Как настроить учет в салоне красоты

Сколько миллилитров краски и тоника ушло за смену у парикмахера? Какие услуги были популярные в марте, а какие в октябре? Сколько клиентов пришло за июнь? А сколько из них воспользовалось промо-акцией и получили скидки? Всё это влияет на прибыль салона и рентабельность той или иной услуги. Отследить такое помогает учёт в салоне красоты. Разбираемся, их каких элементов он состоит и как его правильно вести. 

Что такое учёт в салоне красоты и зачем он нужен

Грамотные владельцы салонов красоты знают: если не следить, как идут продажи услуг, легко потерять деньги: 

• сотрудники могут оказывать услуги, не проводя их через кассу — и забирать деньги себе;
• не ясно, куда уходят деньги и от каких статей расходов лучше избавиться. Может, вы тратите неоправданно много на расходники или ремонт техники;
• не понятно, какие услуги клиенты выбирают чаще, и как развивать бизнес, чтобы угодить большинству. 

Учёт в салоне красоты позволяет справиться с этими и множеством других проблем. Он нужен, чтобы чётко понимать, что есть, чего не хватает и что нужно, чтобы всего хватало. Такой учёт называется оперативным и чаще всего в предприятиях бьюти-сферы он включает учёт:

Расходников. Это всё, что мастера используют в ежедневной работе: косметика, шампуни, краски, одноразовые насадки и аксессуары для инструментов. Такие материалы нужно регулярно пополнять, поэтому важно вести учёт их поступления и использования — это помогает отслеживать остатки и не пропустить момент, когда пора делать новый заказ.

Клиентов. В сфере услуг акцент делается на построении долгосрочных отношений с клиентами. Для этого необходима подробная клиентская база: с данными о днях рождения, любимых процедурах, мастерах, времени посещений, отзывах и оценках. Такой подход позволяет улучшать сервис, формировать персональные предложения и возвращать клиентов снова и снова. 

Услуг. Подразумевает фиксацию всех оказанных процедур с детализацией: что именно было выполнено, по какой цене, каким мастером, и сколько расходных материалов ушло. Эти данные помогают определить, какие услуги наиболее востребованы, и какие из них приносят больше прибыли.

Финансов. Это контроль за движением денег: расходы, доходы и маржа — как по бизнесу в целом, так и по каждому филиалу, услуге, мастеру или клиенту. Систематическое сравнение затрат и прибыли помогает держать руку на пульсе финансов и принимать обоснованные решения.

Как организовать учёт в салоне красоты 

Есть два основных способа как вести учёт в салоне красоты: вручную и с помощью специализированных программ.

✍️Вручную — таблицы, блокноты, Google Docs. Такой способ подходит для совсем небольших салонов или начинающих предпринимателей. Данные о клиентах, услугах, расходных материалах и доходах фиксируются вручную — в таблицах Excel, Google-таблицах и блокнотах. Это дешево и просто, но есть и минусы: высок риск ошибок, потеря данных, трудности в аналитике и рост времени на обработку информации по мере увеличения объёма операций.

🦾Автоматически — с помощью софта, подключённого к кассе. Для салонов с потоком клиентов и командой мастеров оптимальным решением становится автоматизация. Отправная точка здесь — онлайн-касса. Она не только проводит расчеты и передаёт данные в налоговую, но и собирает важную информацию для управленческого учёта:

• что купили;
• сколько заплатили;
• когда и каким способом оплатили.

Эти данные — основа для дальнейшего анализа, но сами по себе они недостаточны. Чтобы управлять бизнесом, к кассе подключают приложения для автоматизации учёта. Это может одно мощное приложение, вроде решений 1С, или несколько попроще для:

• учёт остатков материалов и товаров (в том числе списание расходников по факту оказанных услуг);
• клиентскую базу;
• систему лояльности (бонусы, скидки, акции);
• онлайн-запись, чтобы клиенты могли выбирать удобное время и мастера;
• финансовый учёт. 

Все эти модули синхронизированы с кассой. Это позволяет в реальном времени видеть загрузку мастеров, актуальные остатки, финансовые показатели и даже вовлеченность клиентов. Такой подход избавляет от рутины, минимизирует ошибки и помогает владельцу сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на разборе бумажек. 

Представим, что в вашем салоне Эвотор. Рассмотрим, какие программные решения и для каких задач вы можете использовать для учёта в салоне красоты. 

Как автоматизировать учёт расходников 

В салоне красоты расходные материалы — это не просто вспомогательные товары, а полноценная часть себестоимости услуги. Шампуни, маски, краска, одноразовые перчатки и салфетки — всё это тратится при каждом клиенте. Если не вести точный учёт расходников, сложно контролировать реальные затраты, вовремя пополнять запасы и понимать, сколько вы зарабатываете на конкретных услугах.

Один из самых удобных способов автоматизировать учёт расходных материалов — использовать приложение «Управление ассортиментом» от Эвотора. Оно позволяет настроить технологические карты на услуги — и тем самым привязать к каждой услуге набор расходников с точным количеством.

Что такое технологическая карта. Это своего рода «рецепт» услуги. В техкарте указывается, какие товары и в каком объёме используются при оказании той или иной процедуры. Например, для услуги «Укладка волос» вы можете задать:

• 20 мл шампуня;
• 15 мл геля;
• 15 мл лака для волос.

Когда администратор или мастер пробивает чек с этой услугой, в фискальном документе будет указана только «Укладка волос», но в системе автоматически спишутся все сопутствующие материалы — точно в заданных объёмах. Это удобно, прозрачно и исключает необходимость ручного списания.

Как это работает:

1. В приложении создаются технологические карты на каждую услугу.
2. Услуги продаются через кассу, как обычно.
3. При продаже система автоматически списывает указанные материалы со склада.
4. Вы получаете актуальные остатки и полную картину расходования — без ручного учёта и путаницы.

Такой подход позволяет, чётко понимать себестоимость каждой процедуры, своевременно закупать недостающие материалы, исключить перерасход и «скрытые» списания. Инструкция по работе с техкартами на сайте разработчика поможет быстро разобраться в настройках.

Как вести учёт услуг, сопутствующих продаж и финансов 

Чтобы салон красоты приносил стабильную прибыль, мало просто оказывать качественные услуги. Важно понимать, какие процедуры востребованы, сколько они стоят, сколько приносят, и какие товары покупают клиенты дополнительно. Плюс — держать под контролем финансы, особенно если у вас ИП на УСН или ПСН. Всё это можно настроить с помощью приложений от Эвотора.

1. Учёт услуг и сопутствующих продаж — сервис «Управление ассортиментом». С помощью приложения можно организовать полноценный учёт продаж услуг и товаров — с ценой закупки, продажи и аналитикой по выручке. С сервисом вы: 

• видите, какие услуги пользуются спросом — и в какое время. Например, когда чаще записываются на окрашивание или массаж;
  понимаете, сколько выручки приносит каждая процедура и какая на ней рентабельность;
• можете сравнивать мастеров, их загрузку и эффективность;
• следите за тем, какие сопутствующие товары продаются: косметика, средства по уходу, подарочные сертификаты и пр;
• знаете, какие позиции нужно вовремя пополнить, чтобы не потерять продажи.

Все данные собираются в отчётах, доступных прямо в личном кабинете, например:

• Реестр продаж показывает, какие услуги и товары были проданы за выбранный период, по какой цене и в каком количестве.

• Сверочный отчёт по выручке помогает сопоставить данные по чекам, наличным и безналичным расчетам, возвратам — и убедиться, что всё сходится.

Это удобно: вы можете принимать решения на основе фактов, а не догадок — и точно знать, откуда идёт прибыль.

2. Учёт доходов и расходов — приложение «Книга учёта доходов и расходов». Если вы работаете как индивидуальный предприниматель на УСН или ПСН, вам по закону обязательно нужно вести Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР). Вручную это долго и неудобно. Но с приложением «Книга учёта доходов и расходов» всё автоматизируется.

Что делает приложение:

• автоматически заполняет КУДиР по данным с вашей кассы;
• учитывает как продажи, так и возвраты;
• готовит книгу для сдачи в налоговую в электронном или печатном виде;
• упрощает ведение учёта, снижает риск ошибок и защищает от штрафов. 

Приложение обновляется в соответствии с актуальными требованиями налоговой, а данные подтягиваются напрямую из кассовых чеков. Вам остаётся только вовремя закрывать периоды и формировать отчёт.

Как организовать учёт клиентов

В салоне красоты один из главных активов — не краски и не оборудование, а лояльные клиенты. Те, кто возвращаются снова и снова, рекомендуют друзьям и готовы платить за качество. Но чтобы выстраивать такие отношения, важно помнить детали: с кем человек уже работал, чем остался доволен, когда он обычно записывается и какие услуги предпочитает. Без системного учёта это быстро превращается в хаос: записи теряются, бонусы забываются, клиенты уходят.

Решить эту задачу помогает сервис «Услуги.PRO» от Эвотора. Он работает прямо на кассе и позволяет организовать клиентский учёт без отдельной CRM-системы или дополнительных программ. 

Сервис «Услуги.PRO»: 

• хранит контакты и историю посещений;
• быстро ищет клиентов по имени или номеру телефона;
•  помогает вести график работы сотрудников и помещений;
• учитывает загруженность и доходность каждого мастера или ресурса;
• сохраняет отзывы клиентов по каждому специалисту;
• мгновенно записывает клиента на услугу с указанием даты, времени и мастера и т.д.

Допустим, в салоне работает пять мастеров, у каждого — своя специализация. Кто-то делает маникюр, кто-то — окрашивание, кто-то — эпиляцию. Без системы учёта легко запутаться: клиенту обещают одного мастера, а он в это время занят. Или кто-то сидит без записи в прайм-тайм, потому что администратор не успел свести всё в одну таблицу.

С «Услуги.PRO» всё расписание видно как на ладони. Когда клиент звонит, администратор сразу видит свободные окна и может подобрать подходящее время и мастера. А если мастер работает только в определённые дни, система не даст записать в выходной. В результате — меньше сбоев, равномерная загрузка специалистов, выше прибыль.

Как вести учёт акций и скидок

Акции и скидки — мощный инструмент привлечения и удержания клиентов в салоне красоты. Но без системного учёта они легко превращаются в хаос: администратор забывает, кому начислен бонус, кому обещали подарок за пятое посещение, кто уже воспользовался акцией, а кто только собирался. В результате теряется не только выручка, но и доверие клиента. А ведь скидка — это не просто цифра в чеке, а часть программы лояльности, которая должна быть прозрачной, управляемой и предсказуемой.

Хорошая программа лояльности — это не про «скидку всем подряд». Это умный способ поощрять тех, кто действительно возвращается, увеличивает средний чек и приводит новых клиентов. И здесь на помощь приходит программа «ЭвоБонус» — система бонусного и дисконтного учёта, которая интегрируется с кассой Эвотор.

С «ЭвоБонусом» салон красоты получает:  

Прозрачный учёт всех акций и скидок. Программа сама отслеживает, кому начислены бонусы, когда и за что, и сколько ими можно оплатить. Клиенты не забудут, что у них есть скидка — и не смогут использовать её дважды.

Гибкую настройка лояльности. Можно создать бонусную программу (например, 5% от суммы возвращается бонусами), акцию «Приведи друга», или дать скидку на первое посещение. Все параметры — под вашим контролем.

Рост числа повторных визитов. Система стимулирует клиентов возвращаться: ведь если сегодня они накопили бонусы, завтра у них будет причина снова записаться.

Аналитику. Вы будете видеть, какие акции реально работают, а какие — просто «съедают» маржу без эффекта.

Допустим, вы запускаете акцию: при покупке услуги на сумму от 3000 ₽ клиент получает 300 бонусов. Настроить это в ЭвоБонус можно за пару минут — и каждый раз, когда чек подходит под условия, бонусы начисляются автоматически.

Дальше клиент возвращается через месяц на окрашивание — и использует 300 бонусов, сэкономив часть суммы. А вы получаете второй чек, довольного клиента и подтверждение, что программа работает.Как вести онлайн-запись в салоне красоты 

Когда клиенту нужно записаться в салон, а администратор не берёт трубку или не отвечает в мессенджере — салон теряет деньги. Сегодня клиенты хотят удобства: чтобы можно было записаться в любое время, не объясняя голосом, какую процедуру и у какого мастера они хотят. Особенно это актуально вечером, в выходные или в дороге — когда времени мало, а желание записаться появилось прямо сейчас.

Онлайн-запись — это не просто сервис, это часть системы учёта. Она помогает структурировать расписание, снижает нагрузку на сотрудников, минимизирует ошибки и делает клиентский поток предсказуемым. А главное — позволяет не упускать ни одной заявки, даже если салон закрыт.

С помощью сервиса «Запись Онлайн» от Эвотора вы можете создать удобную форму записи, которую клиенты смогут найти в соцсетях, на сайте или даже в рассылке. Им не нужно звонить — просто перейти по ссылке, выбрать услугу и мастера, указать дату и время, и отправить заявку.

Допустим, вы владелец студии красоты и активно продвигаете себя во Вконтакте. В шапке профиля размещаете ссылку: «Записаться на маникюр». Клиент переходит, выбирает услугу, видит свободные слоты у мастеров, заполняет контактные данные — и всё, заявка поступает к вам на почту и фиксируется в системе. Администратор больше не забывает записать в блокнот, не путает мастеров и не тратит полдня на переписку в чатах.

Что даёт «Запись Онлайн» салону красоты: 

✅ Больше заявок. Запись доступна 24/7 — значит, даже поздним вечером или в выходной вы не теряете клиента.

✅ Чёткое расписание. Каждая заявка — это не просто контакт, а структурированная запись с конкретной услугой, мастером и временем.

✅ Меньше ошибок. Никаких двойных бронирований, забытых визитов и непонятных пометок в тетради.

✅ Улучшение клиентского сервиса. Записаться легко, быстро и понятно. Именно так, как ожидает современный клиент.

Коротко: как вести учёт в салоне красоты 

Грамотный учёт в салоне красоты — это основа устойчивого бизнеса в сфере красоты. Он помогает не терять деньги, контролировать расходы, понимать, какие услуги востребованы, и выстраивать отношения с клиентами. В завершение 5 главных советов: 

1. Учитывайте расходники с помощью техкарт — чтобы точно понимать себестоимость и не терять деньги на списаниях.
2. Фиксируйте все услуги и продажи — чтобы видеть, что приносит прибыль, а что тянет бизнес вниз.
3. Автоматизируйте финансы и КУДиР — чтобы не тратить время на бумажную рутину и избежать ошибок перед налоговой.
4. Создайте полноценную клиентскую базу — чтобы удерживать гостей, повышать лояльность и делать персональные предложения.

Настройте акции и бонусы с учётом логики и выгоды — чтобы поощрять постоянных клиентов и стимулировать повторные визиты.