Онлайн кассы представляют собой неотъемлемую часть операционной деятельности юридических лиц в современной экономической среде. Они не только обеспечивают автоматизацию процессов расчётов и ведения учёта, но и соответствуют законодательным требованиям, что важно для поддержания законности и избежания штрафных санкций. Онлайн кассы необходимы для формирования фискальных документов и передачи данных в онлайн-режиме оператору фискальных данных (ОФД), что обеспечивает прозрачность и отслеживаемость всех финансовых операций компании.
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса представляет собой специализированное устройство, оснащенное фискальным накопителем, который записывает данные о каждой совершенной продаже. Она отличается от традиционной кассы тем, что все операции автоматически передаются через интернет в налоговую систему. При каждом обращении кассира информация о продаже сразу фиксируется в чеке и отправляется оператору фискальных данных (ОФД), который затем передает её в налоговую службу. Такая система обеспечивает прозрачность и контроль за финансовыми операциями компании, а также упрощает процесс налоговой отчетности.
Важность применения онлайн-кассы для юридического лица
Применение онлайн-кассы для юридического лица играет ключевую роль в современном бизнесе. Онлайн кассы – это:
- 1. обязательное требование законодательства;
- 2. инструмент для поддержания финансовой дисциплины и соблюдения налоговых обязательств;
- 3. автоматизация процесса учета и отчетности;
- 4. предотвращение возможных ошибок и манипуляций с финансовой информацией;
- 5. обеспечение прозрачности в финансовых операциях, что упрощает взаимодействие с налоговыми органами.
Ответственность за неприменение кассы для юридического лица
Неприменение кассового оборудования юридическим лицом приводит к финансовым санкциям, которые зависят от размера предприятия и объема нарушений.
- Для малых предприятий штрафы составляют от 37,5 до 50% от суммы расчета без кассового чека, но не менее 15 000 рублей.
- Средние и крупные компании платят штрафы в размере 75-100% от суммы расчета без кассы, но не менее 30 000 рублей.
- Руководители и индивидуальные предприниматели также могут быть оштрафованы на 25-50% от суммы расчета без кассы, но не менее 10 000 рублей.
Виды онлайн касс для юридических лиц
Для юридических лиц предлагается несколько видов онлайн-касс, каждая из которых отвечает определенным требованиям бизнеса. Эти кассы обеспечивают выполнение различных функций в зависимости от потребностей компании.
- 1. Мобильные кассы
Мобильные кассы удобны для компаний, которые ведут коммерческую деятельность вне офиса. Они оснащены большими экранами и мощными процессорами, что обеспечивает комфорт при работе. Также поддерживаются разные виды платежей, а встроенные сканеры и камеры позволяют быстро идентифицировать товары и клиентов. - 2. Терминалы с эквайрингом
Такие кассы предоставляют возможность мгновенно проводить платежи с помощью карт. Они оснащены пин-падами и современными системами безопасности, что обеспечивает защиту данных клиентов при оплате. Терминалы обычно используются в компаниях, где важно проводить расчёты быстро и безопасно. - 3. Портативные кассы
Эти кассы предназначены для работы в условиях отсутствия постоянного электропитания. Благодаря мощным аккумуляторам они могут работать до 14 часов без подзарядки, что особенно важно для бизнеса, который работает на выезде или в полевых условиях.
Каждый тип онлайн-кассы предназначен для определённых бизнес-задач и требований, что позволяет компаниям выбирать наиболее подходящее решение в зависимости от их специфики деятельности и потребностей клиентов.
Характеристики онлайн-кассы, влияющие на выбор
При выборе онлайн-кассы для юридических лиц важно учитывать несколько факторов.
- 1. Мобильность обеспечивает гибкость работы в различных условиях.
- 2. Автоматизация ассортимента упрощает учёт товаров и предотвращает ошибки.
- 3. Кассовая программа должна быть надёжной и интуитивной
- 4. Качественная техподдержка помогает быстро решать возникающие проблемы, минимизируя простои и обеспечивая стабильность торговых операций.
Стационарная или мобильная
Выбор между стационарной и мобильной онлайн-кассой для юридических лиц зависит от характера бизнеса и способов получения оплаты. Если товары доставляются курьерами, каждому из них можно выдать компактную переносную кассу с ёмким аккумулятором. Это удобно и обеспечивает мобильность при расчётах.
В случае, если чеки формируются на удалённой кассе, требования к устройству меняются. Особенно это актуально, когда касса используется и для расчётов в офисе или на складе. При большом количестве курьеров стационарная касса обеспечит быструю и надёжную работу. Тем не менее, переносную кассу также можно использовать в офисе.
Автоматизация ассортимента
При выборе онлайн-кассы для юридических лиц учитывайте возможности автоматизации ассортимента. Эти решения значительно упрощают управление товарным учетом и продажами.
- ● Управление товарным учетом
Современные программы позволяют вести учет товаров на компьютере или телефоне. Пользователи могут легко загружать списки из Excel и изменять цены с помощью массовой переоценки. - ● Контроль и отчетность
Программы дают возможность печатать ценники и этикетки, отслеживать основные показатели в режиме онлайн. Это позволяет контролировать продажи, возвраты и товарные остатки. - ● Интеграция с внешними системами
Решения могут работать с маркированными товарами и интегрироваться с ЕГАИС. Возможность подключать магазины к сети франшиз и автоматизировать обмен данными с 1С. - ● Онлайн-каталог товаров
Наличие интернет-витрины с онлайн-каталогом товаров является важным преимуществом, позволяющим расширить доступ к продукции.
Кассовая программа (программное обеспечение)
Кассовая программа для онлайн-кассы обеспечивает формирование фискальных чеков и отображение информации о покупках на дисплеях для клиентов.
- ● Функциональность программного обеспечения
Программа поддерживает работу с алкогольной продукцией и выполняет требования ЕГАИС. Это позволяет передавать необходимую информацию в государственные органы. - ● Автоматизация бухгалтерского учета
Программное обеспечение предоставляет веб-сервис для учета доходов и расходов. Оно автоматизирует процессы приема и подписания электронных универсальных передаточных документов (УПД). - ● Интеграция с системами ЭДО
Кассовая программа позволяет регистрировать пользователей в системах электронного документооборота и «Честный ЗНАК». Это обеспечивает безопасный обмен юридически значимыми документами.
Упрощение бизнес-процессов
Приложения в составе программы делают удобной приемку товаров и быстрое печатание ценников. Это способствует эффективному управлению расчетами с контрагентами.
Техподдержка
Информационное обеспечение техподдержки для онлайн-кассы играет ключевую роль в поддержании бесперебойной работы вашего бизнеса. Важно обратить внимание на наличие круглосуточной поддержки по телефону и в чате, что обеспечивает оперативное решение любых вопросов и проблем в любое время суток. Удаленная диагностика оборудования позволяет инженерам быстро выявлять и устранять неполадки, а доступ к приоритетным обновлениям и новым функциям помогает опережать конкурентов и повышать эффективность бизнес-процессов.
МОДЕЛЬ СМАРТ-ТЕРМИНАЛА | Эвотор 5 ST (ST512) | Эвотор 7.2 (ST721) | Эвотор 7.3 (ST730) | Power | Эвотор 10 (ST1010) | Эвотор 6 (ST610) |
КАМЕРА | Две камеры по 5 Mп, автофокус, вспышка | Нет | 5 Мп | 5 Мп, автофокус | 5 Мп | Нет |
ТИП ПЕЧАТАЮЩЕГО УСТРОЙСТВА | Термопечатающий механизм | Термопечатающий механизм | Термопечатающий механизм | Термопечатающий механизм | Термопечатающий механизм | Термопечатающий механизм |
СКОРОСТЬ ПЕЧАТИ | До 50 мм/с | До 70 мм/с | До 90 мм/с | До 300 мм/с | До 90 мм/с | До 70 мм/с |
ШИРИНА ПЕЧАТНОЙ ЛЕНТЫ | 57 мм | 57 мм | 57 мм | 80/57 мм | 57 мм | 58 мм |
ДИАМЕТР ЧЕКОВОЙ ЛЕНТЫ | До 40 мм | До 40 мм | До 40 мм | До 80 мм | До 40 мм | До 40 мм |
РЕЗАК | 2 пластиковые гребёнки | 1 стальная гребёнка | 2 стальные гребёнки | Автоотрезчик | 2 стальные гребёнки | 1 металлическая гребенка |
Часто задаваемые вопросы
Онлайн-касса не требуется для предпринимателей, оказывающих бытовые услуги, ремонтирующих обувь, сдающих жилье в аренду, продавцов бахил и тех, кто работает на рынках и ярмарках, при условии, что правила не изменились. В таких случаях чеки не обязательно печатать, однако по требованию покупателя должен быть предоставлен документ, подтверждающий покупку с указанием всех необходимых реквизитов.
Онлайн-касса отличается от обычного кассового аппарата тем, что она подключена к интернету и передает данные о продажах в налоговую онлайн. Это позволяет в режиме реального времени контролировать фискальные операции и упрощает ведение бухгалтерии. В отличие от обычного кассового аппарата, онлайн-касса также может автоматически обновляться и интегрироваться с другими системами учета.
Юридическим лицам необходимо пробивать чеки при оплате наличными согласно законодательству. Этот документ подтверждает факт совершенной сделки и является важной частью учета операций предприятия. Пробитие чека обязательно даже в случае, когда покупка осуществляется в наличной форме оплаты.
Для оформления онлайн-кассы необходимо выполнить ряд юридических и технических шагов. В частности, это включает в себя регистрацию кассового оборудования в налоговом органе, получение необходимых лицензий или разрешений на использование программного обеспечения для работы с кассой. Также требуется настройка и регистрация кассового ПО в системе налогового учета.