Что такое товароучет и зачем он малому бизнесу

Каждый предприниматель по-своему считает, сколько товара закупил, сколько продал и что осталось на полках. Кто-то всё держит в голове, кто-то записывает в блокнот или Excel, а кто-то уже использует удобную систему товароучёта, которая автоматически получает все данные с кассы. Но какой способ действительно помогает бизнесу расти, а не путает ещё больше?

В этой статье разберёмся, зачем малому бизнесу нужен товарный учёт, как правильно организовать на вашем Эвоторе товароучёт и почему это не скучная рутина, а один из инструментов стабильной прибыли.

Что такое товарный учёт 

Товароучёт — это система, с помощью которой предприниматель отслеживает, что происходит с его товаром: сколько закупил, что уже продал, что осталось в запасах и сколько заработал на каждой позиции. Проще говоря, это способ держать под контролем главный ресурс торговли — товар, чтобы не терять деньги и всегда понимать, что происходит в бизнесе.

На практике товароучёт может выглядеть по-разному. В маленькой кофейне, например, это может быть список ингредиентов и готовых напитков, где видно, сколько упаковок зерна ушло за день, сколько на конкретную чашку эспрессо и какие напитки популярнее всего. В магазине одежды — это таблица с размерами, цветами, остатками на складе и данными о продажах по каждой модели. В автомастерской — список запасных частей и услуг, где видно, какие из них востребованы, а какие давно не используются.

В результате правильного учёта вы точно знаете:

• сколько у вас товара на складе или в торговом зале;
• какие позиции продаются лучше всего (и приносят больше прибыли);
• что залежалось и не приносит выручки;
• когда пора делать заказ у поставщика, чтобы не остаться без товара;
• какие товары дают большую наценку, а какие — работают «в ноль». 

Главная цель товароучёта — не просто вести список товаров, а получать данные, которые помогают зарабатывать. Потому что товар — это не просто коробки на полке, а ваш актив, ваши деньги в товарной форме. Если не контролировать его движение, можно легко уйти в минус: заказывать лишнее, упускать популярные позиции или терять товар из-за ошибок в учёте.

Простой пример: владелец небольшого продуктового магазина каждый день вручную считал остатки и делал закупки «на глаз». В какой-то момент он заметил, что колбасу почти не покупают и часто приходится списывать товары, у которых истёк срок годности. После внедрения простой товароучётной программы он увидел, сколько палок реально покупают в неделю, и какие позиции популярные, а какие чаще всего лежат и портятся. В итоге он стал заказывать меньше колбасы — стало меньше списаний и больше прибыли.

Зачем нужен товарный учёт 

Товарный учёт — это не просто контроль остатков, а полноценный инструмент управления бизнесом. От того, как вы его организуете, зависит многое: от стабильных продаж до прибыли и репутации у клиентов. 

Допустим, вы решили использовать программу товароучёта «Управление ассортиментом» Эвотора. Она поможет разложить все товары по полочкам, увидеть общую картину и решит ряд рутинных задач торговой точки: 

Чтобы не остаться без нужного товара. Когда вы точно знаете, сколько чего осталось на складе, можно вовремя пополнять запасы. Это особенно важно, если вы торгуете ходовыми товарами: молоком, хлебом, газом для зажигалок или батарейками. Закончилось — клиент ушёл в соседний магазин. Хорошая система учёта подскажет, что заканчивается, и поможет спрогнозировать, насколько ещё хватит остатков при текущем темпе продаж.

Чтобы снижать потери и выявлять слабые места в торговле. Товарный учёт помогает понять, какие товары портятся, уходят в списания или теряются. Это особенно важно для продуктовых магазинов, аптек и общепита. Если вы видите, что один и тот же товар постоянно пропадает или просрочен, вы можете принять меры: обучить сотрудников, поменять схему выкладки, наладить хранение или даже заменить поставщика.

Чтобы выявлять воровство или ошибки. Если поставщик привёз 10 упаковок чая, а продали вы только 7, но на складе числится 1, — значит, где-то потерялись ещё две. С учётом видно, на каком этапе произошла несостыковка: при приёмке, на полке, на кассе. Это позволяет быстро выявлять ошибки, а в некоторых случаях — и недобросовестных сотрудников.

Чтобы правильно рассчитать себестоимость и наценку. Без товароучёта легко ошибиться в ценообразовании. Поставщик мог повысить цены, а вы этого не заметили — и продолжаете продавать товар в убыток. Или наоборот, поставили слишком высокую цену, и товар не продаётся. Правильная система показывает не только закупочную стоимость, но и все сопутствующие расходы — доставка, упаковка, аренда. Зная точную себестоимость, вы можете установить оптимальную цену и зарабатывать.

Чтобы не забывать о расходниках. Учёт нужен даже тем, кто продаёт не товары, а услуги. В салоне красоты, например, расходники —  это всё, что мастера используют в ежедневной работе: косметика, шампуни, краски, одноразовые насадки и аксессуары для инструментов. Такие материалы нужно регулярно пополнять, поэтому важно вести учёт их поступления и использования — это помогает отслеживать остатки и не пропустить момент, когда пора делать новый заказ.

А с помощью технологических карт, можно задать, сколько расходников уходит на каждую услугу. Например, для услуги «Укладка волос» вы можете задать:

• 20 мл шампуня;
• 15 мл геля;
• 15 мл лака для волос.

Когда администратор или мастер пробивает чек с этой услугой, в фискальном документе будет указана только «Укладка волос», но в системе автоматически спишутся все сопутствующие материалы — точно в заданных объёмах.

Чтобы понимать, на чём зарабатываешь. С помощью товарного учёта можно увидеть прибыль по каждой позиции. Это помогает отказаться от убыточных товаров, найти выгодные замены или договориться с поставщиком о лучших условиях. Особенно полезны инструменты типа ABC-анализа: они показывают, какие товары приносят 80% выручки и какие тянут бизнес назад.

Чтобы улучшать маркетинг и поднимать средний чек. Зная, что и когда покупают ваши клиенты, вы можете выстраивать более умную выкладку и акции. Например, часто вместе с пельменями берут кетчуп — разместите их рядом и сделайте небольшую скидку на комплект. Или, наоборот, заманите клиента дешёвыми пельменями, а «доберите» его чеком на кетчуп и сметану.

Как вести товарный учёт автоматически

Проще всего организовать работу с товарами в виртуальной системе товароучёта. Такой подход экономит время, снижает вероятность ошибок и даёт предпринимателю больше контроля над бизнесом. Всё работает просто: программа синхронизируется с вашей кассой, автоматически обновляет остатки после приёмки по электронной накладной, фиксирует продажи и помогает принимать решения на основе реальных данных.

Представим обычный магазин у дома, где на кассе стоит, Эвотор. Вместо того чтобы вручную записывать, что пришло и что продалось, владелец использует программу «Управление ассортиментом». И вот что она позволяет:

• Автоматически списывать товар после каждой продажи. Программа связана с кассой: пробили товар — он ушёл из остатков. Никаких ручных пересчётов и человеческого фактора.
• Отслеживать спрос и остатки в реальном времени. Сразу видно, какие товары заканчиваются и что лучше всего продаётся. Это помогает не упустить момент и вовремя заказать ходовые позиции.
• Быстро принимать маркированный товар по электронным накладным. Товары попадают в базу буквально за несколько минут — вручную ничего забивать не нужно. Остатки сразу обновляются, и можно начинать продавать.
• Контролировать результаты по каждой смене. В конце дня вы видите, сколько было продано, какая выручка, сколько денег в кассе и кто из сотрудников обслуживал клиентов.
• Быстро менять цены и печатать ценники. Нужно поднять цены на весь ассортимент на 3%? Это занимает пару минут, и новые ценники уже готовы.
• Проводить инвентаризацию со сканером. Наводите сканер на штрихкоды — система сама считает остатки и показывает, если где-то есть расхождения.
• Выводить товары на маркетплейсы. В пару кликов вы можете разместить позиции из своей базы на популярных онлайн-площадках — удобно для тех, кто работает и в офлайне, и в интернете.

Ещё сложнее — в тетради

Самый «олдскульный» метод — это блокнот или толстая тетрадка, где записывается всё происходящее. С точки зрения учёта — это почти как в Excel, но еще сложнее.

Заказ товара — по памяти. Определить, что конкретно пора заказывать у поставщиков, можно только на глаз — глядя на полки или вспоминая, что брали чаще всего. Никаких данных, никакой аналитики.

Приход и продажи — ручкой по бумаге. В лучшем случае продавец вносит сумму и список товаров. В худшем — просто общую сумму. Проверить честность продавца невозможно, как и понять, куда делись деньги при недостаче.

Цена изменилась — переписываем вручную. Нужно пересчитать, на какую сумму теперь остался товар, переписать данные в тетрадь, поменять цены в кассе и сделать новые ценники. Каждый шаг — вручную.

Инвентаризация — стихийное бедствие. Пересчёт остатков, сравнение с тем, что написано, поиск расхождений — всё вручную и с большой долей вероятности ошибки.

Контроля почти нет. Продавец может списать товар, забыть записать продажу, скрыть бой или порчу. Отследить, где ушёл товар, невозможно — потому что невозможно отследить каждый этап работы с товаром.

Товароучёт в тетради подходит разве что для небольших торговых точек, вроде киоска или деревенского ларька без кассы. Любой другой точке такой способ не даст конкретики и скорее введёт в заблуждение.

На что опираться при выборе способа товарного учёта

Не существует универсального решения, которое подошло бы каждому магазину. Товарный учёт стоит подбирать под особенности именно вашего бизнеса. Ниже — ключевые факторы, которые помогут сделать правильный выбор.

Сколько у вас товаров

Объём ассортимента — один из главных ориентиров. Если у вас небольшой магазин с ассортиментом до 100 наименований, можно спокойно вести учёт в таблице: записывать вручную приход, расход, цену, остатки. Excel или Google Таблицы подойдут. Простые фильтры помогут посмотреть, что осталось на складе, что продано, что пора заказывать.

Но если у вас, скажем, хозяйственный магазин или торговая точка с мелким розничным товаром, где десятки полок и сотни SKU — таблица быстро перестанет справляться. Промахнуться в наименовании, забыть обновить остатки, потеряться в ценах — это всё слишком просто.

Пример из практики: мы консультировали клиента, у которого 5000 позиций канцелярии. Пытался вести учёт в Excel — и запутался через неделю. Ни кассир, ни сам предприниматель уже не могли вспомнить, как называется конкретная ручка или стикеры. Мы подключили ему «Управление ассортиментом» — и всё встало на свои места. Система сама считает остатки, сортирует товары по категориям, даёт аналитику и не требует запоминать, как называется «ручка гелевая синяя, корпус с принтом».

Частота продаж

Иногда номенклатура может быть большой, но продажи идут редко. Например, в антикварной лавке или ювелирном магазине может быть 1000 наименований, но за день продаётся 2–3 товара. В таком случае кажется логичным вести учёт вручную — ведь объёмы небольшие.

Но тут важен нюанс: если вы работаете с маркированными товарами (например, драгоценностями), по закону нужно использовать систему ГИИС ДМДК, печатать бирки с марками, сверять данные с реестром. Ручной учёт тут не подойдёт. Зато в том же «Управлении ассортиментом» есть встроенный модуль для маркировки ювелирных изделий — он автоматически сверяет марки и печатает бирки.

Что именно вы хотите контролировать

Есть два подхода к товарному учёту:

• Количественный учёт — это когда вы отслеживаете только приход, расход и остатки. Подходит для простого формата торговли и может вестись даже на бумаге или в Excel.
• Суммовой учёт — это когда вас интересуют не только остатки, но и прибыль, закупочные цены, маржинальность, возвраты и списания. Такой учёт без программы не потянуть — слишком много расчётов и нюансов. Здесь без автоматизации не обойтись.

Сколько вы готовы потратить на учёт

Иногда предприниматели пытаются «прыгнуть выше головы»: условный продавец овощей на рынке ставит себе 1С и удивляется, почему всё стало только сложнее. Вместо того чтобы потратить пару минут в день на Excel, он теперь оплачивает систему, учится в ней работать, вносит данные вручную — и при этом бизнес остаётся на том же уровне.

Если у вас небольшой оборот и скромный ассортимент — не гонитесь за сложными системами. Лучше выбрать простой способ, который не отнимает силы и не требует лишних трат. Главное, чтобы он подходил именно вам. А таблица ниже поможет принять правильное решение 

Коротко: что такое товарный учёт и как его вести 

1. Товарный учёт для малого бизнеса — это способ держать под контролем главный ресурс торговли — товар, чтобы не терять деньги и всегда понимать, что происходит в бизнесе.
2. Товарный учет помогает находить слабые места в продажах и товарной базе, помогает вовремя делать закупки, упрощать работу с номенклатурой, уменьшать списания, правильно рассчитывать прибыль, исключать воровство, находить наиболее популярные товары и многое другое. 

Есть два способа, как вести товарный учёт — вручную или автоматически. Вручную можно вести учет, если в точке не более 150 наименований и несколько продаж в день — потому что все данные нужно обрабатывать и вносить вручную. Для любой другой ситуации нужна программа для учёта товаров — она позволяет автоматизировать и упростить все операции в десятки раз. Например, как «Управление ассортиментом» Эвотора.