Чеки онлайн-касс — как не получить штраф

В мире бизнеса чек — это не просто бумажка или электронный документ, а своего рода паспорт каждой сделки. Он подтверждает законность операции и обеспечивает прозрачность взаимоотношений между продавцом, покупателем и государством.

Но как и в любой сфере, здесь есть свои правила и нюансы. Нарушение этих правил может привести к неприятным последствиям в виде штрафов. Сегодня разбираем штрафы за чеки онлайн-кассы: кому и когда они угрожают, в каком размере и как их избежать, продолжая вести бизнес спокойно и уверенно.

Зачем нужны чеки и как они выглядят 

❓Что это такое. Фискальный чек — это документ, подтверждающий факт оплаты клиентом товара или услуги. Он содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его стоимости, налогах и других важных деталях. Продавец по закону обязан формировать фискальные чеки на онлайн-кассе и выдавать их покупателям в бумажном, а с согласия клиента и в электронном виде — отправлять по почте, в смс или в мессенджерах (п. 2 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). 

📋Что должен содержать чек. Есть ряд реквизитов, которые обязательно должны быть в фискальном чеке (п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ)

• Полное наименование организации или ИП (в случае с ИП — ФИО);
• ИНН продавца;
• Адрес расчёта — с индексом, названием точки (например, «Магазин «Золотой пятачок»»);
• Наименование кассы, её регистрационный номер;
• Уникальный номер смены;
• Порядковый номер чека внутри текущей смены;
• Тип операции (например, приход, возврат прихода, расход и т.д.);
• Полный перечень проданных товаров или оказанных услуг с указанием количества, цены и общей суммы;
• Применённая система налогообложения (например, ОСНО, УСН, ПСН);
• НДС по каждой позиции (если применяется) — ставка и сумма;
• Способ оплаты (наличные, карта, электронные средства) и распределение суммы по видам оплаты;
• Имя сотрудника или кассира, оформившего расчёт (если задано в кассе);
• Номер фискального накопителя;
• Фискальный признак документа — подтверждение, что чек зарегистрирован в ФНС;
• Номер фискального документа;
• Адрес сайта налоговой службы (nalog.ru) — для проверки чека;
• Данные покупателя — номер телефона или email (если он сам их сообщил для получения чека);
• Обратный адрес отправителя чека — если документ направляется в электронном виде;
• QR-код — позволяет мгновенно открыть чек в приложении ФНС или браузере. 

👁️Как должен выглядеть чек онлайн-кассы. Специальной формы или утверждённого дизайна чека нет — его формирует касса. Обычно чек выглядит так:

Как выдавать чеки, если не используешь онлайн-кассу 

По общему правилу все, кто принимают деньги от физлиц, обязаны использовать онлайн-кассы — и выдавать из них чеки. Но из этого правил есть ряд исключений — некоторые предприниматели из отдельных видов деятельности и систем налогообложения могут работать и без ККТ. Но это не освобождает их от обязанности выдавать клиентам чеки. 

Если вы не печатаете классические чеки, вам необходимо использовать другие методы для подтверждения расчетов, такие как бланки строгой отчетности или электронные чеки. Всё зависит от категории предпринимателя, который освобождён от применения ККТ. 

✅ Самозанятые. Не используют ККТ, потому что ведут все расчёты в приложении «Мой налог». Там же формируются и чеки, которые прямо из приложения можно отправить клиенту. 

Все чеки сохраняются в приложении. Для повторяющихся услуг можно дублировать документ с корректировкой суммы. Если нужно учесть несколько позиций, их достаточно перечислить в одном чеке по строкам.

✅ ИП на патенте. Более 80 категорий таких предпринимателей в зависимости от вида деятельности освобождены от обязанности работать с ККТ (п. 2.1 ст. 2 закона № 54-ФЗ). Среди этих видов деятельности: 

• ремонт и пошив обуви;
• экскурсионные и туристические услуги;
• частная детективная деятельность;
• изготовление изделий из кожи;
• ремонт игрушек и очков;
• содержание и уход за животными;
• услуги по вспашке земельных участков и т.д.

У них нет возможности формировать электронные чеки как у самозанятых, поэтому они формируют БСО — бланки строгой отчётности.

БСО — это учетный документ. Его выдают клиенту в момент расчета наличными или по карте.Как и кассовые чеки, БСО можно выдавать только физическим лицам.Если БСО формируются в электронном формате через автоматизированную систему ККТ — это фискальные документы, аналоги чеков. Их использование полностью регламентируется в требованиях 54-ФЗ. В фискальном БСО должны отображаться сведения, которые подтверждают факт пользования услугами. Вот как он выглядит.

✅ Отдельные случаи для ИП и ООО. Некоторым предпринимателям и организациям разрешено работать без ККТ при соблюдении особых условий. 

• безналичные расчёты между ИП и юрлицами — если деньги поступают по реквизитам банковского счёта (не через карту и не наличными), чек не нужен (п. 9 ст. 2 закона № 54-ФЗ).В этом случае вместо чеков подтверждением расчетов могут служить другие документы: счета-фактуры, банковские выписки.
• ИП в отдалённых или на труднодоступных территориях — если ваш населённый пункт включён в перечень таких территорий, можно работать без кассы. 
• особые виды деятельности — перечислены в п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Например, торговля печатной продукцией в киосках, продажа мороженого и напитков в розлив, сезонная торговля арбузами, бахчевыми и овощами с лотка, розничная торговля на рынках и ярмарках.

В двух последних случаях ИП должен выдать клиенту документ, подтверждающий оплату. Выдать можно на бумаге или отправить по СМС, в мессенджер или на электронную почту. Вот образец такого документа с официального сайта ФНС.

Если вы не входите в описанные категории исключений, вы обязаны использовать онлайн-кассы, пробивать и выдавать фискальные чеки. Если налоговая обнаружит нарушение при работе, например, непробитие чека, предпринимателя могут оштрафовать. Расскажем о наиболее распространённых нарушениях и ответственности за них. 

Штраф за непробитие чека

👮В чём нарушение: предприниматель работает, принимает от клиентов платежи, но чеки не бьёт. Это исключает контроль со стороны налоговой и приравнивается к неиспользованию ККТ. 

💲Какое наказание: штраф за непробитие чека на онлайн-кассе зависит от суммы расчётов в точке, на которую предприниматель должен был, но не пробил чеки. Плюс, роль играет организационная форма: для ИП штраф ниже, чем для юрлиц. 

Допустим, вы ИП, и вы продаёте цветы в лотке в торговом центре, за месяц выручка составила 800 000 ₽. Деньги принимаете только наличными,, чеков не выдаёте. Если это обнаружит ФНС, штраф будет от 200 000 ₽ до 400 000 ₽.

Штраф за невыдачу чека клиенту 

👮В чём нарушение: точка работает, платежи принимаются и проходят по ККТ, чеки бьются, но клиентам не выдаются. А значит, клиент никак не может подтвердить, была ли вообще продажа и правильно ли проведены расчёты — его права нарушены.

💲Какое наказание: если нарушение было разовым, а чек не выдали по случайности, точка может отделаться предупреждением. В иных случаях будет штраф.

Если вовремя исправить нарушение — в течение 3 дней с момента непробития чека сформировать чек коррекции и отправить в налоговую уведомление о непробитом чеке — штрафа не будет.  

Штраф за ошибку при оформлении чека 

👮В чём нарушение: в документе указан не тот способ оплаты, лишние товары, некорректная стоимость — это ошибка. Она создаёт расхождения в реальных доходах и данных по ККТ. А значит, возможно ведёт к уклонению от налогов. Такого госуарство допустить не может. 

💲Какое наказание: Ошибки в чеках — это нарушения порядка и условий применения ККТ (письмо ФНС от 18.04.2022 № АБ-4-20/4695@). Штраф за ошибку в чеке онлайн-кассы зависит от организационной формы нарушителя и считается за каждый случай выдачи фискального документа с ошибкой. Сколько чеков с ошибками обнаружено — столько штрафов и будет.  

Если в течение 3 дней пробить чек коррекции и уведомить налоговую об ошибке, штрафа не будет. 

Штраф за отсутствие номенклатуры в чеке

👮В чём нарушение: ИП на ПСН, УСН, ЕСХН обязаны указывать в чеке наименование товара. Распечатанный чек без этих реквизитов считается недействительным.

💲Какое наказание: в этом случае назначается также штраф за неправильно оформленный чек онлайн-кассы, который зависит только от организационной формы. Сколько таких чеков — столько и штрафов.

Другие штрафы по 54-ФЗ 

🙅За неприменение ККТ. Зависит от суммы расчетов мимо кассы: 

🤦За работу с незарегистрированной ККТ. Применяется разово в случаях, когда предприниматель не прошёл регистрацию кассы в ФНС. 

🤷За непредставление документов по запросу ФНС. Запросы налоговой о представлении документов и информации в связи с применением ККТ обязательны для ИП и организаций. Если их игнорировать, тоже может быть штраф.

Как ФНС может выявить нарушение

ФНС не нужно ничего придумывать, чтобы найти нарушение. Данные с онлайн-кассы в режиме реального времени поступают в ОФД и ФНС. Нарушения ищут автоматически: 

• сравнивают суммы чеков с данными ОФД и декларациями;
• проводят проверки по жалобам 
• проводят контрольные закупки, 
• сравнивают показатели по счету, ККТ и в системе маркировки;
• проводят выездные обследования, мониторинг безопасности и другие контрольные мероприятия. 

Чтобы начать такие проверки, налоговой не нужен особый случай, поводом может стать любая подозрительная активность, например:

1. Касса зарегистрирована, но в течение 60 дней от неё не поступают фискальные данные.
2. За 30 дней слишком много возвратов: если чеков с признаком «возврат прихода» больше 30% от всех приходных чеков. 
3. Если доля чеков коррекции за месяц превышает 30% от общего количества фискальных документов. 

Как избежать штрафов

Есть способ избежать штрафов, даже если ошибка уже произошла. Главное — успеть отреагировать раньше, чем это сделает налоговая. Если вы заметили нарушение самостоятельно, его можно устранить и добровольно сообщить в инспекцию. Например, забыли пробить чек — оформите чек коррекции и передайте информацию в ФНС.

Но важно соблюсти два ключевых условия:

1. Налоговая ещё не должна знать о нарушении и не иметь по нему никаких документов или данных. 
2. Представленные вами сведения должны быть достаточными, чтобы инспекция могла установить сам факт нарушения и принять меры.

Кроме того: 

• сохраняйте дисциплину по выдаче чеков — обяжите кассиров всегда предлагать документы покупателям;
• следите за ОФД-отчётами — проверяйте, что все чеки «дошли» до налоговой;
• регулярно обновляйте кассовое ПО — ак вы избежите ошибок в новых реквизитах или ставках НДС;
• используйте программы-помощники.

Подытожим

Чек — это не просто финал покупки, а точка отчёта ответственности перед законом. Нарушения с онлайн-кассами сегодня видны сразу, и штрафы за чеки онлайн кассы — не миф, а повседневная практика.

Будьте аккуратны, дружите с кассой, а не с инспектором. И помните: правильный фискальный документ может спасти от фискальной головной боли.