоволен, вы теряете время и деньги.

Чтобы таких ситуаций не возникало, важно выбрать правильную кассу для аптеки — ту, которая справится не только с пробитием чеков, но и с обязательной маркировкой, интеграцией с учётной системой и передачей данных в налоговую и Честный знак. 

В этой статье разбираемся, когда аптекам и медучреждениям нужна онлайн-касса, как выбрать надёжное оборудование и какой софт поможет автоматизировать работу и не нарваться на штраф.

Нужна ли аптекам и медучреждениям онлайн-касса

В части применения ККТ, закон № 54-ФЗ не различает коммерческие организации по признаку ниши, вида деятельности, категории товаров и услуг. По нему, если вы осуществляете расчеты с покупателями — вы обязаны работать через онлайн-кассы. Это касается и аптек, и медицинских учреждений, реализующих товары или услуги за наличный расчёт, безнал или с использованием электронных средств платежа. 

Онлайн-касса помогает аптекам соблюдать 54-ФЗ и другие требования законодательства:

• формировать, печатать и выдавать клиентам кассовые чеки;
• передавать данные в налоговые органы онлайн через оператора фискальных данных (ОФД);
• работать с маркированными товарами, включая лекарственные препараты и средства реабилитации.

Как работает ККТ в аптеке

Онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через ОФД они отправляются покупателю и в налоговую. Вот как происходит процесс работы с кассой в аптеке:

1. Фармацевт оформляет продажу на кассе — пробивает товар, добавляет его в чек и принимает оплату.
2. Касса формирует фискальный документ.
3. Чек автоматически отправляется ОФД.
4. ОФД пересылает данные в ФНС и Честный знак
5. Покупатель получает чек в бумажном и/или электронном виде.

Такой процесс исключает «чёрную» кассу и ручные ошибки в аптеке. Вся информация о продажах автоматически уходит в налоговую.

В каких случаях аптекам и медучреждениям не нужна касса

Онлайн-касса в аптеке — это правило, но бывают и исключения. Есть несколько ситуаций, когда аптеки могут работать без ККТ или использовать её в автономном режиме — без подключения к интернету и передачи данных в ОФД.  

Без кассы можно обойтись, если (п. 5 ст. 2 закона № 54-ФЗ):

1. Аптека находится в фельдшерском или фельдшерско-акушерском пункте в сельском населённом пункте.
2. Медицинская организация реализует лекарственные средства в сельском населённом пункте, в котором нет других аптек.
3. Аптека расположена в труднодоступном населённом пункте и освобождены от обязательного применения ККТ решением местных властей. 

Также, если аптека работает в посёлке с населением до 10 тысяч человек, где нет устойчивого интернета, ККТ может работать в автономном режиме — без постоянной передачи данных в налоговую через ОФД. Перечень таких населённых пунктов утверждается региональными властями. Например, для Тюменской области такой перечень установлен Постановление регионального № 51-п от 21.02.2017

Особенности работы онлайн-касс в аптеках и медучреждениях

Работа с маркировкой. С 1 июля 2020 года в России введена обязательная маркировка лекарственных препаратов. Это означает, что каждая упаковка лекарства должна иметь уникальный QR-код, который фармацевт сканирует при продаже. Данные о движении лекарств передаются с кассы в систему маркировки — так обеспечивается легальность оборота и прослеживаемость медикаментов (Постановление Правительства № 1556 от 14.12.2018).

Для работы с маркированными лекарствами, касса для аптек должна:

• поддерживать сканирование и обработку кодов маркировки;
• передавать данные о продаже в Честный знак через ОФД;
• выполнять онлайн и офлайн-проверки товаров в рамках разрешительного режима продажи маркированных лекарств;
• обеспечивать корректное отображение информации о маркировке на фискальных чеках.

Работа с электронными сертификатами НСПК. Электронный сертификат — это новый платежный инструмент, которым можно оплачивать товары и услуги, необходимые для реабилитации. Электронные сертификаты привязываются к карте «Мир» любого банка, а оплата работает аналогично операциям с использованием банковских карт. Но работает ЭС только при наличии оснований на получение мер социальной поддержки — например, при наличии инвалидности. 

Росказначейством утверждён перечень товаров и услуг, которые можно приобрести за счёт ЭС. Если они продаются в вашей аптеке или медучреждении, вам стоит принимать оплату такими сертификатами — чтобы расширить круг покупателей и зарабатывать больше. Подробнее об этом способы оплаты в аптеках читайте здесь →

Как выбрать кассу для аптеки и медучреждения 

Онлайн-касса в аптеке или медицинском кабинете — это не просто «коробка для чеков». У каждой модели свои особенности: 

• скорость печати;
• ширина чековой ленты;
• объём памяти;
• количество портов для подключения сканеров, эквайринга, весов и другой периферии.

При выборе кассы важно учитывать, как она впишется в ваш реальный рабочий процесс. В аптеке это может быть стойка с ограниченным пространством, где важны компактные габариты. В клинике — приёмная или мобильный кабинет врача, где удобнее использовать лёгкую модель, которую можно взять с собой.

Что ещё важно учитывать: 

🟡Возможность работать с маркировкой. Чтобы отправлять данные о проданных лекарствах и средствах реабилитации в систему маркировки, кассе нужны сканер, интеграция с Честным знаком и возможность работать с ФФД 1.2.

🏃Поток клиентов. А если нужно обслуживать много клиентов подряд, выбирайте модель с быстрой печатью чеков и большим ресурсом фискального накопителя. Иначе в аптеке будут копиться очереди. 

🖇️Количество USB-портов. Если подключаете сканер для маркировки, терминал для оплаты картой или денежный ящик — убедитесь, что в кассе достаточно разъёмов. 

🧠Объём оперативной памяти. Он влияет на скорость работы кассы с товарной номенклатурой в несколько тысяч позиций. Каталог услуг в медучреждениях гораздо короче, поэтому им подойдёт и маломощная касса. У аптек всё наоборот — хорошо бы обзавестись кассой по-мощнее. 

🔋Автономность. Врачи могут оказывать платные услуги на выезде, поэтому часто бывает важно иметь кассу с аккумулятором — которая работает долгое время без подключения к сети. В аптеках часто наоборот — автономность не так важна, все расчёты происходят в точке продаж. 

🛍️Интеграции с товароучётными приложениями. Часто в аптеках большая номенклатура товаров. Чтобы следить за остатками, сроками годности, вовремя делать закупки и вести аналитику товаров, нужна товароучётная система. Например, «Управление ассортиментом» Эвотора.  

И главное — пусть техника подстраивается под вашу работу, а не наоборот.

Какие кассы подойдут для аптек и медучреждений 

Всё зависит от целей и задач, которые вы ставите перед ККТ, а также процессов продаж. Мы поделили все варианты, которые можем рекомендовать аптекам и медучреждениям, на 2 категории.

Если важна простота, мобильность и компактность, присмотритесь к: 

• Эвотор 5 ST;
• Эвотор 7.3;
• Эвотор 6.

Эвотор 5 ST

Цена: от 24 900 ₽
Плюсы: минимальный размер, автономность.
Минусы: маленький экран, не подойдёт для работы с большими объёмами.

Бюджетная и компактная касса для частнопрактикующих врачей, медицинских представителей и тех, кто работает на выезде. Подойдёт тем, кому важна мобильность и автономность. 

• лёгкая и удобно помещается в кармане — вес всего 357 грамм;
• работает от аккумулятора до 12 часов;
• есть мобильный интернет.

Эвотор 7.3

Цена: от 34 900 ₽

Плюсы: автономность, надёжность, расширяемость.
Минусы: нет 

Подойдёт аптекам и медучреждениям, кому важна возможность работать без розетки, например, при оказании медицинских услуг на выезде или продаже медпрепаратов с доставкой

• яркий сенсорный экран 7 дюймов;
• аккумулятор поддерживает автономность до 14 часов;
• 5 usb-портов, чтобы подключить любое необходимое оборудование

Эвотор 6

Цена: от 29 900 ₽
Плюсы: стабильность, широкие возможности
Минусы: нет

Самая функциональная онлайн-касса в своем классе. В кассе объединили сразу 3 устройства: ККТ, сканер марок и терминал для приёма карт и СБП. Касса идеально подходит для торговли маркированными лекарствами и средствами реабилитации как на выезде, так и в аптеке.

• весит всего 450 грамм;
• удобный и большой 6-дюймовый экран;
• работает 12 часов без подзарядки.

Если важна мощность и скорость обслуживания, присмотритесь к: 

• Power-СТ;
• POS-системам на основе Power.

Power-СТ

Цена: от 45 000 ₽

Плюсы: мощность, скорость печати, возможность показывать рекламу на экране
Минусы: необходимо подключать периферию для полноценной работы

Power-СТ — новая умная онлайн-касса, обладающая мощным процессором и высокой скоростью печати чека. Подойдёт аптекам и любому бизнесу с высокой нагрузкой в пиковые часы:

• печатает чеки со скоростью до 300 мм/c, встроен автоотрезчик;
• можно подключить самый простой монитор, чтобы транслировать на экране рекламу;
• 8 USB-портов для подключения любой периферии

POS-система на основе Power

Цена: от 66 000 ₽

Плюсы: мощность, скорость печати, стоимость ниже, чем у аналогичных систем
Минусы: нет

Полноценная POS-система на основе мощного смарт-терминала. Подойдёт аптекам с большим потоком клиентов. Помогает автоматизировать и упростить работу фармацевта, быстро обрабатывает операции и печатает чеки. Лучший выбор для сетевой аптеки: 

• стоимость любого комплекта с Power-POS ниже, чем аналогичных POS-систем на кассовом рынке;
• на экране 7 » вы сможете показывать рекламу, использовать программу лояльности, собирать отзывы об обслуживании и принимать оплату по QR-коду;
• Power-POS печатает чеки со скоростью до 300 мм/c, встроен автоотрезчик.

Что аптекам и медучреждениям нужно кроме касс 

Мы рассмотрим оборудование и программы для касс аптек, которые помогают вести базовую торговую деятельность. На практике ваши потребности могут оказаться шире, поэтому мы рекомендуем сначала получить консультацию от специалиста, который разберёт ваши задачи и предложит варианты оборудования. Записаться на консультацию можно здесь.

💾Фискальный накопитель. Это флешка, на которую касса записывает всю информацию о расчётах. Без неё касса работать не может. Фискальные накопители различаются сроком действия: 15 месяцев или 36 месяцев. Это максимально возможный срок службы накопителя, дольше которого он не проработает. Выбирать его нужно под вид деятельности и систему налогообложения, подробнее об этом здесь.

🔗Оператор фискальных данных. Это сервис-посредник между аптекой и налоговой: кассы передают данные оператору, там их обрабатывают, шифруют и передают в налоговую. У Эвотора есть свой оператор фискальных данных — «Платформа ОФД». Чтобы начать работу, зарегистрируйтесь на сайте «Платформы ОФД» с помощью квалифицированной электронной подписи и заключите договор. Как его настроить на кассе — читайте здесь.

2D-сканер штрих-кодов. Нужен, чтобы сканировать марки на лекарствах для отправки данных в Честный знак. Например, для Эвоторов лучше всего подходит сканер ЭвоСкан 012D BT. Он подключается к кассе по блютуз, легко настраивается и бістро сканирует марки и штрих-коды.

🍶Приложение для продажи маркированных товаров. При торговле лекарствами нужно автоматически обмениваться с Честным знаком данными — отправлять марки с товаров при продаже и делать приёмку от поставщиков по УПД. По умолчанию касса так сама не умеет. Чтобы научить, нужен специальный софт. 

Для касс Эвотора это приложение «Маркировка». Сервис позволяет выстроить всю работу с маркированными медикаментами по закону, а ещё включает сразу 4 оператора ЭДО, за которых не нужно доплачивать.

🧮Товароучётная система. Она помогает автоматизировать работу с номенклатурой лекарств: следить за остатками и полкой, управлять карточками товаров, планировать закупки, корректировать товарную базу. А ещё благодаря ей в чеках будет правильное название товаров и услуг, а когда какой-то товар будет продан, он автоматически спишется из остатков. Кассам Эвотора больше всего подходит товароучётная система «Управление ассортиментом». 

💳Эквайринг. Чтобы принимать от клиентов безнал, нужен эквайринг. Это банковская услуга, обычно для её подключения нужно идти в банк, подписывать договор, оформлять РКО. У Эвотора есть торговый эквайринг «Эвотор.PAY» — с ним можно подключить приём безнала за 1 день не выходя из дома в 1 из 11 банков-партнёров. 

Сервис для приёма сертификатов НСПК. Он нужен, чтобы клиенты смогли расплачиваться средствами, выделенными в рамках господдержки, на определённые товары для реабилитации. Не все кассы умеют принимать такие сертификаты, а те, которые умеют, нуждаются в специальном софте. например, для Эвоторов это приложение «Электронный сертификат. Товары» 

Что в итоге 

1. Аптекам и медучреждениям по закону нужна онлайн-касса — чтобы пробивать чеки, фискализировать платежи и работать с маркировкой. Есть исключения, но они только для сельских и удалённых районов. 
2. В работе аптек и медучреждений, реализующих лекарства, есть несколько особенностей. Две ключевые — это необходимость работать с маркировкой и возможность принимать электронные сертификаты НСПК. Кассы должны быть к этому готовы. 
3. Кассы Эвотор и специализированные программы для касс аптек обеспечивают надежную и эффективную работу, соответствующую современным требованиям.