Как выбрать онлайн-кассу для малого бизнеса и ИП 

Любая онлайн-касса должна интегрироваться в рабочую точки, обеспечивать скорость и удобство использования, поддерживать связь с системой учета товаров, и конечно соответствовать требованиям 54-ФЗ. А ещё она должна подходить конкретно под ваши задачи. Рассказываем, как выбрать онлайн-кассу: какие бывают варианты и на какие характеристики смотреть, чтобы найти подходящую. 

Какие кассы бывают 

Все онлайн-кассы можно условно разделить на 5 видов: 

• смарт-терминалы;
• POS-системы;
• фискальные регистраторы;
• облачные кассы
• кассовые программы.

Смарт-терминалы

Это компактные и часто автономные кассы с сенсорным экраном для торговых точек, сферы услуг и общепита с небольшим или средним потоком клиентов. Например, Эвотор 6, Эвотор 7.3 или Power СТ. Часто одного смарт-терминала уже достаточно для старта торговли — во многие модели уже встроены сканеры, принтеры чеков, банковские терминалы для приёма карт. 

Это самый простой и бюджетный вариант, плюс на них можно установить любое современное кассовое ПО, а управляются смарт-терминалы примерно как смартфоны.

POS-системы (Point of Sale) 

Это комплекс оборудования и софта для автоматизации продаж и учета в торговых точках, кафе, ресторанах и других заведениях. Обычно POS-система состоит из: 

• фискального регистратора;
• принтера чеков;
• сканера штрих-кодов;
• экрана кассира;
• банковского термина;
• денежного ящика и иного оборудования. 

Также POS-система обычно включает программное обеспечение для обработки платежей, ведения учёта товаров, аналитики продаж запуска программы лояльности. POS-системы ставят преимущественно в крупных торговых точках и заведениях общепита — с большим трафиком. Они помогают ускорить обслуживание клиентов, минимизировать ошибки и повысить эффективность бизнеса. Например, собственную POS-систему можно собрать на основе кассы Эвотор Power. 

Фискальные регистраторы

Они не работают сами по себе, а лишь печатают чеки и отправляют данные в налоговую. Фискальные регистраторы подключают к системе, на которой пробиваются продажи. Обычно это ноутбук, компьютер или иное устройство со своей кассовой программой. Чаще всего фискальные регистраторы — часть POS-системы. 

Облачные кассы

Это отличный ответ на вопрос, какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина. Вам подойдёт цифровая касса — это как обычная касса, только в облаке. Такая касса так же фискализирует онлайн-платежи по 54-ФЗ, но существует лишь виртуально — ей не нужно какое-либо физическое устройство. Все данные хранятся в специальной базе данных — облаке, чеки отправляются на почту клиента или по номеру телефона, а управление кассой происходит через личный кабинет. Например, Цифровая касса Эвотора. 

Кассовые программы 

Это не сами устройства, а программный интерфейс для них, с помощью которого можно усилить кассу и добавить ей преимуществ. Например, кассовая программа «Эвотор.Касса». С её помощью можно превратить устройство другого производителя в полноценный Эвотор — и так сделать кассу умнее, быстрее и удобнее для кассиров. 

Представим, что вы получили кассу в банке бесплатно — по условиям подключения РКО. Допустим, это касса PAX A930. На ней уже есть предустановленный интерфейс, но он вас по каким-то причинам не устроил. Вы устанавливаете «Эвотор.Кассу» и превращаете свой PAX A930 в полноценный Эвотор: 

• с простым и удобным интерфейсом;
• с возможностью подключить 850+ приложений для бизнеса;
• с личным кабинетом для анализа продаж, удаленного управления номенклатурой и сотрудниками;
• с простой работой с учётом и ассортиментом. 

На что обратить внимание при выборе кассы

Определяясь, какую онлайн-кассу лучше выбрать, правильнее всего смотреть не только на цену. Есть ряд критериев, которые часто важнее цены. Например: 

🔋Автономность. Если у кассы есть аккумулятор, она сможет работать 8–12 часов без электричества и подзарядки. Это важно для курьеров, уличной торговли или точек с перебоями в электричестве. 

🤏Размер. Если у вас небольшой продуктовый у дома, булочная, островок в ТЗ или точка продажи кофе «to go», правильнее выбрать небольшое устройство, которое не будет занимать много места на прилавке и сэкономит вам пространство. 

🧾Скорость печати чеков. Точкам с большим трафиком важно не создавать очереди, поэтому касса должна быстро печатать чеки. Например, Power СТ печатает чеки со скоростью 300 мм/с — это настолько быстро, чтобы в кассовой зоне не скапливались очереди. А благодаря ширине печатной ленты до 80 мм, устройство подойдёт для печати длинных названий товаров и услуг. 

📸Встроенный сканер. Он особенно нужен для продавцов маркированных товаров — чтобы сканировать марки и отправлять в Честный знак. Обычно устройство покупают отдельно, но иногда в кассах есть встроенный 2D-сканер — тогда на его покупке можно сэкономить. Например, встроенный сканер есть в Эвотор 6.

💳Встроенный эквайринг. По закону нельзя ограничивать покупателей в формах оплаты. Поэтому вам в любом случае придется подключать эквайринг, но если в кассе будет встроенный модуль для приёма оплат — вы сэкономите на пинпаде. 

🛜Подключение к интернету. Есть три стандартных способа: интернет-кабель, wi-fi или смарт-карта. Если торговля ведется в условиях, где нет стационарного интернета, правильнее всего выбирать кассу с возможностью подключения смарт-карт и мобильного интернета. Иначе вы не сможете отправлять данные в ФНС. 

📱Кассовая программа. Это программный интерфейс, в котором будут работать кассиры. Именно от возможностей кассовой программы зависит, сможет ли продавец вывести популярные товары на экран, принять смешанную оплату или отправить электронный чек без печати бумажного. Если интерфейс будет недостаточно понятный и удобный, вы будете тратить время на обучение сотрудников, а они — долго пробивать чеки. 

Также, в некоторых программах базовая функция «пробить» чек предоставляется бесплатно, а вот дополнительные относятся к платным приложениям. Поэтому при выборе кассы обратите внимание, все ли необходимые функции есть в кассовой программе. 

Какую онлайн-кассу выбрать для бизнеса и ИП 

🛍️Для небольшой розничной точки важно сохранить максимум места за прилавком и сэкономить на дополнительном оборудовании. С этими задачами отлично справляется Эвотор 6 — компактное устройство, которое совмещает сразу 3 устройства: кассу, сканер штрихкодов и марок, терминал для приёма карт и СБП. Касса идеально подходит для работы с маркированными товарами, а также упрощает приемку товара и ведение товарной базы.

Встроенный сканер моментально распознаёт по штрихкоду товар, а касса находит его среди 18 млн позиций в постоянно обновляющейся базе. Остаётся ввести цену и количество. Эвотор 6 весит 450 г, удобно лежит в руке. 6-дюймового экрана достаточно, чтобы комфортно работать с товарами.

🛴Для уличной торговли и курьеров важны компактные размеры и автономность. Например, онлайн-касса Эвотор 5i — это решение 2 в 1. В одном компактном устройстве умещаются касса и терминал для приёма карт. Эвотор 5i подойдёт всем, кто принимает платежи на выезде: от рыночных торговцев, до курьеров. 

Эвотор 5i весит 360 граммов и помещается в карман куртки. Касса может функционировать до 12 часов без необходимости подзарядки, обеспечивая вам и вашим сотрудникам непрерывную работу.

🏪Для точек с большим трафиком подойдёт Power-СТ — новая умная онлайн-касса с мощным процессором и высокой скоростью печати чека. Подойдёт большим магазинам и кафе, а также любому бизнесу с высокой нагрузкой в пиковые часы. 

Power печатает чеки со скоростью до 300 мм/c, встроен автоотрезчик. К кассе можно подключить самый простой монитор, чтобы транслировать на экране рекламу. Вы также можете подключить сканер, пинпад для приема платежей и весы для взвешивания товаров и собрать полноценную POS-систему. 

🍴Для общепита отлично подойдёт Эвотор 10 — онлайн-касса с самым большим среди Эвоторов экраном, расположенным по горизонтали. Подойдёт всем, кто использует карточки с фотографиями товаров, включая кафе и рестораны. Касса отлично интегрируется с программами ресторанного учёта R-Keeper, Quick Resto, Dooglys.

Эвотор 10 обладает небольшим размером, по сравнению с обычными POS-системами, которые используются в HoReCa. А ещё касса работает до 12 часов без подзарядки: можно торговать в ресторане, на террасе, в палатке и на фестивале. 

🧰Для сферы услуг — хороший выбор Эвотор 7.3. Она подойдёт тем, кому важна возможность без розетки работать на кассе — салонам красоты, спортклубам и ремонтным мастерским, клининг-сервису. Современный дизайн смарт-терминала гармонично впишется в любой дизайн. 

Смарт-терминал Эвотор 7.3 интегрируется с «ПрофСалоном» и «Услугами.PRO» — системами автоматизации в сфере сервиса. А 14 часов работы без подзарядки позволят брать устройство с собой на выезд или пробивать чеки вне кассовой зоны. 

Что подключить кроме кассы 

Обратите внимание на необходимость приобретения иного оборудования и софта, а именно: 

💾Фискальный накопитель. Это флешка, на которую касса записывает всю информацию о расчётах. Без неё касса работать не может. Фискальные накопители различаются сроком действия: 15 месяцев или 36 месяцев. Это максимально возможный срок службы накопителя, дольше которого он не проработает. Выбирать его нужно под вид деятельности и систему налогообложения, подробнее об этом здесь.

🔗Оператора фискальных данных. Это сервис-посредник между предпринимателем и налоговой: кассы передают данные оператору, там их обрабатывают, шифруют и передают в налоговую. У Эвотора есть свой оператор фискальных данных — «Платформа ОФД». Чтобы начать работу, зарегистрируйтесь на сайте «Платформы ОФД» с помощью квалифицированной электронной подписи и заключите договор. Как его настроить на кассе — читайте здесь.

🧮Товароучётную систему. Она помогает автоматизировать работу с номенклатурой: следить за остатками и полкой, управлять карточками товаров, планировать закупки, корректировать товарную базу. А ещё благодаря ей в чеках будет правильное название товаров и услуг, а когда какой-то товар будет продан, он автоматически спишется из остатков. Кассам Эвотора больше всего подходит товароучётная система «Управление ассортиментом». 

🍶Приложение для продажи маркированных товаров. Если вы торгуете пивом, молочными продуктами, одеждой, сладкой газировкой или, скажем, моторными маслами, вам нужно автоматически обмениваться с Честным знаком данными — отправлять марки с товаров при продаже и делать приёмку от поставщиков по УПД. По умолчанию касса так сама не умеет. Чтобы научить, нужен специальный софт. 

Например, для касс Эвотора это приложение «Маркировка». Сервис позволяет выстроить всю работу с маркированными товарами по закону, а ещё включает сразу 4 оператора ЭДО, за которых не нужно доплачивать. 

💳Эквайринг. Чтобы принимать от клиентов безнал, нужен эквайринг. Это банковская услуга, обычно для её подключения нужно идти в банк, подписывать договор, оформлять РКО. У Эвотора есть торговый эквайринг «Эвотор.PAY» — с ним можно подключить приём безнала за 1 день не выходя из дома в 1 из 11 банков-партнёров. 

📱Кассовую программу. Бывает, что функционал предустановленного приложения не соответствует потребностям точки. Например, не позволяет вывести популярные товары на экран, принять смешанную оплату или отправить электронный чек без печати бумажного. Чтобы получить такие возможности, стоит найти подходящую кассовую программу. 

Что будет, если работать без кассы

Будут штрафы. Торговля без кассы — это нарушение 54-ФЗ, за таким пристально следит налоговая. Если кто-то пожалуется, вас могут оштрафовать по ст. 14.5 КоАП: 

Коротко 

1. Есть несколько видов касс: смарт-терминалы, фискальные регистраторы, POS-системы и даже кассовые программы, которые можно установить на любую кассу. Выбор конкретной из них зависит от потребностей и специфики бизнеса. 
2. Правильнее всего при выборе онлайн-кассы смотреть на автономность, скорость печати чеков наличие встроенных устройств, размер экрана и кассовую программу — насколько она удобная и функциональная. 
3. Обычно разные кассы подходят под разные сферы и ниши бизнеса. Например, Эвотор 6 отлично подойдёт для небольшой торговой точки, а Power СТ — для крупной сети и общепита.