Обязательная передача данных в ОФД

Раньше все операции на кассе предприниматели передавали в ФНС вручную — через бумажные отчёты. Сегодня всё автоматизировано: информация с фискального накопителя уходит в налоговую через ОФД — оператора фискальных данных. Это обязательное звено между вашей онлайн-кассой и ФНС, которое принимает, проверяет, шифрует и отправляет чеки.

В этой статье расскажем, почему передача данных в ОФД обязательна для всех пользователей онлайн-касс, какую роль играет оператор фискальных данных и что важно знать, чтобы соблюдать закон и не получить штраф.

Что такое ОФД и зачем он нужен

🔗 Оператор фискальных данных — это технический посредник между вашей онлайн-кассой и ФНС. Он принимает электронные чеки, которые вы пробиваете, защищает их с помощью шифрования и тут же передаёт в налоговую. Без подключения к ОФД онлайн-касса просто не сможет полноценно.

👮 Подключиться к ОФД обязан каждый предприниматель. В соответствии со ст. 1.1 закона № 54-ФЗ, каждая касса обязана отправлять чеки в налоговую через оператора фискальных данных в налоговую при каждой продаже. Если этого не происходит, чек считается недействительным.

🧾 ОФД фиксирует и хранит все чеки, обеспечивая прозрачность вашей торговли. Если оператор не подключён, налоговая не увидит ваши чеки, а значит, доходы не будут подтверждены, что может привести к штрафам. К тому же, при возврате товара покупателю не смогут выдать корректный чек.

Кроме этого, ОФД:

• защищает данные от несанкционированного доступа;
• хранит информацию не менее пяти лет;
• помогает ФНС отслеживать нарушения в работе продавцов;
• предоставляет налоговикам доступ к базе по их запросу.

Кто должен передавать фискальные данные в ОФД

Если вы торгуете товарами, оказываете услуги или выполняете работы, и закон обязывает вас использовать онлайн-кассу, то передача данных ККТ в ОФД для вас обязательна. Это не зависит от системы налогообложения, наличия подакцизных или маркированных товаров и вида деятельности. Обязаны работать с кассой? У вас должен быть ОФД!

Но тут есть исключения:
🏔️ Предприниматели в труднодоступных районах (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ). В таких местах интернет может быть нестабильным или отсутствовать вовсе. Там кассы обязаны использовать только компании и ИП, торгующие подакцизными товарами. Остальным касса не нужна, но они должны выдавать покупателю подтверждающий документ с обязательными реквизитами — даже рукописный. Например, магазин в селе Ключи Алтайского края может работать без кассы — значит, ему не нужен и ОФД.

🔇Предприниматели в местностях, отдалённых от сетей связи. Интернет в таких местах может работать без перебоев — дело не в покрытии, а в численности населения. Если в населенном пункте живёт до 10 тысяч человек и он включён в специальный региональный список, бизнес в нём может работать без ОФД.

Например, в селе Нижний Айрюм Гиагинского района республики Адыгея, магазины всё равно обязаны использовать онлайн-кассы и печатать чеки, но могут делать это в автономном режиме — без интернета. Заключать договор с оператором фискальных данных и платить за его услуги таким предпринимателям не нужно.

🙅Предприниматели, которые не обязаны использовать ККТ. В соответствии со ст. 2 закона № 54-ФЗ, есть целый ряд категорий предпринимателей и компаний, которые могут законно не использовать онлайн-кассы в своей работе.При соблюдении условий из статьи, ККТ могут не применять, например: 

• кредитные организации;
• газетные киоски; 
• самозанятые;
• целый ряд предпринимателей, работающих на патенте;
• с/х потребительские кооперативы;
• компании и ИП в отдаленных или труднодоступных местностях;
• аптеки в фельдшерско-акушерских сельских пунктах;
• компании и ИП при расчётах между собой в безналичной форм;
• образовательные организации;
• дома и дворцы культуры;
• компании и ИП при продаже билетов в театры с рук и т.д.

С полным списком исключений можно ознакомиться здесь. 

Также ИП на ПСН могут работать без касс, если вид их деятельности входит в перечень из ст. 346.43 НК, например: 

• уборка квартир;
• ремонт обуви;
• стирка и химчистка текстильных изделий;
• ремонт мебели;
• услуги в области фотографии;
• услуги в сфере дошкольного образования;
• ремонт ювелирных изделий, бижутерии и т.д.

Как происходит передача данных в ОФД 

Каждая продажа через онлайн-кассы сопровождается шифровкой данных фискальным накопителем, который затем и осуществляет передачу в ОФД фискальных данных, а оттуда уже в налоговую. Вот как это работает шаг за шагом:

1. Клиент заходит в торговую точку и оплачивает товар — наличными или картой. Если это онлайн-заказ, оплата проходит через сайт или приложение.
2. Продавец регистрирует продажу на кассе и печатает чек. При дистанционной покупке электронный чек отправляется покупателю по e-mail или в СМС.
3. Фискальный накопитель фиксирует операцию, шифрует сведения и готовит их к отправке.
4. Если касса в сети — данные моментально уходят в ОФД. Если интернета нет — информация временно хранится в накопителе и передаётся при следующем подключении.
5. ОФД проверяет чек на законность с помощью форматно-логического контроля (ФЛК). Он проверяет чек на соответствие 54-ФЗ — наличие обязательных реквизитов, нужных тегов и контролирует их корректность. Если чеки не отправлены в ОФД или не прошли проверку ФЛК, они не будут приняты ФНС. и наоборот — при успешной проверке, оператор примет чек, направит его клиенту и в налоговую.
6. ФНС получает в режиме онлайн информацию о каждой продаже: что продано, на какую сумму, когда, и кем оформлен чек. Это позволяет контролировать выручку бизнеса. 
7. Благодаря ОФД покупатель может сам проверить подлинность и корректность чека через мобильное приложение или сайт.

Какие данные передаются в ОФД

Передача данных в ОФД с Эвотора происходит через формирование и отправку фискальных документов. Это документы с информацией о кассовых расчётах, сведениях о пользователе кассы и о самой ККТ. Каждый из этих документов обладает уникальным форматом, что обеспечивает сохранность данных и позволяет их проверять. 

Это в том числе:

• кассовый чек, чек коррекции;
• бланк строгой отчетности (БСО);
• отчет о регистрации кассы;
• отчет об изменении параметров регистрации;
• отчет об открытии смены;
• отчет о текущем состоянии расчетов;
• запрос о коде маркировки;
• уведомление о реализации маркированного товара;
• отчет о закрытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя.

Больше всего налоговую интересуют кассовые чеки — потому что в них больше всего фискальных данных, например, вот такие:

Особенно важны фискальные признаки — уникальные коды, создаваемые фискальным накопителем для подтверждения подлинности чека. По сути, это цифровая подпись, которая доказывает, что информация в документе не была изменена после его формирования.

Не меньше внимания привлекают транзакционные данные, это один из ключевых источников информации для ФНС, так как они напрямую отражают текущую экономическую активность бизнеса.

Вот какие данные поступают в налоговую и как они используются:

В 2025 году налоговая особенно пристально следит за детальной товарной разбивкой в чеках. С июля 2021 года большинство предпринимателей обязаны указывать конкретные наименования товаров и услуг в фискальных документах. Эта детализация помогает ФНС глубже понимать специфику бизнеса и оперативно обнаруживать налоговые риски.

Сроки передачи данных в ОФД 

По закону, сроки передачи данных в ОФД не установлены — фискальные документы уходят оператору моментально, сразу после пробития чека. Если возникли технические неполадки — сломалась касса или нет доступа к интернету — передача данных может быть временно отложена. В этом случае фискальный накопитель сохраняет все документы в своей памяти. У предпринимателя есть 30 дней, чтобы устранить проблему. Как только связь будет восстановлена, накопитель автоматически отправит всё накопленное в налоговую.

Способ отправки данных зависит от условий, в которых работает бизнес. Есть 4 стандартных режима. 

• Онлайн-режим — данные отправляются в ФНС в момент покупки (при наличии интернета).
• Автономные территории — в труднодоступных районах допускается накопление данных и передача с задержкой.
• Отдалённые местности — разрешена работа без постоянного подключения, данные передаются периодически.
• Сезонный режим — касса может временно сниматься с учёта на период отсутствия работы.

Если бизнес работает в регионе с нестабильной связью, важно учитывать — фискальный накопитель имеет ограниченный объём памяти. Если вовремя не передавать данные, ФН может заполниться, а касса — заблокироваться. Вот актуальные лимиты на 2025 год:

Как настроить передачу данных в ОФД

Для настройки передачи данных в ОФД, надо выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Оформите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она понадобится для регистрации онлайн-кассы в налоговой и для первого входа в личный кабинет оператора фискальных данных. Получить КЭП можно через аккредитованные удостоверяющие центры ФНС.

Шаг 2. Выберите ОФД и заключите договор. Подберите оператора фискальных данных, ориентируясь на тарифы, удобство личного кабинета, поддержку и скорость передачи чеков. Всё оформляется удалённо — никуда ехать не нужно.  Например, вам наверняка подойдёт Платформа ОФД — надёжный оператор с широкой функциональностью, адекватными тарифами и быстрой скоростью передачи чеков в налоговую.

Шаг 3. Купите или арендуйте онлайн-кассу с фискальным накопителем. Для старта подойдёт, например, Эвотор 6 — компактное устройство, которое совмещает кассу, банковский терминал и сканер штрихкодов. Удобное решение, особенно если вы только открываете точку.

Шаг 4. Зарегистрируйте кассу в налоговой. Это можно сделать через личный кабинет ФНС или через личный кабинет ОФД — всё выполняется в электронном виде. После регистрации касса готова к работе.

Шаг 5. Подключить кассу к ОФД. Чтобы Эвотор отправлял чеки в ОФД, нужно настроить адрес и порт для обмена данными. Если работаете по ФФД 1.2, нужно также ввести адрес и порт ОИСМ. На Эвоторах это выглядит так: 

1. Открываем Настройки → ОФД.
2. Нажимаем «Настроить ОФД». 
3. Заполняем форму, в которой вписываем данные, например, для Платформы ОФД

Адрес для подключения: ofdp.platformaofd.ru 
Порт: 21101 
Адрес ОИСМ: ofdp.platformaofd.ru 
Порт ОИСМ: 21102

Для налоговой:

Название: ООО «Эвотор ОФД» 
ИНН ОФД: 9715260691

Что будет за нарушение порядка передачи фискальных данных 

За неприменению ККТ и соответственно непередачу данных в налоговую предусмотрен штраф, сумма которого зависит от организационной формы и расчётов, которые по мнению ФНС прошли мимо кассы. 

За повторное такое нарушение, если сумма расчётов превысит 1 000 000 ₽, могут ограничить деятельность точки на 90 дней. 

Если касса применяется при расчётах, но к ней не подключён ОФД, тоже будет штраф, но не такой крупный. Она также будет зависеть от организационной формы: 

Как проверить, что чеки действительно уходят в ОФД

Лучший способ — перейти в личный кабинет ОФД. Например, в личном кабинете Платформы ОФД можно найти и проверить нужный фискальный документ, воспользовавшись фильтрами — по дате, номеру смены, торговой точке, сумме покупки, типу операции и другим параметрам. У каждого чека отображается статус, по которому легко понять, был ли он успешно принят ФНС или возникла ошибка при передаче.

Коротко: как происходит передача данных в ОФД с онлайн-кассы

1. ОФД — это технический посредник между онлайн-кассой и ФНС. Он обеспечивает, что фискальные данные с кассы гарантированно будут зашифрованы и гарантировано доберуться до налоговой прямо в момент пробития чека продажи.
2. ОФД проверяет чек на соответствие 54-ФЗ — наличие обязательных реквизитов, нужных тегов и контролирует их корректность. Если чеки не отправлены в ОФД или не прошли проверку ФЛК, они не будут приняты ФНС.
3. ОФД отправляет в налоговую все данные, которые проходят через кассу — от имени кассира и до суммы налогов с конкретного товара. Но ФНС интересуют преимущественно фискальные данные: данные чеков, отчёты об открытии и закрытии смены, уведомления о продаже маркированных товаров и т.д.
4. Настроить передачу данных в ОФД легко — достаточно на кассе ввести данные нужного оператора, и дальше настройка произойдёт автоматически. А если этого не сделать — и продолжать работать без ОФД, можно получить штраф до 10 000 ₽.