Каждый предприниматель по-своему считает, сколько товара закупил, сколько продал и что осталось на полках. Кто-то всё держит в голове, кто-то записывает в блокнот или Excel, а кто-то уже использует удобную систему товароучёта, которая автоматически получает все данные с кассы. Но какой способ действительно помогает бизнесу расти, а не путает ещё больше?
В этой статье разберёмся, зачем малому бизнесу нужен товарный учёт, как правильно организовать на вашем Эвоторе товароучёт и почему это не скучная рутина, а один из инструментов стабильной прибыли.
Вести учёт товаров легко, когда на кассе есть приложение «Управление ассортиментом» Эвотора. Товароучётная программа помогает контролировать остатки и закупки, и охраняет вас пересортицы и бессонных ночей за инвентаризацией.
На правах рекламы ООО «ТУ СОФТ» 2RanynW7cHP
|
Что такое товарный учёт
Товароучёт — это система, с помощью которой предприниматель отслеживает, что происходит с его товаром: сколько закупил, что уже продал, что осталось в запасах и сколько заработал на каждой позиции. Проще говоря, это способ держать под контролем главный ресурс торговли — товар, чтобы не терять деньги и всегда понимать, что происходит в бизнесе.
На практике товароучёт может выглядеть по-разному. В маленькой кофейне, например, это может быть список ингредиентов и готовых напитков, где видно, сколько упаковок зерна ушло за день, сколько на конкретную чашку эспрессо и какие напитки популярнее всего. В магазине одежды — это таблица с размерами, цветами, остатками на складе и данными о продажах по каждой модели. В автомастерской — список запасных частей и услуг, где видно, какие из них востребованы, а какие давно не используются.
В результате правильного учёта вы точно знаете:
- сколько у вас товара на складе или в торговом зале;
- какие позиции продаются лучше всего (и приносят больше прибыли);
- что залежалось и не приносит выручки;
- когда пора делать заказ у поставщика, чтобы не остаться без товара;
- какие товары дают большую наценку, а какие — работают «в ноль».
Главная цель товароучёта — не просто вести список товаров, а получать данные, которые помогают зарабатывать. Потому что товар — это не просто коробки на полке, а ваш актив, ваши деньги в товарной форме. Если не контролировать его движение, можно легко уйти в минус: заказывать лишнее, упускать популярные позиции или терять товар из-за ошибок в учёте.
Простой пример: владелец небольшого продуктового магазина каждый день вручную считал остатки и делал закупки «на глаз». В какой-то момент он заметил, что колбасу почти не покупают и часто приходится списывать товары, у которых истёк срок годности. После внедрения простой товароучётной программы он увидел, сколько палок реально покупают в неделю, и какие позиции популярные, а какие чаще всего лежат и портятся. В итоге он стал заказывать меньше колбасы — стало меньше списаний и больше прибыли.
Зачем нужен товарный учёт
Товарный учёт — это не просто контроль остатков, а полноценный инструмент управления бизнесом. От того, как вы его организуете, зависит многое: от стабильных продаж до прибыли и репутации у клиентов.
Допустим, вы решили использовать программу товароучёта «Управление ассортиментом» Эвотора. Она поможет разложить все товары по полочкам, увидеть общую картину и решит ряд рутинных задач торговой точки:
Чтобы не остаться без нужного товара. Когда вы точно знаете, сколько чего осталось на складе, можно вовремя пополнять запасы. Это особенно важно, если вы торгуете ходовыми товарами: молоком, хлебом, газом для зажигалок или батарейками. Закончилось — клиент ушёл в соседний магазин. Хорошая система учёта подскажет, что заканчивается, и поможет спрогнозировать, насколько ещё хватит остатков при текущем темпе продаж.
[caption id="attachment_101550" align="alignnone" width="1999"]
В отчётах можно увидеть, какие товары покупают чаще всего и оценить стабильность спроса. А ещё спрогнозировать, на сколько дней хватит товаров[/caption]
Чтобы снижать потери и выявлять слабые места в торговле. Товарный учёт помогает понять, какие товары портятся, уходят в списания или теряются. Это особенно важно для продуктовых магазинов, аптек и общепита. Если вы видите, что один и тот же товар постоянно пропадает или просрочен, вы можете принять меры: обучить сотрудников, поменять схему выкладки, наладить хранение или даже заменить поставщика.
[caption id="attachment_101551" align="alignnone" width="1999"]
Программа «Управление ассортиментом» показывает сколько тех или иных товаров на полках вероятно просрочены[/caption]
Чтобы выявлять воровство или ошибки. Если поставщик привёз 10 упаковок чая, а продали вы только 7, но на складе числится 1, — значит, где-то потерялись ещё две. С учётом видно, на каком этапе произошла несостыковка: при приёмке, на полке, на кассе. Это позволяет быстро выявлять ошибки, а в некоторых случаях — и недобросовестных сотрудников.
Чтобы правильно рассчитать себестоимость и наценку. Без товароучёта легко ошибиться в ценообразовании. Поставщик мог повысить цены, а вы этого не заметили — и продолжаете продавать товар в убыток. Или наоборот, поставили слишком высокую цену, и товар не продаётся. Правильная система показывает не только закупочную стоимость, но и все сопутствующие расходы — доставка, упаковка, аренда. Зная точную себестоимость, вы можете установить оптимальную цену и зарабатывать.
[caption id="attachment_101552" align="alignnone" width="1999"]
В «Управлении ассортиментом» себестоимость считается автоматически — подтягивается из накладных, которые подписаны с поставщиком[/caption]
Чтобы не забывать о расходниках. Учёт нужен даже тем, кто продаёт не товары, а услуги. В салоне красоты, например, расходники — это всё, что мастера используют в ежедневной работе: косметика, шампуни, краски, одноразовые насадки и аксессуары для инструментов. Такие материалы нужно регулярно пополнять, поэтому важно вести учёт их поступления и использования — это помогает отслеживать остатки и не пропустить момент, когда пора делать новый заказ.
А с помощью технологических карт, можно задать, сколько расходников уходит на каждую услугу. Например, для услуги «Укладка волос» вы можете задать:
- 20 мл шампуня;
- 15 мл геля;
- 15 мл лака для волос.
Когда администратор или мастер пробивает чек с этой услугой, в фискальном документе будет указана только «Укладка волос», но в системе автоматически спишутся все сопутствующие материалы — точно в заданных объёмах.
[caption id="attachment_101553" align="alignnone" width="1999"]
Так выглядит технологическая карта в «Управлении ассортиментом»[/caption]
Чтобы понимать, на чём зарабатываешь. С помощью товарного учёта можно увидеть прибыль по каждой позиции. Это помогает отказаться от убыточных товаров, найти выгодные замены или договориться с поставщиком о лучших условиях. Особенно полезны инструменты типа ABC-анализа: они показывают, какие товары приносят 80% выручки и какие тянут бизнес назад.
[caption id="attachment_101554" align="alignnone" width="1999"]
ABC-анализ в «Управлении ассортиментом» помогает понять, на каких товарах точка зарабатывает больше, а какие просто занимают место на полках[/caption]
Чтобы улучшать маркетинг и поднимать средний чек. Зная, что и когда покупают ваши клиенты, вы можете выстраивать более умную выкладку и акции. Например, часто вместе с пельменями берут кетчуп — разместите их рядом и сделайте небольшую скидку на комплект. Или, наоборот, заманите клиента дешёвыми пельменями, а «доберите» его чеком на кетчуп и сметану.
[caption id="attachment_101555" align="alignnone" width="1999"]
Аналитика в «Управлении ассортиментом» показывает, по каким дням какой товар покупают чаще. Чтобы стимулировать продажи в дни, когда товар не берут, можно, например, сделать скидки[/caption]
| Принимайте товар прямо на кассе или в приложении на компьютере — и автоматически загружайте электронные накладные в базу с помощью «Управления ассортиментом». Несколько минут и сотни новых позиций в товарной базе с ценой и необходимыми реквизитами. Отсюда же печатаете ценники — и товар уже на полке.
На правах рекламы ООО «ТУ СОФТ» 2RanynhyWY9
|
Как вести товарный учёт автоматически
Проще всего организовать работу с товарами в виртуальной системе товароучёта. Такой подход экономит время, снижает вероятность ошибок и даёт предпринимателю больше контроля над бизнесом. Всё работает просто: программа синхронизируется с вашей кассой, автоматически обновляет остатки после приёмки по электронной накладной, фиксирует продажи и помогает принимать решения на основе реальных данных.
Представим обычный магазин у дома, где на кассе стоит, Эвотор. Вместо того чтобы вручную записывать, что пришло и что продалось, владелец использует программу «Управление ассортиментом». И вот что она позволяет:
- Автоматически списывать товар после каждой продажи. Программа связана с кассой: пробили товар — он ушёл из остатков. Никаких ручных пересчётов и человеческого фактора.
- Отслеживать спрос и остатки в реальном времени. Сразу видно, какие товары заканчиваются и что лучше всего продаётся. Это помогает не упустить момент и вовремя заказать ходовые позиции.
- Быстро принимать маркированный товар по электронным накладным. Товары попадают в базу буквально за несколько минут — вручную ничего забивать не нужно. Остатки сразу обновляются, и можно начинать продавать.
- Контролировать результаты по каждой смене. В конце дня вы видите, сколько было продано, какая выручка, сколько денег в кассе и кто из сотрудников обслуживал клиентов.
- Быстро менять цены и печатать ценники. Нужно поднять цены на весь ассортимент на 3%? Это занимает пару минут, и новые ценники уже готовы.
- Проводить инвентаризацию со сканером. Наводите сканер на штрихкоды — система сама считает остатки и показывает, если где-то есть расхождения.
- Выводить товары на маркетплейсы. В пару кликов вы можете разместить позиции из своей базы на популярных онлайн-площадках — удобно для тех, кто работает и в офлайне, и в интернете.
[caption id="attachment_101556" align="alignnone" width="1999"]
Так выглядит отчет о продажах за день с детализацией по каждой продаже в «Управлении ассортиментом». Сразу видно, что за товар, кто его продал, сколько на нем заработали и т.д.[/caption]
[caption id="attachment_101557" align="alignnone" width="1999"]
Визуально учет в Excel не отличается от учёта в программе.[/caption]
Ещё сложнее — в тетради
Самый «олдскульный» метод — это блокнот или толстая тетрадка, где записывается всё происходящее. С точки зрения учёта — это почти как в Excel, но еще сложнее.
Заказ товара — по памяти. Определить, что конкретно пора заказывать у поставщиков, можно только на глаз — глядя на полки или вспоминая, что брали чаще всего. Никаких данных, никакой аналитики.
Приход и продажи — ручкой по бумаге. В лучшем случае продавец вносит сумму и список товаров. В худшем — просто общую сумму. Проверить честность продавца невозможно, как и понять, куда делись деньги при недостаче.
Цена изменилась — переписываем вручную. Нужно пересчитать, на какую сумму теперь остался товар, переписать данные в тетрадь, поменять цены в кассе и сделать новые ценники. Каждый шаг — вручную.
Инвентаризация — стихийное бедствие. Пересчёт остатков, сравнение с тем, что написано, поиск расхождений — всё вручную и с большой долей вероятности ошибки.
Контроля почти нет. Продавец может списать товар, забыть записать продажу, скрыть бой или порчу. Отследить, где ушёл товар, невозможно — потому что невозможно отследить каждый этап работы с товаром.
Товароучёт в тетради подходит разве что для небольших торговых точек, вроде киоска или деревенского ларька без кассы. Любой другой точке такой способ не даст конкретики и скорее введёт в заблуждение.
[caption id="attachment_101558" align="alignnone" width="918"]
Пример реализации товарного учёта в тетради. Но даже если записывать каждую покупку, проанализировать что-то очень сложно[/caption]
Ведите учёт товаров легко прямо в личном кабинете Эвотора — с помощью приложения «Управление ассортиментом».
- загружайте номенклатуру в кассу из файла Эксель;
- редактируйте карточки товаров прямо на кассе или компьютере;
- передавайте данные из кассы в 1С;
- следите за остатками и легко планируйте закупки.
На правах рекламы ООО «ТУ СОФТ» 2RanyntMRWZ
|
На что опираться при выборе способа товарного учёта
Не существует универсального решения, которое подошло бы каждому магазину. Товарный учёт стоит подбирать под особенности именно вашего бизнеса. Ниже — ключевые факторы, которые помогут сделать правильный выбор.
Сколько у вас товаров
Объём ассортимента — один из главных ориентиров. Если у вас небольшой магазин с ассортиментом до 100 наименований, можно спокойно вести учёт в таблице: записывать вручную приход, расход, цену, остатки. Excel или Google Таблицы подойдут. Простые фильтры помогут посмотреть, что осталось на складе, что продано, что пора заказывать.
Но если у вас, скажем, хозяйственный магазин или торговая точка с мелким розничным товаром, где десятки полок и сотни SKU — таблица быстро перестанет справляться. Промахнуться в наименовании, забыть обновить остатки, потеряться в ценах — это всё слишком просто.
Пример из практики: мы консультировали клиента, у которого 5000 позиций канцелярии. Пытался вести учёт в Excel — и запутался через неделю. Ни кассир, ни сам предприниматель уже не могли вспомнить, как называется конкретная ручка или стикеры. Мы подключили ему «Управление ассортиментом» — и всё встало на свои места. Система сама считает остатки, сортирует товары по категориям, даёт аналитику и не требует запоминать, как называется «ручка гелевая синяя, корпус с принтом».
[caption id="attachment_101559" align="alignnone" width="1999"]
В «Управлении ассортиментом» легко отфильтровать нужные товары по нужным параметрам и быстро отследить важные для бизнеса операции[/caption]
Частота продаж
Иногда номенклатура может быть большой, но продажи идут редко. Например, в антикварной лавке или ювелирном магазине может быть 1000 наименований, но за день продаётся 2–3 товара. В таком случае кажется логичным вести учёт вручную — ведь объёмы небольшие.
Но тут важен нюанс: если вы работаете с маркированными товарами (например, драгоценностями), по закону нужно использовать систему ГИИС ДМДК, печатать бирки с марками, сверять данные с реестром. Ручной учёт тут не подойдёт. Зато в том же «Управлении ассортиментом» есть встроенный модуль для маркировки ювелирных изделий — он автоматически сверяет марки и печатает бирки.
[caption id="attachment_101560" align="alignnone" width="1999"]
Прямо из «Управления ассортиментом» можно печатать марки для ювелирных изделий[/caption]
Что именно вы хотите контролировать
Есть два подхода к товарному учёту:
- Количественный учёт — это когда вы отслеживаете только приход, расход и остатки. Подходит для простого формата торговли и может вестись даже на бумаге или в Excel.
- Суммовой учёт — это когда вас интересуют не только остатки, но и прибыль, закупочные цены, маржинальность, возвраты и списания. Такой учёт без программы не потянуть — слишком много расчётов и нюансов. Здесь без автоматизации не обойтись.
Сколько вы готовы потратить на учёт
Иногда предприниматели пытаются «прыгнуть выше головы»: условный продавец овощей на рынке ставит себе 1С и удивляется, почему всё стало только сложнее. Вместо того чтобы потратить пару минут в день на Excel, он теперь оплачивает систему, учится в ней работать, вносит данные вручную — и при этом бизнес остаётся на том же уровне.
Если у вас небольшой оборот и скромный ассортимент — не гонитесь за сложными системами. Лучше выбрать простой способ, который не отнимает силы и не требует лишних трат. Главное, чтобы он подходил именно вам. А таблица ниже поможет принять правильное решение
| Критерий |
Подойдёт ручной учет |
Нужна программа |
| Номенклатура |
До 100 позиций |
От 100 и больше |
| Продажи |
Редкие |
Частые, массовые |
| Учёт |
Только количественный |
Суммовой, с аналитикой |
| Маркировка |
Нет |
Есть |
| Бюджет |
Нет |
от 1000 ₽ в месяц |
Коротко: что такое товарный учёт и как его вести
- Товарный учёт для малого бизнеса — это способ держать под контролем главный ресурс торговли — товар, чтобы не терять деньги и всегда понимать, что происходит в бизнесе.
- Товарный учет помогает находить слабые места в продажах и товарной базе, помогает вовремя делать закупки, упрощать работу с номенклатурой, уменьшать списания, правильно рассчитывать прибыль, исключать воровство, находить наиболее популярные товары и многое другое.
Есть два способа, как вести товарный учёт — вручную или автоматически. Вручную можно вести учет, если в точке не более 150 наименований и несколько продаж в день — потому что все данные нужно обрабатывать и вносить вручную. Для любой другой ситуации нужна программа для учёта товаров — она позволяет автоматизировать и упростить все операции в десятки раз. Например, как «Управление ассортиментом» Эвотора. 
