Какие штрафы могут быть за отсутствие онлайн касс

Представьте: вы спокойно торгуете себе пирожками, кофе или носками с ламами. Всё идёт по плану, клиенты довольны, деньги капают. А потом — бам! — на горизонте появляется инспектор с папочкой и выражением лица, как у Шерлока. «А где, — спрашивает он, — ваша онлайн-касса, уважаемый предприниматель?»

И вот уже вы не пекарь, не бариста и не продавец носков, а — потенциальный нарушитель, которому угрожают штрафы пострашнее арендной платы в Москве.

В этой статье — всё, что нужно знать, чтобы не стать героем бизнес-ужастика. Кто обязан ставить кассу, какой предусмотрен штраф за отсутствие онлайн–кассы, как ФНС может выявить нарушения и как избежать проблем. 

Кто обязан использовать онлайн-кассы в 2025 году 

Если вы принимаете деньги от физических лиц — скорее всего, ККТ вам нужна. Это касается (п. 1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ):

• ИП на УСН, ОСН, ЕСХН, ПСН (в большинстве случаев);
• ООО, ЗАО и другие юрлица — при любых наличных расчетах;
• курьеров, мастеров на выезд, интернет-магазинов, кафе и ресторанов;
• компаний, оказывающих услуги — от автомойки до стоматологии.

Даже если вы получаете деньги по QR-коду или переводом на карту, это тоже считается расчетом — и требует выдачи клиенту чека. А если работаете через посредника — не факт. 

Допустим, ИП продаёт кроссовки через Вконтакте Клиенты переводят ему деньги на карту и иногда платят наличкой при встрече. Магазина нет, сайта нет, только Direct и посты. И всё равно — касса нужна. Потому что это расчёты с физлицами, и они подпадают под требования 54-ФЗ.

А вот если тот же ИП продаёт на Wildberries или Ozon, и чеки за него выбивает сам маркетплейс — онлайн-касса ему в этом процессе не нужна. Главное, чтобы расчёты шли через площадку, а не напрямую.

☝️В общем: большинство предпринимателей обязаны использовать онлайн-кассы. Если налоговая обнаружит нарушение при работе, например, непробитие чека, предпринимателя могут оштрафовать.

Кто может законно работать без кассы 

Онлайн-касса требуется не всем. Закон предусматривает несколько исключений — как по видам деятельности, так и по форме налогообложения.

✅ Самозанятые. Если вы зарегистрированы как самозанятый и применяете налог на профессиональный доход, онлайн-касса вам не нужна. Это касается всех видов деятельности — независимо от того, вы оказываетесь услуги, торгуете товарами или сдаёте жильё.

Вместо кассы чеки формируются в приложении «Мой налог», а ФНС автоматически получает всю информацию о расчётах.Онлайн-касса потребуется только в двух случаях:

• если вы превысите лимит доходов (2,4 млн ₽ в год) или по иной причине утратите статус самозанятого;
• если по собственной инициативе решите использовать кассу.

✅ ИП на патенте. Предприниматели, работающие на патентной системе налогообложения (ПСН), могут не использовать онлайн-кассу, если попадают под перечень видов деятельности, указанный в п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Сейчас в этом перечне более 80 видов деятельности, в том числе:

• ремонт и пошив обуви;
• экскурсионные и туристические услуги;
• частная детективная деятельность;
• изготовление изделий из кожи;
• ремонт игрушек и очков;
• содержание и уход за животными;
• услуги по вспашке земельных участков и т.д.

Право не применять кассу сохраняется при выполнении определённых условий. Например, важно не выходить за пределы патента, соблюдать лимиты и не использовать онлайн-оплату, если она исключена условиями применения льготы.

✅ Отдельные случаи для ИП и ООО. Некоторым предпринимателям и организациям за неприменение онлайн-кассы штраф не грозит — они могут работать без ККТ при соблюдении особых условий, попадая в специальные категории или проводя операции, при которых не нужна кассы:

• безналичные расчёты между ИП и юрлицами — если деньги поступают по реквизитам банковского счёта (не через карту и не наличными), чек не нужен (п. 9 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
• ИП в отдалённых или на труднодоступных территориях — если ваш населённый пункт включён в перечень таких территорий, можно работать без кассы. 

особые виды деятельности — перечислены в п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Например, торговля печатной продукцией в киосках, продажа мороженого и напитков в розлив, сезонная торговля арбузами, бахчевыми и овощами с лотка, розничная торговля на рынках и ярмарках.

Все остальные обязаны использовать онлайн-кассы. Если налоговая обнаружит нарушение при работе, например, непробитие чека, предпринимателя могут оштрафовать. Расскажем о наиболее распространённых нарушениях и ответственности за них. 

Штраф за отсутствие онлайн-кассы

👮В чём нарушение: предприниматель работает, принимает от клиентов платежи, но чеки не бьёт и кассу не использует. Это исключает контроль со стороны налоговой. 

💲Какой штраф. За работу без онлайн-кассы штрафы могут достигать сотен тысяч рублей. Конкретная сумма зависит от суммы расчётов в точке, на которую предприниматель должен был, но не пробил чеки, и организационной формы. 

Пример: ИП продал кофе в островке в торговом центре на 800 000 ₽. Деньги принимал от клиентов наличными, все расчеты проводил без кассы, чеков не выдавал. Если это обнаружит ФНС, штраф будет от 200 000 ₽ до 400 000 ₽

Штраф за незарегистрированную ККТ

👮В чём нарушение: касса вроде бы как есть, но предприниматель не прошёл регистрацию ККТ в налоговой. Поэтому ФНС не получает данные о платежах и не может проконтролировать уплату налогов. Контроля со стороны государства нет. Это же касается случаев, когда кассу не перерегистрировали, хотя должны были. 

💲Какой штраф. Как и в первом случае, за использование незарегистрированной онлайн-кассы штрафы для ИП и ООО будут отличаться.

Пример: предприниматель приобрёл онлайн-кассу, запросил регистрационный номер в ФНС — и с облегчением выдохнул: «Готово, можно работать». Но не тут-то было. Получить номер — это только половина дела. Чтобы касса действительно считалась зарегистрированной, нужно ввести этот номер в саму ККТ, распечатать отчёт о регистрации, отправить его в налоговую и дождаться карточки регистрации. Без этих шагов касса для ФНС всё ещё как чемодан без ручки — вроде есть, но не считается.

Штраф за непробитый чек

👮В чём нарушение: если продавец не выдал покупателю чек (или БСО, если чек напечатать не получилось), для налоговой это как книга без последних страниц: непонятно, чем всё закончилось. Без чека не видно, была ли вообще продажа и правильно ли начислены налоги.

💲Какой штраф. Если нарушение имело разовый характер, а чек не выдали покупателю по ошибке, точка может отделаться предупреждением. В иных случаях будет штраф.

Если вовремя исправить нарушение — в течение 3 дней с момента непробития чека сформировать чек коррекции и отправить в налоговую уведомление о непробитом чеке — штрафа не будет.  

Пример: продавец провёл оплату по эквайрингу, но забыл выдать покупателю и слип, и фискальный чек. Ошибку заметил сразу и среагировал грамотно: оформил чек коррекции и уведомил налоговую о том, что чек не был пробит.

Штраф за чек с ошибкой

👮В чём нарушение: не тот способ оплаты в чеке, лишние товары, некорректная стоимость — всё это приводит к расхождениям в реальных доходах и данных по ККТ. А значит, ведёт к некорректному расчёту налогов и возможно даже к уклонению от них.

💲Какой штраф. Ошибки в чеках приравниваются к нарушению порядка и условий применения ККТ (письмо ФНС от 18.04.2022 № АБ-4-20/4695@). А значит, ответственность за это будет такой: 

Но как и в случае выше, если в течение 3 дней пробить чек коррекции и уведомить налоговую об ошибке, штрафа не будет. 

Пример: кассир по ошибке пробил клиенту две банки зелёного горошка, хотя тот взял только одну. Покупатель оказался внимательным и вернулся разобраться. Продавец не стал спорить — признал лишнюю позицию, оформил чек с признаком «Возврат прихода», вернул деньги за лишнюю банку и пробил новый правильный чек с признаком «Приход».

Как ФНС может выявить нарушения с кассой

В 2025 году, несмотря на мораторий на плановые проверки, штрафы для ИП за работу без онлайн-кассы никто не отменял. Налоговая по-прежнему может нагрянуть с внеплановой проверкой, найти нарушения и 

Когда и почему налоговая приходит

Внеплановая проверка ККТ проводится по решению руководителя или зама инспекции ФНС, часто с согласования прокуратуры. Поводом может стать любая подозрительная активность — такие сигналы налоговая называет индикаторами риска.

Вот что может насторожить ФНС:

Касса зарегистрирована, но в течение 60 дней от неё не поступают фискальные данные. То есть, либо касса мертвая, либо бизнес её просто не использует — и это сразу красный флаг.

За 30 дней слишком много возвратов: если чеков с признаком «возврат прихода» больше 30% от всех приходных чеков — повод задуматься. Исключение — ломбарды. 

Если доля чеков коррекции за месяц превышает 30% от общего количества фискальных документов — это тоже считается аномалией.

Как проходят проверки

Нарушения могут выявить как очно, так и дистанционно — и не всегда вы узнаете об этом заранее. Вот что используют налоговики:

Наблюдение за вашей деятельностью. ФНС получает информацию из разных источников — от жалоб клиентов до публикаций в СМИ. Да-да, даже пост покупателя в соцсетях с фото: «Чай вкусный, но чека не дали», — может стать поводом для интереса.

Документарная проверка. Без визита, но с подключением к вашей кассе через Личный кабинет ККТ. Проверяют фискальные данные, сверяют чеки, могут запросить объяснения.

Контрольная закупка. Классика жанра: налоговики приходят под видом обычных покупателей. Если чек не выдали — привет, протокол.

Выездное обследование. Инспектор приходит в ваш магазин или точку продаж, чтобы на месте глянуть, работает ли касса и как она используется.

Полноценная выездная проверка. Это уже серьёзно: осмотр, документы, допросы, экспертиза и прочие радости жизни.

Как избежать штрафов при работе с онлайн-кассой

Чтобы не платить штрафы за онлайн-кассу, ООО и ИП достаточно соблюдать несколько простых правил.

Проверьте, нужна ли вам касса. Если вы ИП на патенте или самозанятый — перечитайте исключения. Если не уверены, проконсультируйтесь с налоговым специалистом в поддержке Эвотора.

Зарегистрируйте кассу правильно. Оформляйте всё через личный кабинет налогоплательщика. Используйте надёжного ОФД и проверьте, чтобы касса была в реестре ФНС. Например, как все кассы Эвотора.

Используйте только исправную и актуальную кассу. Следите за обновлениями прошивки, фискального накопителя и сроками замены. Устаревшая касса = риски. Например, мы в Эвоторе всегда своевременно обновляем кассы пользователей под требования законодательства. 

Всегда выдавайте клиентам чеки. Просто потому что так надо. Возьмите за правило: если вы приняли оплату — вы обязаны пробить продажу через кассу и выдать чек. Всегда. 

Используйте надёжное ПО. Установите программы, которые автоматически подставляют налоговые ставки, применяют нужный режим налогообложения и синхронизируются с системой маркировки. Соблюдать требования законодательства и не напрягаться помогают приложения-соратники на кассе Эвотора.

Подытожим

Работа без онлайн-кассы в 2025 году — это как погоня на мотоцикле с полицией без прав. Вы, может, и быстрее, но штраф всё равно догонит.

Поэтому запомните:

• штраф за отсутствие онлайн-кассы может быть несколько сотен тысяч — всё зависит от суммы расчёта без кассы. 
• Даже одна непробитая продажа — уже повод вас наказать.
• Всё, что вы пробиваете на кассе, видно ФНС. А всё, что не пробиваете — не видно. И инспекция активно будет пытаться это узнать. 

Применение онлайн-кассы — это не только закон, но и удобство: для контроля выручки, автоматизации и даже доверия клиентов. А с кассами «Эвотор» — ещё и просто.