Как пробивать чеки на предоплату, аванс и их возврат— по закону

По закону, продавец обязан пробивать кассовые чеки, даже когда получает от покупателя предоплату или аванс. Это требование действует как на зачет оплаты, так и на возврат. При этом, порядок пробития таких чеков отличается. Рассказываем, как пробивать чеки на предоплату и аванс, и как по ним делать возврат, если у вас в точке Эвотор. 

Что такое аванс, предоплата и чем они отличаются 

На первый взгляд может показаться, что «аванс» и «предоплата» — это одно и то же: клиент даёт деньги вперёд, а товар или услугу получает позже. Но с точки зрения закона и чеков — это два разных сценария, и важно понимать разницу, чтобы пробивать всё корректно.

🪙Аванс — это платёж вперёд, но с открытым назначением. Клиент ещё не определился, что именно купит, а вы — не можете точно указать, за что получаете деньги. Например, человек вносит 10 000 ₽, чтобы потом выбрать что-то из ассортимента на эту сумму. Или, например, человек, покупает подарочную карту: на что он её потратит в будущем неизвестно, чек нужно пробить уже сейчас. В таких случаях в чеке указывается тип расчёта «аванс», но без конкретных товаров или услуг.

💰Предоплата — это уже целевой платёж. Клиент заранее знает, что именно он покупает, и вы можете сразу прописать в чеке наименование товара или услуги. Предоплата может быть как частичной (например, 30 % от суммы заказа), так и полной (вся сумма сразу). В чеке обязательно указывается признак расчёта «предоплата» и перечень оплачиваемых позиций.

💁Разница — в назначении платежа. В случае с авансом, до конца неясно, за что именно происходит расчёт. При предоплате же всё уже известно: и товар, и сумма, и сроки. Предоплаты и авансы нужно оформлять в чеках особым образом. Когда отдаёте покупателю товар, нужно пробивать итоговый чек и в этом чеке указывать размер предоплаты. 

Особенности работы с предоплатой и авансом на кассе Эвотор

Чтобы корректно пробивать предоплату и авансы, важно учитывать особенности работы на кассе. Если у вас Эвотор, их может быть как минимум 3

1. Если вы работаете с НДС и принимаете предоплату, будьте особенно внимательны к ставке налога в карточке товара. При предоплате нужно указывать расчётную ставку НДС — 5/105, 7/107, 10/110 или 20/120. Если оставить стандартную ставку (например, просто 20 %), система может неправильно рассчитать налог.

Чтобы избежать путаницы, заведите в товарной номенклатуре две карточки: одну с обычной ставкой НДС — для продажи «здесь и сейчас», вторую — с расчётной ставкой, специально для предоплаты.

2. Если продаёте маркированные товары по предоплате, касса не попросит код маркировки сразу. Это нормально. Эвотор запросит его позже — когда вы будете выбивать итоговый чек на отгрузку. Именно тогда система отправит информацию о выбытии в «Честный Знак».
3. В карточке товара, по которому вы принимаете предоплату или аванс, должна быть указана полная стоимость. Тогда при оформлении итогового чека нужная сумма автоматически подтянется — и вам не придётся ничего пересчитывать вручную.

Когда нужно указывать признак расчёта в чеке

Признак способа расчёта (тег 1214) — это обязательный реквизит в фискальном чеке. Он показывает, как именно клиент платит:

• вся сумма сразу или частями;
• до или после получения товара;
• в кредит или с авансом.

Этот признак помогает налоговой понимать, на каком этапе сделки произошёл расчёт, и корректно учитывать НДС, маркировку и отгрузку.

По закону (приказ ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662), печатать признак расчёта на чеке нужно только если расчёт отличается от полного. То есть, если платёж — это аванс, предоплата, постоплата или кредит. Эвотор сам подставляет нужный признак расчёта — важно лишь правильно настроить карточку товара и выбрать подходящий способ оплаты при продаже. Если покупка оплачена полностью при получении — ничего дополнительно печатать не нужно, но касса всё равно передаёт этот признак оператору фискальных данных (ОФД).

Что нужно, чтобы пробивать авансы и предоплаты на кассе Эвотор

Чтобы Эвотор корректно пробивал авансы и предоплаты, касса должна отвечать определённым требованиям и содержать определённый софт. Вот минимальные требования: 

• Приложение «Предоплата и аванс» — чтобы принимать полную предоплату.
• Приложение «Комбооплата» — чтобы учесть предоплату в итоговом чеке.
• Прошивка ОС для Эвотор 5 / 5i / 7.2 / 7.3 / 10 версии 4.9.10 или выше. Для Эвотор Power —  5.3.6 или выше. Для Эвотор 6 —  5.2.13 или выше. Проверить версию прошивки можно в Настройки → Обслуживание кассы → Версия ОС.
• Evotor POS версии 8.16.0 или выше. Проверить версию Evotor POS можно в Ещё → Настройки → Приложения → Evotor POS.

Как пробить чек на полную предоплату

Разбираемся, как пробивать чеки предоплаты на Эвоторе. Представим, что клиент заказывает у нас конкретный товар, который получит позже и делает полную предоплату на кассе. Кассиру нужно пробить авансовый чек, а после передачи продукта — оформить итоговый. После получения предоплаты: 

Шаг 1.  Открываем окно продажи, нажимаем кнопку «+ Товар» и выбираем «Предоплата»

Шаг 2. Выбираем товар или услугу, за которую клиент вносит предоплату, выбираем вид предоплаты — полная, и вводим сумму. 

Шаг 3. Если позиций несколько, нажимаем кнопку + в нижней части экрана, чтобы добавить ещё одну. Затем нажимаем «Добавить», а потом «К оплате».

Шаг 4. Выбираем способ оплаты — наличными или банковской картой. Рассчитываем клиента и печатаем чек. На чеке будет указано, что клиент оплатил товар или услугу заранее.

Шаг 5. Оказываем клиенту услугу или передаём товар, за который была внесена предоплата — теперь нам нужно пробить итоговый чек. Открываем окно продажи на Эвоторе, нажимаем «+ Товар» и выбираем ту позицию, за которую брали предоплату. Если товаров несколько, снова нажимаем кнопку + в нижней части экрана, чтобы добавить ещё один.

Шаг 6. Нажимаем «К оплате». В нашем примере услуга, но если у вас будет маркированный товар, Эвотор запросит код маркировки. Сканируем его или вводим вручную и нажимаем «По предоплате». Обратите внимание: в самой товарной позиции не указано ничего про предоплату.

Шаг 7. Эвотор печатает итоговый чек. В нём указано: клиент оплачивал товар или услугу по предоплате. Выдаём этот чек покупателю или клиенту.

Как пробить частичную предоплату 

Та же точка. Тот же товар или услуга. Но вместо полной, клиент вносит частичную предоплату. В этом случае порядок действий кассира будет частично отличаться: сначала тоже нужно пробить авансовый чек, а потом итоговый, но с разбивкой сумм на 2 платежа. 

Шаг 1. Открываем окно продажи, нажимаем кнопку «+ Товар» и выбираем «Предоплата»

Шаг 2. Выбираем товар или услугу, за которую клиент вносит предоплату, выбираем вид предоплаты — частичная, и вводим сумму.

Шаг 3. Если позиций несколько, нажимаем кнопку + в нижней части экрана, чтобы добавить ещё одну. Затем нажимаем «Добавить», а потом «К оплате».  

Шаг 4. Выбираем способ оплаты — наличными или банковской картой. Рассчитываем клиента и печатаем чек. В чеке будет указано, что мы приняли предоплату.

Шаг 5. Получаем от клиента последний взнос, выдаем товар или оказываем услугу и пробиваем итоговый чек. Открываем окно продажи на Эвоторе, нажимаем «+ Товар» и выбираем ту позицию, за которую брали предоплату.

Шаг. 6  Если в карточке товара не была указана стоимость, в поле «Цена» вносим полную стоимость позиции, а не сумму второго взноса, и нажимаем «В чек». В нашем примере — услуга, но если вы продаёте маркированный товар, Эвотор запросит код маркировки. Сканируем его или вводим вручную. 

Если товаров несколько, нажимаем + в нижней части экрана, чтобы добавить ещё один, и нажимаем «К оплате».  

Шаг 7. Выбираем «Комбооплату». В качестве первого способа оплаты выбираем предоплату и нажимаем «По предоплате». Указываем сумму первого взноса — Эвотор добавит её в чек как аванс. Если было несколько авансовых чеков, указываем их общую сумму и нажимаем «Оплатить»

Шаг 8. На экране появится полная стоимость товара или услуги, сумма предоплаты и сумма, которую клиент должен доплатить. Выбираем, как клиент будет оплачивать — наличными или банковской картой. Рассчитываем клиента и печатаем итоговый чек.

Как пробить аванс

Теперь  разберёмся, как пробить чек на аванс. Представим, что мы продаём клиенту подарочную карту — с определённой стоимостью, но без конкретной цели — её можно потратить на что угодно в вашем магазине. Так как конкретного назначения нет, такую продажу нужно пробить как аванс с соответствующим чеком. 

Шаг 1. Открываем окно продажи, нажимаем кнопку «+ Товар» и выбираем «Аванс»

Шаг 2. Вводим сумму аванса и выбираем ставку НДС, нажимаем «Добавить». Представим, что клиент хочет купить несколько подарочных карт — тогда нажимаем «+» в нижней части экрана, чтобы добавить ещё один аванс. И нажимаем «К оплате».

Шаг 3. Выбираем способ оплаты — наличными или банковской картой и рассчитываем клиента. Осталось пробить чек на аванс на Эвоторе — как по предоплате. Когда клиент приходит забирать товар, который оплачен авансом, пробиваем итоговый чек по полной или частичной предоплате — в зависимости от того, какую часть покупки клиент оплачивает подарочной картой. 

Как пробить возврат по предоплате или авансу 

Теперь разберемся, как пробить чек на возврат денег, которые получены в качестве аванса или предоплаты. Допустим, клиент сначала внёс предоплату за услугу, а потом передумал — и попросил возврат. Если у нас Эвотор, то мы пробиваем такой возврат как обычный возврат: 

Шаг 1. В главном меню на кассе выбираем «Возврат». А затем находим нужный чек — вводим его номер или сканируем штрих-код товара, который клиент решил вернуть. Если в чеке несколько позиций, выбираем нужную. Если клиент купил несколько одинаковых вещей, но возвращает не все, указываем количество возвращаемых товаров. Чтобы вернуть все товары, нажимаем «Всё в чек».

Шаг 2. Нажимаем «К возврату» и выбираем способ возврата — безнал или наличные — доступен тот, которым принимали предоплату. 

Отсчитываем нужную сумму и возвращаем деньги. Если продажа была по карте, просим покупателя приложить карту к устройству с эквайрингом. Смарт-терминал распечатает чек — отдаём его покупателю.

Вот как пробивать чеки на возврат предоплаты. Тот же принцип и при авансе, только в чеке не будут указаны конкретные товары или услуги. 

Коротко: как пробивать чеки на предоплату и аванс

1. Аванс — это платёж вперёд, но с открытым назначением. Клиент ещё не определился, что именно купит, а вы — не можете точно указать, за что получаете деньги. 
2. Предоплата — тоже платёж наперёд, но уже за конкретный товар или услугу. Предоплата может быть полной или частичной — от этого зависит как пробивать чек. 
3. Аванс и предоплату нельзя пробить как обычную продажу. В этих случаях пробивается два чека: авансовый и итоговый. В первом чеке должно быть указано — клиент заплатил аванс и предоплату, во втором — итоговый расчет, полная сумма и сумма аванса или предоплаты. 
4. Иногда бывает, что клиент сделал предоплату или внёс аванс, а затем просит возврат. Такая операция пробивается как обычный возврат по чеку.