Что такое онлайн-касса и зачем она нужна бизнесу в 2025 году

Представьте: вы открыли киоск с шаурмой и к вам пришёл первый покупатель. Всё идёт по плану, пока он не попросил чек. Вы оправдываетесь, мол только открылись, кассу не успели подключить. Но вот незадача: в 2025 году такое уже не прокатывает — ККТ должна быть у всех предпринимателей, и ваша кебабная не исключение, иначе — штраф и проблемы с налоговой. Разбираемся, что такое онлайн-касса и кому она нужна в 2025 году.

Что такое онлайн-касса и как она работает 

Онлайн-касса — это современное кассовое устройство, которое автоматически передаёт информацию о продаже в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД) и печатает чеки для клиентов. Физически это может быть компактный мобильный смарт-терминал вроде Эвотор 6, или стационарная касса с отдельным фискальным регистратором, принтером чеков и программным обеспечением и другим периферийным оборудованием.

С 2022 года кассы обязаны отправлять каждый пробитый чек в ФНС в реальном времени. В 2025 году требования ещё жёстче: теперь чеки по оплате через СБП или QR-кодом также обязательно должны быть фискализированы. Это значит, что данные о них должны быть обязательно переданы в ФНС. 

Как работает онлайн-касса 

Онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через оператора (ОФД) они отправляются покупателю и в налоговую.

1. Продавец оформляет продажу на кассе — пробивает товар, добавляет его в чек и принимает оплату.
2. Касса формирует фискальный документ.
3. Чек автоматически отправляется ОФД.
4. ОФД пересылает данные в ФНС.
5. Покупатель получает чек в бумажном и/или электронном виде.

Такой процесс исключает «чёрную» кассу и ручные ошибки. Вся информация о продажах автоматически уходит в налоговую.

Какие бывают онлайн-кассы 

По типу питания, монтажа и функциональности, онлайн-кассы можно разделить на 5 видов:

• мобильные и компактные смарт-терминалы;
• стационарные POS-системы;
• фискальные регистраторы;
• облачные кассы;
• кассовые программы.

Смарт-терминалы

Кому подойдут: курьерам, выездной торговле, выставкам, магазинам у дома, частным мастерам с небольшим потоком. 

Сколько стоят: от 25 000 ₽

Умные и компактные устройства с сенсорным экраном и возможностью печатать чеки. Работают «из коробки» и обеспечивает всю функциональность полноценной ККТ, от фискализации чеков до ведения товарного учета, хотя часто умещаются в кармане.

Все модели работают с маркировкой, ЕГАИС и эквайрингом. Часто оснащены аккумулятором, поэтому могут работать автономно и подходят для выездной торговли. Обладают средней мощностью процессора, поэтому скорость работы устройства и печати чеков у бюджетных моделей может быть невысокой. 

Примеры, достойные внимания: 

• Эвотор 6 — лучший ответ на вопрос, что такое эквайринг и онлайн-касса со сканером штрих-кодов в одном устройстве;
• Эвотор 7.3 — автономная онлайн-касса с 14 часами работы без подзарядки и современным дизайном;
• Эвотор 10 — удобная онлайн-касса с большим экраном и аккумулятором.

POS-системы 

Кому подойдут: большим магазинам, аптекам, общепиту с существенным потоком клиентов в пиковые часы

Сколько стоят: от 66 000 ₽

Стационарные системы, объединяющие в себе несколько периферийных устройств для более быстрого обслуживания клиентов. Обычно состоят из: 

• системного блока;
• сенсорного монитора;
• фискального регистратора;
• ящика для денег;
• дисплея покупателя;
• иного оборудования по необходимости — сканера, весов, пинпада. 

Иногда системный блок, фискальный регистратор и монитор можно заменить мощным смарт-терминалом или устройством-моноблоком, например, Эвотор Power или АТОЛ Optima 7 Lite. Эти системы предназначены для быстрого обслуживания большого количества покупателей и часто встречаются в сетевых магазинах.

Модульные системы с фискальным регистратором 

Кому подойдут: большим магазинам, заведениям общепитам и центрам оказания услуг

Сколько стоят: от 45 000 ₽

Кассовый аппарат, который просто печатает чеки и находится под управлением кассовой программы. Она же будет отправлять запросы на печать чеков и записывать данные для передачи в ОФД.

К фискальному регистратору можно подключить любую периферию — например, сканер штрихкодов, банковский терминал — и создать на их основе POS-систему. 

Фискальные регистраторы подключают к системе, на которой пробиваются продажи. Обычно это ноутбук, компьютер или иное устройство со своей кассовой программой.

Облачные кассы

Кому подойдут: интернет-магазинам, вендинговым аппаратам, облачным сервисам, такси и курьерам

Сколько стоят: от 1750 ₽ в месяц

Это как обычная касса, только в облаке. Такая касса так же фискализирует онлайн-платежи по 54-ФЗ, но существует лишь виртуально — ей не нужно какое-либо физическое устройство. Все данные хранятся в специальной базе данных — облаке, чеки отправляются на почту клиента или по номеру телефона, а управление кассой происходит через личный кабинет. Например, Цифровая касса Эвотора. Она как раз отвечает на вопрос, что такое эквайринг и онлайн касса 

Кассовые программы 

Кому подойдут: предпринимателям, которых не устраивает интерфейс на текущей кассе

Сколько стоят: от 0 ₽

Это не сами устройства, а программный интерфейс для них, с помощью которого можно усилить кассу и добавить ей преимуществ. Например, кассовая программа «Эвотор.Касса». С её помощью можно превратить устройство другого производителя в полноценный Эвотор — и так сделать кассу умнее, быстрее и удобнее для кассиров. 

Представим, что вы получили кассу в банке бесплатно — по условиям подключения РКО. Допустим, это касса производителя PAX. На ней уже есть предустановленный интерфейс, но он вас по каким-то причинам не устроил. Вы устанавливаете «Эвотор.Кассу» и превращаете свой PAX A930 в полноценный Эвотор: 

• с простым и удобным интерфейсом;
• с возможностью подключить 850+ приложений для бизнеса;
• с личным кабинетом для анализа продаж, удаленного управления номенклатурой и сотрудниками;
• с простой работой с учётом и ассортиментом.

Для тех, кто ищет что такое онлайн касса для ИП — важно учитывать формат торговли. Если ИП работает в поле или на рынке — подойдёт автономным смарт-терминал. Если это салон или пекарня — лучше стационарная касса с эквайрингом и подключением к системе учёта.

Кто по закону обязан использовать онлайн-кассу

В 2025 году онлайн-кассу при расчётах обязаны применять:

• все организации и ИП, которые принимают оплату от физических лиц.

• все ИП и ООО, независимо от системы налогообложения, при расчётах с компаниями и другими ИП наличными или картой;
• даже при оплате через СБП или переводом на карту, независимо от формы собственности. 

Это означает, что даже если вы не используете наличные, а работаете только по безналу — вам всё равно нужна касса. Иначе будет штраф. С марта 2025 года отменены льготы для рынков, ярмарок и сезонной торговли — им тоже нужна онлайн-касса. 

Штрафы за отсутствие кассы и невыдачу чеков

Если вы не используете при расчётах онлайн-кассу или не выдаёте покупателям чеки — это административное правонарушение по ст. 14.5 КоАП. За него могут оштрафовать или даже приостановить деятельность торговой точки. 

Исключения: кто может работать без онлайн-кассы

В соответствии со ст. 2 закона № 54-ФЗ, есть целый ряд категорий предпринимателей и компаний, которые могут законно не использовать онлайн-кассы в своей работе.При соблюдении условий из статьи, ККТ могут не применять, например: 

• кредитные организации;
• газетные киоски; 
• самозанятые;
• целый ряд предпринимателей, работающих на патенте;
• с/х потребительские кооперативы;
• компании и ИП в отдаленных или труднодоступных местностях;
• аптеки в фельдшерско-акушерских сельских пунктах;
• компании и ИП при расчётах между собой в безналичной форм;
• образовательные организации;
• дома и дворцы культуры;
• компании и ИП при продаже билетов в театры с рук и т.д.

С полным списком исключений можно ознакомиться здесь. 

Как онлайн-кассы помогают бизнесу

Онлайн-касса — это не просто налоговое требование. Это инструмент, который облегчает жизнь предпринимателю. Сегодня касса становится мозгом бизнеса, на базе которого реализуется. 

Автоматизация учёта. Все данные по продажам и товарам можно сразу видеть в личном кабинете или в приложении товарного учёта, интеграция с которым настраивается в маркете любого производителя касс. Например, кассам Эвотор больше всего подходит товароучётная система «Управление ассортиментом». 

Интеграция с CRM и складом. Через API или модульное ПО можно связать кассу с любой конфигурацией 1С, сервисами МойСклад или, скажем, сайтом. 

Экономия на оборудовании. Коротко расскажем, что такое онлайн-кассы Эвотор. Например, в Эвотор 7.3 и 5i встроен терминал для карт. Не нужно покупать или получать в банке отдельное устройство. А в Эвотор 6 есть профессиональный сканер штрих-кодов — это удобно, потому что не нужно покупать сканер отдельно и носить его с собой, например, при выездной торговле. Благодаря этому, ККТ Эвотор экономит бизнесу сотни тысяч. 

Мобильность и гибкость. Современные устройства оснащены аккумуляторами для мобильности, сенсорными экранами для удобства управления, и удобным кассовым интерфейсом, похожим на смартфон. С ними легко справится даже пенсионер или школьник. 

Упрощенная сдача налоговой отчетности. На кассу можно поставить приложение, которое само будет запоминать все транзакции, записывать их в КУДиР и при необходимости заполнять налоговую декларацию. Останется только отправить её в ФНС. Например, для Эвоторов это приложение «Книга учёта доходов и расходов». 

Удалённый контроль и аналитика. С помощью личного кабинета, владелец бизнеса может следить за выручкой и товарооборотом с телефона. Даже если он в отпуске. Например, вот так это выглядит в личном кабинете Эвотора.

Как выбрать онлайн-кассу для бизнеса 

Универсального варианта для любого бизнеса не существует. Какой вариант подходит конкретно вам, зависит от ряда факторов: как вы принимаете оплату, сколько наименований в ассортименте, есть ли доставка, сколько покупателей обслуживаете в день и других особенностей торговли.

Вот основные критерии выбора кассы:

Что нужно кроме кассы 

💾Фискальный накопитель. Это флешка, на которую касса записывает всю информацию о расчётах. Без неё касса работать не может. Фискальные накопители различаются сроком действия: 15 месяцев или 36 месяцев. Это максимально возможный срок службы накопителя, дольше которого он не проработает. Выбирать его нужно под вид деятельности и систему налогообложения, подробнее об этом здесь.

🔗Оператор фискальных данных. Это сервис-посредник между предпринимателем и налоговой: кассы передают данные оператору, там их обрабатывают, шифруют и передают в налоговую. У Эвотора есть свой оператор фискальных данных — «Платформа ОФД». Чтобы начать работу, зарегистрируйтесь на сайте «Платформы ОФД» с помощью квалифицированной электронной подписи и заключите договор. Как его настроить на кассе — читайте здесь.

🧮Товароучётная система. Она помогает автоматизировать работу с номенклатурой: следить за остатками и полкой, управлять карточками товаров, планировать закупки, корректировать товарную базу. А ещё благодаря ей в чеках будет правильное название товаров и услуг, а когда какой-то товар будет продан, он автоматически спишется из остатков. Кассам Эвотора больше всего подходит товароучётная система «Управление ассортиментом». 

🍶Приложение для продажи маркированных товаров. Если вы торгуете пивом, молочными продуктами, одеждой, сладкой газировкой или, скажем, моторными маслами, вам нужно автоматически обмениваться с Честным знаком данными — отправлять марки с товаров при продаже и делать приёмку от поставщиков по УПД. По умолчанию касса так сама не умеет. Чтобы научить, нужен специальный софт. 

Например, для касс Эвотора это приложение «Маркировка». Сервис позволяет выстроить всю работу с маркированными товарами по закону, а ещё включает сразу 4 оператора ЭДО, за которых не нужно доплачивать. 

💳Эквайринг. Чтобы принимать от клиентов безнал, нужен эквайринг. Это банковская услуга, обычно для её подключения нужно идти в банк, подписывать договор, оформлять РКО. У Эвотора есть торговый эквайринг «Эвотор.PAY» — с ним можно подключить приём безнала за 1 день не выходя из дома в 1 из 11 банков-партнёров. 

📱Кассовая программа. Бывает, что функционал предустановленного приложения не соответствует потребностям точки. Например, не позволяет вывести популярные товары на экран, принять смешанную оплату или отправить электронный чек без печати бумажного. Чтобы получить такие возможности, стоит найти подходящую кассовую программу. 

Коротко: что такое онлайн-касса для ООО и ИП

1. Онлайн-касса — это современное кассовое устройство, которое автоматически передаёт информацию о продаже в налоговую через ОФД и печатает чеки для клиентов. 
2. Есть несколько видов онлайн-касс: смарт-терминалы, фискальные регистраторы, POS-системы и даже кассовые программы, которые можно установить на любую кассу. Выбор конкретной из них зависит от потребностей и специфики бизнеса. 
3. Онлайн-кассы обязательны почти для всех предпринимателей, которые проводят расчёты с физлицами, с другими компаниями и ИП. Есть исключения, но их мало. 
4. Если не использовать онлайн-кассу, можно попасть на крупный штраф — от 30 000 ₽, а иногда и на приостановку деятельности.