Блог Эвотора

Опыт: сколько времени займет подключение кассы

Летом я помогала владельцам маленькой столичной кофейни подготовиться к реформе 54-ФЗ. Статьи в интернете обещали, что на это уйдет месяц — мы заложили два и всё равно не успели в срок. Расскажу, к чему готовиться, если вы только сейчас подключаете онлайн-кассу.

Что за реформа

54-ФЗ
Кого касается, как подготовиться

С июля бизнесмены, которые торгуют с кассами, обязаны подключить их к интернету. В кассе должен быть фискальный накопитель — он передают информацию о каждом платеже оператору фискальных данных, а оттуда они отправляются в налоговую. Бумажной отчетности стало меньше.

Мои друзья — хозяева маленькой столичной кофейни, ИП с одной кассой. Они изучили закон и поняли, что менять кассу и подключаться к ОФД им всё-таки придется. Тогда они попросили меня помочь.

Как начать работать по-новому

Сайты ОФД и производителей касс описывают план подготовки к реформе: подключите интернет, заключите договор с ОФД, снимите старую кассу с учета, купите новую кассу или модернизируйте свою. Казалось, ничего сложного.

Мы распечатали самую подробную схему и пошли по шагам. Начали в мае, закончить планировали в конце июня. Но всё пошло не так.

Как быть, если в магазине плохо с интернетом

Шаг 1. Подключить интернет
Новая касса должна передавать данные в ОФД, значит, в торговой точке должен работать интернет. Закон не регламентирует, как именно подключаться — главное, чтобы связь была стабильной. Так что подходит и выделенная линия, и вайфай (лучше собственный, а не соседский — помним про бесперебойность), и йота, и сим-карта с интернетом. При таких условиях подключить интернет можно за один день.

У нас интернет уже был: кофейня на первом этаже многоэтажки, вайфай подключить легко, и платим мы за него не больше, чем жильцы. Первую галочку мы поставили сразу.

Шаг 2. Получить цифровую подпись
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это аналог обычной подписи, но для электронных документов. Она защищает от подделки и гарантирует, что подписали документ именно вы.

Электронная подпись понадобится, если вы хотите общаться с налоговой по интернету. Это необязательно: вы можете ездить в отделение налоговой с бумагами и ставить подписи лично. Но через интернет всё быстрее, поэтому мы использовали ЭЦП.

ЭЦП выдают только удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи: всего в России их 456. Многие ОФД сотрудничают с удостоверяющими центрами и предлагают купить электронную подпись прямо у себя на сайте.

Чтобы получить ЭЦП, нужно оставить на сайте заявку и оплатить счет. Удостоверяющий центр начнет готовить вашу подпись только после того, как получит оплату. Скорость зачисления денег зависит от того, каким банком пользуется центр, обычно это день-два. Забрать подпись можно только лично (или с нотариально заверенной доверенностью) и только в пункте выдачи. В итоге, чтобы получить ЭЦП, вы потратите два-три дня.

Этот шаг мы тоже пропустили: ЭЦП у хозяина кофейни уже была, мы порадовались своей предусмотрительности.

Шаг 3. Заключить договор с оператором
Оператор фискальных данных (ОФД) — это посредник между бизнесменом и налоговой: кассы передают данные оператору, там их обрабатывают, шифруют и передают в налоговую.

Как правило, чтобы заключить договор с ОФД, бизнесмен регистрируется в личном кабинете и подписывает договор оферты электронной подписью. Если у вас ее нет, придется ехать в офис оператора и лично подписывать бумажное заявление.

Сейчас разрешение на работу есть у 12 ОФД. Годовой тариф у всех стоит одинаково, посмотрите список на сайте налоговой и выберите того, кто больше нравится.

Мы изучили сайт налоговой, отзывы обо всех ОФД, сравнили тарифы и услуги: на это у нас ушло еще три дня.

Шаг 4. Решить, покупать ли кассу
Чтобы подготовиться к реформе, вы можете выбрать один из двух вариантов: модернизировать старую кассу или купить новую.

Сейчас комплекты модернизации есть для 64 моделей касс. Список тех, которые можно модернизировать, выложен на сайте налоговой. Если вашей кассы в списке нет, придется купить новую. Выберите модель из официального реестра.

Мы решили модернизировать старую кассу.

Шаг 5. Купить фискальный накопитель
Фискальный накопитель (ФН) — это чип, который хранит информацию обо всех операциях на кассе, шифрует ее и защищает от подделки. На старых кассах за это отвечала ЭКЛЗ, на новых — ФН: он вмещает больше информации и умеет передавать данные через интернет.

Если вы покупаете новую кассу, фискальный накопитель, скорее всего, будет в комплекте — тогда пятый шаг вы пропустите. Но если модернизируете старую кассу, ФН придется купить.

Фискальные накопители разработали специально для нового 54-ФЗ. Первое время всем требованиям закона отвечала только одна модель одного производителя — на рынке начался дефицит. Сейчас производителей уже три, и лихорадка понемногу спала.

В нашем договоре с ОФД была услуга «годовое обслуживание + ФН»: так мы надеялись официально обойти очередь и получить фискальный накопитель вовремя. Но ждать нам всё равно пришлось. В первую очередь фискальные накопители получали крупные сети, потом — партнеры ОФД, и только потом мелкие клиенты, вроде нас.

Поскольку у нас на руках был договор о покупке фискального накопителя, штраф нам не грозил. Но ЭКЛЗ в кассе заканчивалась, а модернизировать кассу без ФН мы не могли. Мои друзья каждую неделю звонили на горячую линию, чтобы узнать судьбу своего фискального накопителя. Так мы провели два месяца.

Шаг 6. Купить комплект модернизации, вызвать технарей и обновить кассу
Если вы решили модернизировать старую кассу, просто так заменить ЭКЛЗ на ФН не получится — для этого нужен специальный комплект модернизации. Еще нужно оплатить работу сотрудников ЦТО — центров технического обслуживания. Модернизировать кассы могут только они.

Если бы вы обновляли кассу до 1 июля, ее нужно было сперва снять с учета, затем модернизировать и поставить на учет заново. С 1 июля все кассы с ЭКЛЗ объявлены вне закона, и налоговая сама в одностороннем порядке сняла их с учета. Для владельцев касс это значит, что теперь писать заявление о снятии с учета старой кассы и нести ее в налоговую не нужно. Одной проблемой меньше.

Хотя касса уже снята с учета, с нее нужно снять все фискальные отчеты, чеки о закрытии, акты о снятии показаний и т. д. Для этого придется вызывать сотрудников ЦТО. Это недолго, но планировать вызов стоит заранее.

На этом шаге мы в кофейне совершили ошибку. Мы целиком отдались войне за свой фискальный накопитель, и совсем забыли, что нужно еще купить комплект модернизации. Оказалось, что у нашего ЦТО с поставкой комплектов модернизации перебои, и заказывать его нужно заранее. В итоге, когда долгожданный ФН оказался у нас в руках, модернизировать кассу нам было нечем, а ЦТО разводило руками и просило подождать. Чтобы получить и установить комплект модернизации, у нас ушло еще три недели.

Шаг 7. Поставить кассу на учет и настроить
Чтобы касса работала легально, нужно зарегистрировать ее в налоговой. Для этого бизнесмен подает заявление, в котором указывает информацию о кассе. Потом налоговая проверяет эти данные и присваивает регистрационный номер. Быстрее всего подать заявление через личный кабинет на сайте ФНС, тогда система присвоит регистрационный номер в течение нескольких минут.

Дальше нужно настроить кассу: ввести данные ОФД, адрес сервера и порт. Ищите эту информацию на сайте своего ОФД в разделе «Настройка».
После этого нужно распечатать отчёт о регистрации и данные из отчёта ввести в личном кабинете. Это последний шаг регистрации, после которого касса получит карточку ФНС.

С регистрацией и настройкой кассы нам удалось справиться без ошибок, поэтому мы уложились в один день. Но учтите, что всё может пойти не так, и закладывать 2−3 дня.

Шаг 8. Проверить, что всё работает
Если всё правильно настроено, касса начнет передавать данные в ОФД. Чтобы в этом убедиться, зайдите в личный кабинет на сайте оператора. Обычно там пишут, в сети касса или нет, до какого числа оплачены услуги оператора, и отправляются ли чеки в налоговую.

Не паникуйте, если ваша касса работает, услуги оператора оплачены, но в личном кабинете вы видите чек со статусом «Не передано в ФНС». Вы как налогоплательщик обязаны передать данные в ОФД, а доставить их в налоговую — забота и ответственность оператора. Вас это не должно волновать.

Нам повезло: всё заработало сразу.

Это всё так долго, я не успел!

Не вы один. В конце июня ФНС заявила, что три четверти розницы уже перешли на онлайн-кассы, в июле на сайте nalog.ru появились первые результаты перехода. Но августовская проверка в Липецкой области выявила 100% нарушений законодательства, штрафы, скандал, испорченная статистика.

Меня тоже теперь оштрафуют?

54-ФЗ: как уклониться от штрафа

Если у вас нет онлайн-кассы — возможно. Проверки уже начались, налоговая выписала первые штрафы. К проверкам привлекли и покупателей — они будут сообщать о нарушениях закона. Если вы еще не подготовились к реформе, лучше начать сейчас.

К счастью, штрафовать не будут тех, кто честно предпринял всё, чтобы подготовиться к реформе. Даже если он не успел в срок.

Так сколько времени заложить?

Летом мы прошли 8 шагов и потратили 86 дней. Если вы ИП и у вас одна касса, закладывайте на подготовку в полтора-два раза больше времени, чем планировали сначала.

Автор Наталья Киреева

Иллюстраторы Александр Дейков, Ivan Might