Управление приемкой товаров

Основные этапы

Сопоставление товара осуществляется с целью идентификации поступивших товаров с теми, что уже есть в номенклатуре магазина. Это может происходить автоматически по штрих-коду, коду товара или наименованию. Если товар уже существует в системе, его данные обновляются. В случае, если совпадений не найдено, это может означать, что товар новый или представлен под другим кодом.

Создание нового товара требуется, когда поступают позиции, ранее не встречавшиеся в ассортименте магазина. В таком случае, необходимо заполнить все ключевые атрибуты товара, включая наименование, единицы измерения, штрих-код и розничную цену, чтобы зарегистрировать новую позицию в системе учета.

Приемка сигарет в пачках часто вызывает вопросы, поскольку сигареты могут поступать блоками, но продаваться поштучно. Важно корректно провести конвертацию блоков в пачки при приемке, чтобы обеспечить точность учета и правильное ценообразование.

Приемка по ОСУ (оперативное сопровождение учета) предусматривает работу с маркированными товарами, такими как молочная продукция или бутилированная вода. В таких случаях в УПД от поставщика указываются не только GTIN (Глобальный Торговый Идентификационный Номер) товара, но и количество марок. Важно правильно отразить количество каждой маркированной единицы товара при приемке.

Отражение в учете — финальный этап приемки товаров, когда все поступившие позиции проверены, сопоставлены или зарегистрированы как новые товары, и теперь необходимо обновить информацию о запасах в системе. В этот момент товары становятся доступны для продажи, и их остатки отражаются в общем учете магазина.

Каждый из этих этапов играет важную роль в обеспечении точности учета товаров и помогает поддерживать актуальность данных о наличии товаров, их стоимости и количестве. Это, в свою очередь, способствует более эффективному управлению запасами и повышает удовлетворенность клиентов за счет обеспечения наличия необходимых товаров.

Рассмотрим каждый из этапов подробнее.

Сопоставление товара

Сопоставление товара является ключевым моментом в процессе приемки товаров, особенно когда речь идет о большом ассортименте и разнообразии поставок. Этот процесс начинается сразу после того, как магазин выбран для оприходования товара. В это время система автоматически начинает поиск соответствий между поступившими товарами и уже существующей номенклатурой в справочнике магазина.

Поиск соответствия товара ведется поэтапно, начиная с проверки по штрих-коду. Это считается точным совпадением, если в выбранном магазине обнаруживается только один товар с таким же штрих-кодом. Если товар по штрих-коду идентифицировать не удалось, поиск продолжается по комбинации кода товара и его наименования. Такой метод также позволяет достичь точного совпадения, если оба эти параметра идентичны информации в базе данных магазина.

Если система находит совпадения, она автоматически подставляет эти данные в документ приемки, указывая, на какие существующие позиции в магазине будут оприходованы поступившие товары. Это значительно упрощает и ускоряет процесс приемки, исключая необходимость ручного поиска каждого товара.

В случаях, когда совпадений не найдено, возможны различные причины:

• товар мог поступить в магазин впервые;
• у товара отсутствует штрих-код;
• в базе данных уже есть товары с идентичным штрих-кодом.

Создание нового товара

При поступлении новых товаров, которые еще не были представлены в вашем магазине, необходимо создать для них отдельные карточки в справочнике. Этот процесс начинается с активации функции добавления нового товара, для чего достаточно кликнуть по не заполненной ячейке в соответствующей колонке при оформлении приемки товара.

Нажав на кнопку создания «+», вы инициируете формирование новой товарной карточки. В нее автоматически переносятся данные из универсального передаточного документа (УПД), включая наименование товара, штрих-код, закупочную стоимость и единицы измерения.

Важно точно определить тип нового товара при его создании. Этот выбор влияет на последующие операции с товаром, например, необходимость сканирования маркировки при продаже или передачи информации о продаже маркированных товаров. Типы товаров могут варьироваться от обычных товаров и услуг до специфических категорий, таких как маркированный табак или маркированная обувь.

Дополнительно, при создании товара, вы имеете возможность указать принадлежность его к определенной товарной группе, что облегчает навигацию и управление ассортиментом в будущем. Также можно добавить описание и артикул, облегчая идентификацию товара сотрудниками и покупателями. Эти параметры не являются обязательными к немедленному заполнению и могут быть скорректированы по мере необходимости.

Такой подход позволяет эффективно интегрировать новинки в ассортимент, обеспечивая актуальность данных в системе и гарантируя соответствие всех операций с товаром требованиям учета и отчетности.

Приемка сигарет

Приемка сигарет, указанных в универсальном передаточном документе (УПД) от поставщика обычно осуществляется блоками, в то время как реализация происходит на уровне пачек. Это создает необходимость в корректировке учетной записи товара при приемке, чтобы обеспечить точность инвентаризации и отражения запасов.

Например, если УПД указывает на поставку сигарет MARLBORO TOUCH блоками, а продажа ведется пачками, необходимо адаптировать документ приемки, указав переход от блочной упаковки к пачкам. При этом, если изначально указано три блока, это эквивалентно тридцати пачкам сигарет. Автоматически рассчитывается закупочная стоимость на уровне пачки, исходя из общей стоимости блока.

Для того чтобы учесть штрих-коды каждой отдельной пачки сигарет, предусмотрена процедура в документе Поступление товаров (УПД). Раскрыв информацию УПД, можно получить доступ к функции «Получить штрих-коды в агрегатах». Это позволяет точно определить каждую единицу товара в соответствии с ее уникальным штрих-кодом, облегчая процесс продажи и учета.

Эта процедура обеспечивает не только корректное отражение структуры поступлений в системе учета, но и позволяет точно прослеживать движение каждой единицы товара. Такой подход к приемке сигарет по пачкам упрощает процесс инвентаризации, обеспечивая более высокий уровень контроля за запасами и снижая вероятность расхождений в учете.

Приемка по ОСУ

Приемка товаров по особой схеме учета (ОСУ) представляет собой процедуру, которая актуализируется при поставках молочной продукции и упакованной воды. В таких случаях в универсальных передаточных документах (УПД) могут быть указаны не индивидуальные маркировочные коды, а общий GTIN (Global Trade Item Number) товара в качестве штрих-кода и общее количество марок. Это упрощает процесс приемки, поскольку не требует сканирования каждой отдельной марки, а лишь верификацию общего количества товара по GTIN и сопоставление этой информации с данными в накладной.

Процесс приемки в таких случаях заключается в сканировании штрих-кода, указанного на упаковке или в документации, что позволяет быстро идентифицировать весь партионный товар как единую позицию. Это значительно ускоряет операции по приемке и учету товаров, особенно при больших объемах поставок, когда вручную проверять каждую единицу товара было бы слишком трудоемко и времязатратно.

Сканирование кодов маркировки на упаковке рекомендуется только в случаях, когда есть необходимость убедиться в целостности и правильности маркировочных кодов. Это может быть актуально при первичной проверке партии товара или в случаях, когда появляются сомнения относительно подлинности продукции. Такой подход обеспечивает дополнительный уровень контроля качества и соответствия товаров требованиям законодательства о маркировке.

Отражение в учете

Отражение в учете процесса приемки товаров по универсальному передаточному документу (УПД) требует тщательной проверки и корректировки розничных цен товаров. Для уже имеющихся в наличии товаров документ автоматически загружает последние розничные цены из их карточек. В случае новых товаров, розничная цена устанавливается вручную прямо в документе, после чего эта информация переносится в карточку товара.

Важно удостовериться, что соответствие товаров верно определено и цены правильно назначены, а также что в документе не осталось пустых полей. Как только документ будет полностью заполнен и проверен, необходимо активировать функцию «Проведен» и подтвердить действие кнопкой «Провести». Таким образом, документ будет зафиксирован в системе с обновленным количеством и ценами, а список товаров пополнится новыми позициями.

Следует помнить, что однажды проведенный в учете документ нельзя изменить. Все внесенные изменения моментально сохраняются в облачном хранилище ЭВОТОР, но отображение актуальных данных в терминале может занять некоторое время, обычно не более получаса. Этот момент крайне важен при внесении изменений во время активных рабочих часов. В случае необходимости обновить информацию в терминале незамедлительно, следует выполнить принудительную загрузку, выбрав на терминале пункт меню «Еще» → «Обмен» → «Загрузить в терминал». Это гарантирует, что все данные будут актуализированы в кратчайшие сроки.  

Тарифы