Какую облачную кассу выбрать малому бизнесу и ИП в 2025 году 

Облачную кассу обычно используют интернет-магазины и компании, которые принимают дистанционные платежи и не выдают бумажные чеки, но хотят соблюдать требования 54-ФЗ. Суть та же, что и у обычных касс, только предприниматель не может подержать в руках физическое устройство — оно лежит в дата-центре. Рассказываем, как и какую облачную кассу выбрать для малого бизнеса в 2025 году, чтобы не прогадать. 

Что такое облачная касса и чем она отличается от обычной 

Вообще в законодательстве отсутствует такое понятие, как «облачная касса». Обычно под этим понимают виртуальную онлайн-кассу с доступом к ней через интернет. 

Облачная касса — это та же онлайн-касса, только без экрана и принтера. Она расположена в дата-центре поставщика сервиса, а не в точке продаж. Облачная касса работает через личный кабинет и полностью соответствует требованиям 54-ФЗ. 

Вся разница — в отсутствии физического устройства и чеках. С ней бизнес не печатает бумажные чеки, а просто отправляет электронные — на почту клиента или по смс. Это законно. 

По сути, точка продаж делегирует все заботы о чеках и поддержке провайдеру, который предоставляет облачную кассу. Это как вместо обычной флешки загрузить файлы на Гугл-диск: вы не носите с собой носитель, не беспокоитесь за его обслуживание и возможную утрату — эти опции закрывает облачный сервис. Так и с облачной ККТ: не нужно думать про обслуживание, замену фискального накопителя и обновление под законы — это забота облачной кассы. 

Как работает облачная касса

Облачная онлайн-касса — это по сути программный модуль, который подключен к платёжной системе, сайту магазина и банковскому счёту. Этот модуль «лежит» на сервере защищённого дата-центра. Он открывает доступ в личный кабинет, через который можно следить за платежами и чеками, открывать и закрывать кассовые смены, вручную формировать чеки и корректировать уже сформированные чеки. Тут же происходит управление кассой. 

Облачную кассу можно интегрировать с другими сервисами. Так как чаще всего её подключают для приёма платежей в интернете, сервис можно интегрировать с другими инструментами торгового предприятия и создать единую систему с:

• сайтом и платежной формой оплаты на нём;
• товароучетной системой.
• платежными системами и интернет-эквайрингом; 
• приложениями для приёма платежей на выезде, например, «Мобильным кассиром» Эвотора. 

Облачная касса умеет одновременно фискализировать несколько платежей. Например, если сразу несколько человек что-то покупает на сайте или одновременно проходит платёж от курьера и покупателя, облачная касса ставит их в очередь и друг за другом формирует чеки. Благодаря такому принципу, одного сервиса достаточно для платежей сразу в нескольких местах.

Схема работы облачной кассы выглядит так: 

1. Покупатель заказывает товар и оплачивает его картой на сайте. 
2. Платёжная система или банк подтверждают — деньги пришли, данные об этом  уходят через интернет в дата центр — к поставщику сервиса ККТ.
3. С помощью фискального накопителя (он тоже лежит в дата-центре) облачная касса создаёт чек, который уходит оператору фискальных данных (ОФД) и одновременно клиенту. 
4. Клиент получает чек по электронной почте или ссылкой в SMS. Параллельно ОФД сообщает о платеже в налоговую службу. Всё это происходит почти мгновенно и в автоматическом режиме. 

Какие бывают облачные кассы 

Чтобы разобраться, какая облачная касса лучше, разберёмся, какие вообще существуют. Есть три типа касс в облаке:

ФА — кассы только для автоматических торговых устройств. В ФА нет устройства ввода, дисплея, печатающего устройства. Такие сервисы используются например в: 

• автоматах для приёма платежей за ЖКХ или автомойку, парковку;
• кассах самообслуживания;
• банковских терминалах;
• кофейных автоматах;
• вендинговых аппаратах;
• почтоматах.

ФС — касса, предназначенная только для расчётов в интернете. Например, через неё принимают оплаты: 

• маркетплейсы;
• интернет-магазины;
• социальные сети;
• приложения такси и каршеринга;
• приложения для оплаты ЖКХ.

Ф — универсальные модели, которые могут использоваться в торговых точках и принимать дистанционные платежи

Кто может использовать облачные кассы 

С помощью облачной кассы можно фискализировать безналичные (а иногда и наличные) платежи в разных сферах бизнеса. Ключевое правило — отсутствие контакта с покупателем в момент расчёта или использование автоматических устройств для этого. 

По закону облачную кассу могут применять (п.п. 5.1, 5.6, 5.8, 5.9, 5.10 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ):

• интернет-магазины и любые другие площадки в интернете;
• мобильные приложения и программы для ПК;
• службы доставки;
• клининговые услуги, работы по установке дверей, окон, сантехнические работы и иные организации, оказывающие услуги на выезде;
• сервисы ЖКХ — платежи за жилое помещение и коммунальные услуги;
• службы такси и общественный транспорт;
• организации и ИП, осуществляющие вендинговую торговлю.

Есть несколько способов показать клиенту чек (п. 2 и п. 5.7 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ):

• направить на абонентский номер либо электронный адрес;
• направить на абонентский номер  или e-mail сведения о чеке — регистрационный номер ККТ, сумму, дата и время расчета, фискальный признак документа) и ссылку, по которой можно скачать чек;
• показать в момент расчета на телефоне, смартфоне или ином устройстве QR-код, при считывании которого чек скачается автоматически. 

На что обратить внимание при выборе облачной кассы

Лучшая облачная касса для ИП — это та, которая подходит конкретно вашему бизнесу по условиям и параметрам сервиса. Тут нет универсального решения. При выборе провайдера рекомендуем обращать внимание на такие параметры: 

💲Стоимость. И это не только тариф на аренду самого ККТ, важно смотреть на совокупные расходы: на покупку фискального накопителя, подключение ОФД, кассовый софт, интеграции и т.д. Поэтому правильнее всего изучит, что входит в тариф.

Например, в тариф «Цифровой кассы» Эвотора входит: 

• поддержка 24/7;
• ОФД в подарок;
• установка касс;
• замена и хранение фискального накопителя;
• помощь с регистрацией;
• экспертные консультации по 54-ФЗ.

🛠️Саппорт. Он должен помогать оперативно, круглосуточно и без выходных. Если клиент не может оплатить свой товар утром 1 января или ночью в субботу, вряд ли он вернётся к вам снова, когда техподдержка облачной кассы верётся на работу и поможет решить проблему. 

🦁Репутация. Лучше выбирать сервисы, которые не первый год на рынке и могут показать хорошие отзывы. Например, Эвотор производит кассы с 2016 года и имеет репутацию крупного и надёжного игрока на рынке ККТ. Примерно 1 млн торговых точек пользуется кассами Эвотора. Это говорит и о надёжности сервиса «Цифровой кассы» Эвотора. 

🧑‍💻Условия подключения. Авторитетные поставщики услуги берут на себя подкючение ККТ, регистрацию в налоговой, заключение договора и подключение к ОФД. Например, в «Цифровой кассе» Эвотора вам помогут с регистрацией ККТ в ФНС, подарят услуги ОФД и онлайн помогут с установкой облачной кассы. 

🧑‍🔧Условия обслуживания. Предупреждение об истечении срока фискального накопителя, его своевременная замена и оперативное устранение сбоев — признак хорошего сервиса. Например, в «Цифровой кассе» поставщик сам следит за накопителем и заранее предупреждает — пора оплатить новый. Как только приходит оплата, ребята сразу заменят накопитель. 

⛓️Интеграции. Чтобы интегрировать облачную кассу в единую систему, важно наличие готовых интеграций с сервисами цифровой инфраструктуры торговли — CMS, CRM, эквайрингом или платёжным сервисом, товароучётной системой, сервисом управления финансами, мобильным приложением для приёма оплат, другими системами — по API. 

🛋️Удобство интерфейса. Облачной кассой обычно управляют через Личный кабинет. От того, насколько он комфортен и функционален, зависит удобство при использовании сервиса. Например, внутри личного кабинета «Цифровой кассы» Эвотора есть функционал для формирования чеков, мониторинга транзакций, фискализация по реестру, отслеживания состояния ККТ.  

Какую облачную кассу выбрать 

Для интернет-магазина и облачного сервиса подойдёт только касса типа ФС — для приёма оплат в сети. У «Цифровой кассы» Эвотора есть такое решения. Также интернет-магазину важно, чтобы у облачной ККТ были интеграции с сервисом эквайринга, CMS и товароучётной системой — чтобы платежи учитывались во всех важных бизнесу системах.  

Для вендинговой торговли. Вендинговые аппараты принимают платежи с помощью автоматических модулей, для них нужны кассы типа ФА и будет достаточно интеграции с эквайрингом.  

Для такси в основном используют облачные кассы, которые принимают оплаты через интернет — так как расчёты происходят в основном через приложение. Это тип ККТ ФС. Интеграция с приложением обычно настраивается по API силами разработчиков, поэтому для этих сервисов подойдут облачные кассы и простой и понятной документацией API. 

Для курьеров и выездных услуг важно принимать платежи через специальное мобильное приложение для расчётов на выезде. Например, для Эвоторов это приложение «Мобильный кассир». У некоторых других облачных касс тоже есть подобные сервисы. 

Сколько стоит облачная касса 

Стоимость использования облачной кассы складывается из нескольких составляющих: 

Аренда кассы. В отличие от обычной, облачную кассу арендуют, а не покупают. Стоимость аренды обычно — стоимость тарифа. Например, у «Цифровой кассы» Эвотора — от 1750 ₽ до 3200 ₽ в месяц. 

Фискальный накопитель. Предприниматели покупают накопитель отдельно, его стоимость не входит в аренду. Цена может отличаться у разных сервисов: 

• на 15 месяцев — 8500 – 11 000 ₽, 
• на 36 месяцев ― 13 000 – 15 000 ₽. 

Оператор фискальных данных. Его услуги часто тоже оплачиваются отдельно — тут всё зависит от выбранного сервиса. Стоимость услуг обычно зависит от длительности тарифа и в среднем составляет около 450 ₽. Хотя некоторые сервисы предоставляют ОФД бесплатно — например, «Цифровая касса» Эвотора.

Дополнительные услуги. Операторы могут предлагать дополнительные услуги за отдельную плату ― настройку кассы, замену и хранение ФН, помощь в регистрации кассы. Хотя, например, у «Цифровой кассы» Эвотора эти услуги входят в тариф. 

Преимущества облачной кассы

✅Главное преимущество — экономия. Когда вы подключаете облачную кассу, вы нее покупаете оборудование, а поэтому нет серьёзных вложений на старте. Плюс, одну кассу могут использовать сразу несколько сотрудников и даже несколько интернет-магазинов — при условии, что деньги принимает одно и то же предприятие или ИП.

Кроме того, сервис облачной кассы:

• обеспечивает техническое обслуживание кассы, защиту данных;
• позволяет отслеживать операции по кассе через личный кабинет;
• гарантирует отправку фискальных документов в ФНС России.

❌Но есть и главный недостаток — использовать кассу не могут офлайн-бизнесы. А те, кто могут — не получают кассу в собственность. Как только их тариф закончится, доступ к кассе закроют. 

Как подключить облачную кассу 

Обычно процесс отличается у разных провайдеров. Расскажем, как это происходит у «Цифровой кассы» Эвотора. Процесс состоит из 5 этапов, у других провайдеров мжет быть больше: 

1. Заполнение анкеты — предприниматель вносит данные о компании и расчётах. 
2. Оплата по счёту — предприниматель оплачивает тариф со счёта компании или ИП.
3. Регистрация в ФНС — предприниматель подписывает заявление в ФНС на присвоение кассе регистрационного номера и получает его
4. Отправка отчёта о регистрации ККТ в ФНС — предприниматель подписывает его электронной подписью. 
5. Привязка кассы к сайту или эквайрингу — предприниматель выбирает интеграцию из списка и настраивает её по инструкции. 

На каждом этапе подключения вы будете получать инструкции и письма с подсказками. А когда все будет готово. можно пробить первый чек — чтобы точно подтвердить, что касса работает, чеки фискализируются, а данные отправляются в ОФД. Можно работать и радоваться. 

Коротко: какую облачную кассу выбрать для ИП и малого бизнеса

1. Облачная касса — это та же онлайн-касса, только без экрана и принтера. Она расположена в дата-центре поставщика сервиса, а не в точке продаж и управляется через личный кабинет. 
2. Облачная касса подходит только тем, кто принимает платежи в интернете или дистанционно: интернет-магазинам, курьерским службам, такси, вендинговым торговцам, облачным сервисам.
3. При выборе облачной кассы важно учитывать индивидуальные запросы бизнеса — наличие интеграций с нужными вам сервисами товарного учета, CMS, эквайринга. Также стоит учитывать стоимость тарифа и что в него входит, стоимость фискального накопителя, условия работы техподдержки, стоимость ОФД и удобство интерфеса — насколько всё удобно и понятно.