Товар был успешно добавлен в вашу корзину.
Автоматизация столовой: путь от тетрадки до цифрового контроля
Ещё три года назад одна столовая в Калуге вела учёт по старинке: записи в тетрадях, на стикерах и «в голове» у старшего повара. Сколько ушло картофеля на суп, сколько масла на кашу — записывали в конце смены, если вспоминали.
Поначалу всё работало неплохо: меню небольшое, гостей немного. Но по мере роста потока клиентов начались проблемы: продукты «испарялись», деньги не сходились, поставщики жаловались на неоплаты. Так начинался их путь, который сегодня можно назвать полноценной автоматизацией столовой — от бумажного учёта до цифрового контроля.
Разберем, как это выглядело на практике и как грамотно выстраивается автоматизация учёта столовой по этапам.
5 распространённых проблем «тетрадного» учёта
Когда учёт строится на бумаге и интуиции, рано или поздно всплывают типичные проблемы:
❌ Потери продуктов: списания делаются «на глаз», перерасход никто не отслеживает.
❌ Ошибки в калькуляции блюд: себестоимость «примерная», цены закупок давно поменялись.
❌ Проблемы с оплатами поставщикам: заказы оформляют устно, потом забывают долги.
❌ Ручные ошибки: потерянные записи, дублирование, перепутанные даты.
❌ Невозможность планировать: закупки и производство идут вслепую, без анализа.
| В столовой из Калуги всё началось с мелочей. Картошку закупали каждые три дня вместо раза в неделю. Крупы неожиданно «заканчивались», хотя по плану должны были быть в наличии ещё 10 дней. А при пересчёте оставшихся после смены пирожков постоянно недоставало 10–15 штук. Когда подходил конец месяца, оказывалось, что подсчитать фактическую себестоимость блюд невозможно — всё считали «приблизительно по памяти». |
Признаки, что без автоматизации не обойтись
На начальном этапе кажется, что можно справляться руками. Но постепенно появляются признаки того, что дальше без системы автоматизации столовой не получится:
⚠️ Остатки на бумаге не совпадают с реальностью.
⚠️ Закупки происходят аврально, без планирования.
⚠️ Поставщики начинают требовать срочных оплат.
⚠️ Блюда приходится менять в процессе готовки из-за нехватки ингредиентов.
⚠️ Пересчёт остатков превращается в катастрофу.
| В столовой из Калуги тревожный звонок прозвенел, когда поставщик овощей предъявил долг в 84 000 ₽, о котором никто не знал. Проверка показала: журнал закупок за июнь потеряли вместе с записями. |
Первый шаг: простейшая автоматизация учёта столовой
На этом этапе важно хотя бы минимально структурировать учёт:
✅ Завести электронные таблицы для учёта поступлений и расходов продуктов.
✅ Фиксировать продажи по категориям: сколько супов, сколько вторых блюд.
✅ Составить калькуляционные карты на основные блюда.
Автоматизация учёта столовой здесь минимальная — задача не в точности, а в выявлении ключевых проблем и формировании дисциплины: регулярная фиксация данных и первичный контроль за потоками продуктов и денег.
В столовой из Калуги завели Excel-таблицу, куда старший повар ежедневно записывал:
Уже через две недели выявили странности. На 25 кг закупленной курятины реально использовали только 18 кг. Остальные 7 кг куда-то исчезали. Выяснилось, что часть курицы повара забирали на личные обеды без списания. Без простейшей автоматизации учёта столовой это было бы незаметно. |
Второй шаг: автоматизация точечных процессов
Когда ключевые проблемы выявлены и базовая дисциплина учёта уже сформирована, можно переходить к автоматизации отдельных процессов, например:
- складской учёт — автоматическое списание по техкартам при продаже, например, в 1С;
- быстрая инвентаризация с мобильными устройствами или сканерами;
- закупки на основе реальных остатков;
- подробный учёт продаж по позициям.
На этом этапе начинается полноценная точечная автоматизация работы столовой: система помогает ускорять рутинные процессы, снижать ошибки и поддерживать порядок.
| Столовая из Калуги первым делом автоматизировала складской учёт. При продаже блюда система автоматически списывала ингредиенты по техкартам. Например, при продаже порции борща система списывала 150 г свеклы, 200 г картофеля, 100 г мяса, 50 г моркови — без ручных записей. Остатки обновлялись в реальном времени. Плюс они настроили автоматические уведомления о необходимости закупки, когда остатки падали ниже минимума. |
Третий шаг: полная цифровизация
На этом этапе объединяются все участки бизнеса:
- склад, кухня, кассы, бухгалтерия работают в единой системе;
- себестоимость пересчитывается автоматически при изменении цен на закупку;
- строится аналитика продаж — по дням, часам, блюдам;
- система прогнозирует закупки на основе реальной статистики;
- контролируются сроки оплат и долги.
Например, 1С можно интегрировать с кассами Эвотор и получать данные по кассе в реальном времени — эту задачу легко решает умная автоматизация торговой сети на базе 1С и Эвотора.
Происходит полная автоматизация столовой с переходом к цифровому управлению всеми процессами.
Через полгода после начала внедрения изменений столовая из Калуги перешла на полную цифровизацию:
Когда в регионе резко выросли цены на мясо (+12%), система пересчитала себестоимость за одну ночь. Благодаря этому удалось вовремя скорректировать цены в меню и сохранить прибыль, в отличие от конкурентов. |
Коротко: как шаг за шагом навести порядок в столовой
Автоматизация столовой — это путь, который приносит ощутимую отдачу на каждом этапе:
- Тетрадка → полный хаос и потери.
- Excel → базовый контроль, выявление очевидных дыр.
- Автоматизация процессов → ускорение и упрощение отдельных участков работы: списание, учёт остатков, закупки. Это точечные решения, которые помогают быстрее и точнее выполнять рутинные операции и минимизируют влияние человеческого фактора на бизнес. Например, умная автоматизация торговой сети на базе 1С и Эвотора.
- Цифровизация → объединение всех процессов в единую систему: склад, касса, кухня, бухгалтерия. Система сама помогает следить за бизнесом в режиме реального времени. Это позволяет принимать быстрые решения на основе данных и масштабировать бизнес.
Система автоматизации столовой даёт не просто удобство — это реальное повышение прибыли за счёт точного контроля всех процессов. А переход на цифровизацию превращает бизнес в четко настроенный механизм, способный расти даже в условиях нестабильного рынка.
Автоматизация работы столовой — это не сложно, если двигаться пошагово. Главное — начать!