Как эффективно выстроить товарный учёт в магазине

Неважно, какой у вас магазин — маленькая лавка, сеть или микс опта с розницей — учёт товаров в магазине должен подстраиваться под вас, а не наоборот. Не вы учите систему — она учится у вашего бизнеса: работает с вашим оборудованием и встраивается в процессы. Как вода принимает форму сосуда, так и хороший софт адаптируется под ваш уникальный «рельеф».

Это не про тонны отчётов. Это про то, как система сама предупредит, что товар заканчивается, сократит расходы на логистику, а инвентаризацию превратит в пятиминутное дело. Рассказываем по шагам: как выстроить правильный учёт товара в магазине, который не «ломает» бизнес, а усиливает его слабые места, предсказывает риски и экономит ваши нервы. Никакой воды — только конкретные действия.

Шаг 1: Анализируем текущую ситуацию

Не спешите ставить систему. Сначала — диагностика:

• Где сейчас хранятся данные? В тетрадке, в Excel, в голове у кладовщика?
• Как часто случаются пересорты, недостачи, ошибки в заказах?
• Кто отвечает за приход, списание, возвраты? А кто должен?

Возьмите несколько реальных процессов: поставка, продажа, возврат — и пройдите весь путь. Где зависает информация? Где решения принимают «на глаз»? Этот шаг покажет, что именно не работает — его и нужно будет чинить в первую очередь. Это актуально в том числе для тех, кто хочет разобраться, как вести учёт товара в маленьком магазине: даже мини-формат требует чёткой схемы. 

Шаг 2: Определяем, какие задачи должна решать система

Когда слабые места уже на поверхности, не спешите хватать первую попавшуюся товароучётную систему. Фраза «нам нужна программа для ведения учёта товаров в магазине» звучит, вроде, правильно, но на деле — слишком расплывчато. Так легко купить что-то навороченное, неудобное, с кучей ненужных функций, но без необходимых.

Система должна решать ваши конкретные задачи, например:

• если в магазине постоянные пересорты — нужно наладить приёмку;
• если продавцы «забывают» списывать испорченный товар — нужна понятная схема списания и контроль по срокам;
• если закупки идут на глаз — стоит подключить аналитику по остаткам и оборачиваемости;
• если работаете с маркировкой, торгуете алкоголем, молоком, мясом, то без интеграции с «Честным Знаком», ЕГАИС, «Меркурием» никуда — это не бонус, это база.

Вот список типовых задач, на которые стоит ориентироваться:

• видеть актуальные остатки — по точкам, складу, конкретным позициям;
• понимать, что и когда заказывать, чтобы не остаться без ходовых товаров;
• отслеживать всё движение: приход, продажу, возвраты, списания, перемещения;
• контролировать просрочку, пересорт, недостачи;
• формировать понятные отчёты — где прибыль, где «мёртвый груз»;
• вести единый учёт товаров в розничном магазине и на складе, чтобы не путаться в остатках.

И ещё важный момент: посмотрите, с чем уже работает ваш магазин — онлайн-кассы, весы, терминалы, сторонние сервисы. Новая система должна со всем этим «дружить». Если нет — процесс сломается, и вместо удобства вы получите головную боль.

Выпишите 5–7 ключевых задач, которые необходимо решить в первую очередь. Это и будет ваше техзадание — основа для выбора и внедрения системы. Без этого легко купить красивую обёртку, а потом всё равно вести учёт в блокноте.

Шаг 3: Выстраиваем бизнес-процессы

Программа — это просто инструмент. Чтобы он работал на результат, нужно выстроить чёткие процессы: кто, что, когда и как делает. Без этого система ведения учёта товаров в магазине будет «жить своей жизнью», а вы — своей.

Первое, с чего стоит начать — назначить ответственного за внедрение. Это не обязательно должен быть ИТ-директор, если он вообще есть — нужен человек с пониманием процессов и способностью доводить дело до конца. Он будет держать всё под контролем: от тестов до обучения сотрудников.

Дальше — раскладываем всё по полочкам: как именно товар попадает в магазин, как двигается, как происходит списание и кто за это отвечает. Пропишите это по шагам, конкретно: кто делает, когда, как, где отмечает. Не нужно выдумывать идеальный мир. Описывайте так, как хотите, чтобы было на практике — в ваших условиях, с вашей командой.

Вот что обязательно стоит продумать:

✅ Приёмка товара:

• Кто её делает — менеджер, продавец, кладовщик?
• Когда и как вносится приход в систему — сразу с ТСД, по накладной или позже «руками»?
• Что делать, если товар пришёл в меньшем количестве или вообще не тот?

✅ Списание:

• Кто может списывать товар — администратор, товаровед, старший продавец?
• По какой причине списывается: порча, истёк срок, утрата?
• Есть ли документы или фотофиксация?

✅ Возврат:

• Что делать, если покупатель вернул товар?
• Кто оформляет возврат, как он отражается в системе и куда девать сам товар — на витрину, в изолятор, на списание?
• Какие данные фиксируются — чек, причина возврата, состояние товара?

✅ Перемещения между точками и складами:

• Кто инициирует перемещение?
• Кто собирает товар, кто принимает?
• Как перемещения оформляются в системе и кто их подтверждает?

✅ Инвентаризация:

• Как часто проводится? Кто участвует?
• Используется ли ТСД или всё вручную?
• Кто сверяет итоги и закрывает расхождения?

Эти описания не бюрократия, а основа для внедрения. Без них сотрудники начнут делать всё «по наитию», и учёт снова пойдёт по швам.

Шаг 4: Выбираем товароучётную систему

Когда с задачами разобрались, поняли, какие функции вам нужны, и расписали все процессы, пора переходить к выбору самой системы. Не стоит хвататься за первую попавшуюся систему. Подходите к выбору вдумчиво, чтобы не переплатить за ненужные функции или не пропустить оптимальное в вашем случае решение, которое максимально упростит учёт товаров в магазине.

Изучаем сайты производителей. Посмотрите, какие системы предлагают решения для вашего типа бизнеса. Зайдите на сайты производителей, в том числе, сайт Эвотора, и изучите функционал. Обратите внимание на интерфейс: он должен быть интуитивно понятным. Прочитайте, что заявляется в описаниях: 

• Есть ли нужные вам функции?
• Можно ли кастомизировать под свои нужды? 
• Подходит ли система для работы с вашими категориями товаров: маркированными, алкоголем, мясом, молоком, продуктами с коротким сроком хранения?

Читаем отзывы пользователей. Ищите реальные мнения пользователей в интернете, на форумах, в соцсетях, группах в мессенджерах. Не стесняйтесь спросить у коллег или знакомых, кто уже работает с такими системами. Они могут поделиться как плюсами, так и минусами, которых вы не увидите в рекламных материалах.

Проверяем совместимость с текущим оборудованием. Обязательно проверьте, будет ли система работать с вашим текущим оборудованием: кассами, весами, ТСД, сканерами штрихкодов. Если система не «дружит» с вашим оборудованием или требует дополнительных интеграций, это может привести к проблемам с синхронизацией данных и вылиться в дополнительные расходы на новые устройства.

Оцениваем стоимость владения. Стоимость самой системы — это не всё. Оцените полную стоимость владения: сколько будет стоить её установка, обслуживание, обучение персонала, поддержка. Не забудьте про возможные скрытые расходы: лицензии, обновления, дополнительные модули, консультации. Сравните несколько вариантов по этим критериям.

Записываемся на консультацию. Перед покупкой всегда записывайтесь на консультацию с менеджером или специалистом по внедрению. Например, на странице сервиса для автоматизации торговой сети на базе 1С и Эвотора есть возможность оставить заявку на консультацию. Попросите специалиста провести демо-версию, чтобы понять, как система работает в реальных условиях. Задайте все вопросы, которые вас беспокоят, и не стесняйтесь выяснять подробности о возможных настройках и функционале. Так вы сможете почувствовать, насколько система подходит вашему бизнесу.

Шаг 5: Настраиваем и внедряем выбранную систему

Теперь, когда система выбрана, пора её настроить и внедрить. 

Обучаем персонал. Не рассчитывайте, что сотрудники «сами разберутся». Проведите обучение: покажите, где что нажимать, как вбивать приход, как смотреть остатки и делать списания. Одного раза недостаточно — делайте короткие мини-сессии, особенно в первое время. Лучше потратить время на обучение, чем потом разбираться с бардаком в учёте.

Тестируем систему. Не спешите включать на полную — сначала прогоните всё в тестовом режиме на одной точке. Проверьте на своих сценариях: как проходит приёмка, списание, перемещение, возвраты. Наверняка нужно будет что-то подправите по ходу, и это нормально. Главное — поймать баги до того, как они начнут мешать в работе. 

Запускаем на полную. Когда сотрудники освоились, а тесты показали, что всё работает — запускаем систему в боевой режим. Убираем старые таблицы, блокноты и параллельные учёты. Всё должно идти через новую систему, иначе начнётся путаница.

Организуем контроль. Делайте регулярные проверки. Иногда — внезапные. Можно даже действовать, как налоговая: отправить «тайного покупателя», чтобы убедиться, что кассиры всё пробивают правильно и не пытаются хитрить. Это не только помогает выявлять ошибки, но и напоминает команде: учёт — это всерьёз.

Чек-лист: как выстроить товарный учёт в магазине

1. Опишите, как сейчас проходят все товарные процессы, и определите слабые места.
2. Выпишите задачи, которые система должна решать.
3. Назначьте ответственного за внедрение системы.
4. Изучите 3–5 подходящих решений и их функционал.
5. Проверьте совместимость системы с вашим оборудованием.
6. Уточните полную стоимость владения с учётом всех расходов.
7. Пройдите демо или проконсультируйтесь со специалистом. Например, на странице сервиса для автоматизации торговой сети на базе 1С и Эвотора есть возможность оставить заявку на консультацию.
8. Уберите дублирующие формы учёта: тетради, Excel и другие инструменты.
9. Обучите сотрудников работе с системой.
10. Запустите систему в тестовом режиме в одном магазине.
11. Внесите изменения и устраните ошибки до полноценного запуска.
12. Запустите систему в полную силу на всех точках.
13. Контролируйте, чтобы всё фиксировалось только в системе.

Организуйте регулярные проверки и внезапные ревизии, чтобы поддерживать правильный учёт товара в магазине.